«Die neue Arbeitswelt macht das Erlernen von digitalen Tools unabdingbar»

Für den Smart Working Day rund um Collaboration, Productivity und Personal Skills haben wir dieses Jahr zwei besondere Frauen als Special Guests eingeladen.

Jennifer Nagrath ist CEO-Assistentin bei Microsoft und erklärt in Ihrer Session, welche Tools und Arbeitsweisen sie und ihre Chefin produktiver und effizienter machen – ohne dass sie sich persönlich sehen müssen. Neben ihrer Arbeit hat sie ein Wissenstransfer-Projekt lanciert, bei dem Microsoft-Assistentinnen externen Assistentinnen in Peer-to-Peer-Sessions die hauseigenen Tools näherbringen.

Manuela Leonhard ist die persönliche Assistentin der Zürcher Stadtpräsidentin Corine Mauch und dank ihrer charismatischen und offenen Art längst über die Mauern des Stadthauses bekannt. In Ihrer Keynote gibt Sie einen Einblick in ihren Arbeitsalltag und erklärt, wie Sie Ihre emotionale Intelligenz im Umgang mit Menschen einsetzt.

Frau Leonhard, Sie haben eine KV-Ausbildung in einem Anwaltsbüro gemacht, mit Anfang 30 wurden Sie Flight Attendant, sie waren Hotelbesitzerin und sind Mutter von vier Kindern. Wie kam es dazu, dass Sie heute die persönliche Assistentin von Corine Mauch sind?

Manuela Leonhard: Ich habe mit 30 nie daran gedacht, dass ich in der Mitte des Lebens einen solch tollen, vielseitigen und interessanten Job haben würde. Meine Erfahrung ist, zur richtigen Zeit am richtigen Ort und mit den richtigen Menschen verlinkt zu sein, das bringt einen mit den Jahren an wunderbare Orte. Und wenn man alles, das man tut, mit Herzblut macht, hinterlässt das Eindruck bei den Menschen.

Frau Nagrath, man erzählt sich, dass Ihr CEO-Assistenz bei Microsoft Ihrer Proaktivität und Ihrer Überzeugung zu verdanken ist.

Jennifer Nagrath: Ich habe mich 2015 durch den offiziellen Kanal auf die Stelle beworben und postwendend eine Absage erhalten. Zwei Tage lang hat mir diese Nachricht schlaflose Nächte bereitet, denn ich war tausend Prozent davon überzeugt, dass dieser Job auf mich gewartet hat. Deshalb hab ich mich entschlossen, Marianne Janik mit einer frischen und direkten E-Mail persönlich zu überzeugen. Kurz darauf traf ich Marianne zum Gespräch – der Rest ist Geschichte.

«Ich sehe die Assistentinnen und Assistenten als VorreiterInnen der Digitalisierung auf den Chefetagen. Wir sind es, die unseren Vorgesetzten die neue Arbeitswelt näher bringen und aufzeigen, wie sie unser tägliches Leben einfacher und effizienter macht.»

Jennifer Nagrath

Sie beide arbeiten als Assistentinnen für exponierte und einflussreiche Persönlichkeiten. Was sind die wichtigsten fachlichen und persönlichen Fähigkeiten, die es für eine solche Position braucht?

Manuela Leonhard: Meiner Meinung nach braucht es an einer Stelle, wie meiner, vor allem gute Menschenkenntnis und emotionale Kompetenz, vernetztes Denken und gut organisieren können runden es ab und natürlich Interesse und viel Neugierde.

Jennifer Nagrath: Fachlich würde ich sagen, Priorisierungs- und Koordinationstalent. Die persönlichen Kompetenzen hängen auch stark von der jeweiligen Chefin oder dem jeweiligen Chef ab, daher muss man offen und wandelbar sein.

Die Digitaliserung verändert, die Art wie wir heute und in Zukunft zusammenarbeiten. Was sind die wichtigsten Future Skills, um die Aufgaben einer Assistentin oder eines Assistenten auch in den nächsten 10 Jahren gut zu meistern?

Jennifer Nagrath: Ich sehe die Assistentinnen und Assistenten als VorreiterInnen der Digitalisierung auf den Chefetagen. Wir sind es, die unseren Vorgesetzten die neue Arbeitswelt näher bringen und aufzeigen, wie sie unser tägliches Leben einfacher und effizienter macht.

Manuela Leonhard: Corona hat den normalen Büroalltag von einem Tag auf den andern auf den Kopf gestellt. Plötzlich war alles digital. Innerhalb von drei Wochen haben wir verschiedene Telefonkonferenz- und Videokonferenz-Systeme kennengelernt. Ich musste mich anders organisieren, weil alle im Homeoffice waren und ich als einzige vor Ort im Büro im Stadthaus sass. Um in der neuen Arbeitswelt mitzuhalten, ist das ständige Erlernen von neuen digitalen Tools unabdingbar.

Eine der wichtigsten Schlüsselkompetenzen ist die Fähigkeit zur Kollaboration. Wie hat sich die Zusammenarbeit durch digitalen Tools verändert?

Jennifer Nagrath: Kollaboration findet bei uns nicht nur mit internen Stakeholdern statt, sondern auch unternehmensübergreifend mit unseren Partnern und Kunden. Für den Erfolg eines Projektes ist es entscheidend, dass man einen gemeinsamen «Raum» für Dokumente, Aufgaben, Konversationen, etc hat.

