Um den Erfolg von Projekten zu beobachten, sollten sich Verantwortliche nicht auf ihr Bauchgefühl verlassen, sondern Key Performance Indicators (KPI) nutzen. Mit ihnen lassen sich die Fortschritte objektiv messen. Diese 7 KPI sind im Projektmanagement unverzichtbar.
Projektverantwortliche stehen ständig unter Druck und Beweislast: Stakeholder und das Management verlangen Aussagen zum Projektstatus und zum Fortschritt. Wie gut kommt das Projekt voran? Werden Zeit- und Budgetrahmen eingehalten? Sind die Beteiligten ausgelastet oder überfordert? Auf diese Fragen gilt es jederzeit Antworten zu liefern, und zwar verlässliche.
Die Einschätzung der/des Projektverantwortlichen darf deshalb nicht auf seinem subjektiven Bauchgefühl fussen, sondern muss mit objektiven Kennzahlen belegbar sein. Für Projektmanager und -managerinnen sind solche Kennzahlen nicht nur ein Rechtfertigungsmittel, sondern vor allem die Basis für ihre Entscheidungen. Anhand von Key Performance Indicators (KPI) erkennen sie, wie gut einzelne Schritte umgesetzt werden und funktionieren. So können sie die Leistungen ihres Teams effizient steuern, Probleme rechtzeitig erkennen und bei Bedarf Veränderungen vornehmen – bevor das Projekt gegen die Wand fährt.
Der Begriff KPI kommt aus der Betriebswirtschaftslehre und meint Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt oder Erfüllungsgrad in Hinsicht auf wichtige Ziele oder kritische Erfolgsfaktoren gemessen wird. Es gibt eine Fülle solcher Kennzahlen, die sich jeweils auf unterschiedliche Beobachtungen beziehen.
Kategorie | Beispiel |
| Finanzielle Kennzahlen | Budget, Sollkosten, Plankosten, Istkosten, Earned Value, … |
| Terminliche Kennzahlen | geplante Termine, berechnete Termine, aktuelle Termine, Schedule Performance Index, Terminenge, Termintreue, … |
| Kennzahlen zu Ergebnisqualität | Prozentualer Zielerreichungsgrad, Fehlerquote, Anzahl Rückfragen, Aufwand Nachbesserung, … |
| Kennzahlen zu Projektfortschritt | Prozent Dauer abgeschlossen, Prozent Arbeit abgeschlossen, Fortschrittsgrad, Fortschrittswert, … |
| Kennzahlen zu Teamperformance | Motivationsgrad, Abarbeitungsrate, … |
Wichtig: Die Key Performance Indicators an sich sind kaum aussagekräftig. Die Kennzahlen müssen zu Kennzahlensystem zusammengeführt werden und von den Projektverantwortlichen und -beteiligten interpretierbar sein.
Die Kennzahl «Fortschritt» zum Beispiel kann sich auf diverse Faktoren beziehen – Arbeit, Dauer, Ergebnis, Qualität. Deshalb müssen bestimmte Voraussetzungen im Team geschaffen und unter anderem die Bezugsgrössen im Team abgestimmt werden.
Damit die Beteiligten nicht aneinander vorbei, sondern über dasselbe reden, sind für den Einsatz von Key Performance Indicators bestimmte Voraussetzungen entscheidend.
Notwendig sind:
Mit Hilfe von KPI stellen Projektmanagerinnen und -manager sicher, dass die gesteckten Ziele erreicht werden und das Projekt im geplanten Rahmen bleibt. Diese Kennzahlen sind hier besonders aussagekräftig:
Der SPI misst den Projektfortschritt in Bezug auf den Zeitplan und gibt Auskunft darüber, ob Verzögerungen auftreten. Die Berechnung erfolgt so: Geleistete Arbeit (Earned Value) durch den geplanten Wert (Planned Value). Ein SPI von 1,0 bedeutet, dass das Projekt genau im Zeitplan liegt. Bei einem Wert unter 1,0 hinkt das Team hinterher.
Mit dem CPI stellen Projektverantwortliche fest, ob die finanziellen Ressourcen effizient genutzt werden. So wird er berechnet: Wert der geleisteten Arbeit (Earned Value) durch die tatsächlichen Kosten (Actual Cost). Ein CPI von 1,0 bedeutet, dass das Projekt im Budget liegt. Ein höherer Wert bedeutet höhere Kosten, ein niedrigerer Wert niedrigere Kosten als geplant.
Der ROI beschreibt die Rentabilität des Projekts, inddem er das Verhältnis des Nettogewinns zur Investition misst. Für die Berechnung werden die Kosten vom Gewinn subtrahiert und das Ergebnis durch die Kosten geteilt. Ist der Wert grösser als 1, fliesst das eingesetzte Kapital in knapp einem Jahr zurück.
Die Scope-Erfüllung überprüft, ob die geplanten Anforderungen und Aufgaben tatsächlich umgesetzt werden. Sie ist kein quantifizierbarer Wert, sondern wird mit Hilfe anderer KPI ermittelt, z. B. Meilensteine.
Mit der Qualitätssicherung stellen Projektverantwortliche sicher, dass die Ergebnisse den vereinbarten Standards entsprechen. Auch für diese Kennzahl werden andere KPI hinzugezogen, z. B. Fehlerquote, Aufwand für Nachbesserungen.
Mit dieser Kennzahl wird ermittelt, ob Ressourcen wie Personal, Material und Zeit effizient eingesetzt werden, um die Projektziele zu erreichen.
Oft vernachlässigt, aber sehr entscheidend ist die Kennzahl Kundenzufriedenheit. Ein hoher Wert ist ein wichtiger Indikator für den langfristigen Erfolg des Projekts. Ermittelt wird er durch u. a. durch Umfragen und Bewertungen.
Es hilft nicht, eine Liste von Key Performance Indicators abzuarbeiten. Häufig werden zu viele oder die falschen Kennzahlen herangezogen, mit denen letztlich keine verlässlichen Aussagen zum Projekterfolg möglich sind. Deshalb müssen folgende Massnahmen zum Einsatz von KPI beachtet werden:
Mit der Entwicklung und Verbreitung von Künstlicher Intelligenz beginnt eine neue Ära des Projektmanagements. Nun kommen «intelligente» KPI zum Einsatz:
Laut einem Bericht der Boston Consulting Group (BCG) nutzen rund 34 Prozent der Unternehmen KI, um neue KPI zu erstellen. Rund 90 Prozent von ihnen stellen dabei eine Verbesserung ihres Kennzahlensystems fest. Sie sehen zudem dreimal häufiger finanzielle Vorteile.
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