Manuela Leonhard: Das gemeinsame Erarbeiten in einem Collaboration-Tool stellt alle darin Arbeitenden gleich. Es gibt das meins und deins nicht mehr, es ist unseres, und das fördert das Teamdenken.

Welche Tools nutzen Sie selbst, um effizienter und produktiver zu arbeiten?

Jennifer Nagrath: Mein Arbeitsalltag dreht sich um Microsoft Teams, Outlook und To Do.
Ein sehr schönes Beispiel in Microsoft Teams ist der Konversationskanal innerhalb eines Channels. Es ist quasi ein grosses Gruppengespräch. Jeder, der Zugriff auf den Kanal hat, kann die Konversationen verfolgen und mitmachen. Seit dem wir bei Microsoft innerhalb von Projekten auf diese Weise miteinander kommunizieren, hat sich die E-Mail-Flut im Outlook massiv reduziert. Alle Informationen sind an einem zentralen Ort zu finden. To Do kann ich wärmstens für Pendenzen, Listen und Erinnerungen empfehlen. Es erleichtert meinen Tagesablauf enorm – egal ob auf dem Laptop oder unterwegs auf dem Mobile.

Manuela Leonhard: Ich persönlich arbeite nicht nur an PC und Laptop am Arbeitsplatz, ich benutze oftmals auch die Smartphone Apps. Auf dem iPhone habe ich ebenso Zugriff auf meine Büroanwendungen wie auf dem PC. Das finde ich super, da ich auch ausserhalb der Bürozeiten etwas erledigen kann, wie z.B. Mails lesen, die Agenda prüfen, etc. Und natürlich bin ich so auch ständig erreichbar.

«Unsere Kommunikation besteht zu etwa 70% aus dem Nonverbalen und zu 30% aus dem Verbalen. Emotionale Intelligenz ist für mich die Voraussetzung, um Menschen zu «lesen» und zu begreifen, was nonverbal abgeht und eine ganz schön spannende Sache für alle, die beruflich mit vielen verschiedene Menschen zu tun haben.»

Manuela Leonhard

Viele, die während des Lockdowns zum ersten Mal auf virtuellen Meetings angewiesen waren, mussten erleben, dass die Produktivität oftmals auf der Strecke blieb. Was ist für Sie das A und O einer virtuellen Assistenz? Wie sollten virtuelle Meetings im Gegensatz zu physischen Meetings vorbereitet sein?

Manuela Leonhard: Diese Umstellung von physischen zu virtuellen Meetings war viel durch learning by doing geprägt. Am Anfang haben alle sich gegenseitig rein geredet, bis man merkte, dass das chaotisch ist. Es braucht ganz klar jemanden, der ein solches Meeting führt, gut vorbereitet ist und alle müssen Zugang zu den Unterlagen bzw. Präsentationen haben.

Jennifer Nagrath: Wir arbeiten bereits seit fünf Jahren ortsunabhängig, der Wechsel ins Homeoffice hat deshalb nicht viel verändert. Aber egal, ob ein Meeting physisch oder virtuell stattfindet, eine Agenda respektive Gesprächspunkte sind das A und O. Das gibt den Teilnehmenden die Gelegenheit sich entsprechend vorzubereiten und sie sind sich auch im Klaren, was beim Termin erwartet wird bzw. wer welche Rolle einnimmt. Bei virtuellen Meetings schalten wir zudem die Kamera ein, das gibt dem ganzen einen persönlichen Touch, man kann die KollegInnen direkt ansprechen. Und ganz wichtig: man sieht Emotionen.

Frau Nagrath, in Ihrer Session am Smart Working Day «Re-imagine Work: Wie führe ich meinen Chef in einer hybriden Welt?» laden Sie uns ein, Zusammenarbeit ortsunabhängig zu denken. Dabei berichten Sie aus Ihrem eigenen Arbeitsalltag, in dem Sie Ihre Chefin nur einmal pro Woche persönlich sehen. Welche Chancen eröffnen sich durch die hybride Zusammenarbeit?

Jennifer Nagrath: In Zukunft werden wir alle viel mehr selbst bestimmen können, wann und wo wir arbeiten. Gerade als frischgebackenes Mami schätze ich diese Flexibilität sehr. Zudem wird sich die verminderte Reisetätigkeit positiv auf die Umwelt auswirken.

Was ist der Nachteil, wenn regelmässige physische Zusammenkünfte fehlen?

Jennifer Nagrath: Für mich ist die grösste Herausforderung die emotionale Ebene. Den persönlichen Draht aufrecht zu erhalten, ist in der virtuellen Arbeitswelt schwieriger.

Frau Leonhard, Sie halten die Keynote am diesjährigen Smart Working Day und geben nicht nur einen Einblick, sondern verraten auch, wie Sie Ihre emotionale Intelligenz nutzen. Was bedeutet emotionale Intelligenz für Sie und warum ist diese so wichtig?

Manuela Leonhard: Emotionale Intelligenz bedeutet für mich, Empathie, Mitfühlen mit anderen, Menschen verstehen. Unsere Kommunikation besteht zu etwa 70% aus dem Nonverbalen und zu 30% aus dem Verbalen. Emotionale Intelligenz ist für mich die Voraussetzung, um Menschen zu «lesen» und zu begreifen, was nonverbal abgeht und eine ganz schön spannende Sache für alle, die beruflich mit vielen verschiedene Menschen zu tun haben.

Vielen Dank für das Gespräch, wir freuen uns Sie als Speakerinnen am Smart Working Day 2020 begrüssen zu dürfen.

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