7 Key Performance Indicators (KPI) im Projektmanagement: Aussagekräftige Kennzahlen
Um den Erfolg von Projekten zu beobachten, sollten sich Verantwortliche nicht auf ihr Bauchgefühl verlassen, sondern Key Performance Indicators (KPI) nutzen. Mit ihnen lassen sich die Fortschritte objektiv messen. Diese 7 KPI sind im Projektmanagement unverzichtbar.
Projektverantwortliche stehst du ständig unter Druck und unter Beweislast: Stakeholder und das Management verlangen Aussagen zum Projektstatus und zum Fortschritt. Wie gut kommt dein Projekt voran? Werden Zeit- und Budgetrahmen eingehalten? Sind die Beteiligten ausgelastet oder überfordert? Auf diese Fragen gilt es jederzeit Antworten zu liefern, und zwar verlässliche.
Die Einschätzung deiner Person darf deshalb nicht auf deinem subjektiven Bauchgefühl fussen, sondern muss mit objektiven Kennzahlen belegbar sein. Für dich als Projektmanagerin oder Projektmanager sind solche Kennzahlen nicht nur ein Rechtfertigungsmittel, sondern vor allem die Basis für deine Entscheidungen. Anhand von Key Performance Indicators (KPI) erkennst du, wie gut einzelne Schritte umgesetzt werden und funktionieren. So kannst du die Leistungen deines Teams effizient steuern, Probleme rechtzeitig erkennen und bei Bedarf Veränderungen vornehmen – bevor das Projekt gegen die Wand fährt.
Beispiele für Key Performance Indicators
Der Begriff KPI kommt aus der Betriebswirtschaftslehre und meint Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt oder Erfüllungsgrad in Hinsicht auf wichtige Ziele oder kritische Erfolgsfaktoren gemessen wird. Es gibt eine Fülle solcher Kennzahlen, die sich jeweils auf unterschiedliche Beobachtungen beziehen.
Kategorie |
Beispiel |
| Finanzielle Kennzahlen | Budget, Sollkosten, Plankosten, Istkosten, Earned Value, … |
| Terminliche Kennzahlen | geplante Termine, berechnete Termine, aktuelle Termine, Schedule Performance Index, Terminenge, Termintreue, … |
| Kennzahlen zu Ergebnisqualität | Prozentualer Zielerreichungsgrad, Fehlerquote, Anzahl Rückfragen, Aufwand Nachbesserung, … |
| Kennzahlen zu Projektfortschritt | Prozent Dauer abgeschlossen, Prozent Arbeit abgeschlossen, Fortschrittsgrad, Fortschrittswert, … |
| Kennzahlen zu Teamperformance | Motivationsgrad, Abarbeitungsrate, … |
Wichtig: Die Key Performance Indicators an sich sind kaum aussagekräftig. Die Kennzahlen müssen zu einem Kennzahlensystem zusammengeführt werden und von dir und den anderen Projektbeteiligten interpretierbar sein.
Die Kennzahl «Fortschritt» zum Beispiel kann sich auf diverse Faktoren beziehen – Arbeit, Dauer, Ergebnis, Qualität. Deshalb musst du mit deinem Team bestimmte Voraussetzungen schaffen und unter anderem die Bezugsgrössen im Team abstimmen.
Elementare Voraussetzungen für den Einsatz von KPI
Damit die Beteiligten nicht aneinander vorbei, sondern über dasselbe reden, sind für den Einsatz von Key Performance Indicators bestimmte Voraussetzungen entscheidend.
Notwendig sind:
- vollständige Daten
- messbare Daten (quantitativ/qualitativ)
- vergleichbare und nachvollziehbare Daten
- verständliche und widerspruchsfreie Daten
- standardisierte Nomenklaturen der Bezeichnungen
- Zuordnungen der Kennzahlen zu Zielen
- transparente Darstellungen
Diese KPI sind im Projektmanagement besonders wichtig
Mit Hilfe von KPI stellst du sicher, dass die gesteckten Ziele erreicht werden und das Projekt im geplanten Rahmen bleibt. Diese Kennzahlen sind hier besonders aussagekräftig:
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Schedule Perfomance Index (SPI)
Der SPI misst den Projektfortschritt in Bezug auf den Zeitplan und gibt dir Auskunft darüber, ob Verzögerungen auftreten. Die Berechnung erfolgt so: Geleistete Arbeit (Earned Value) durch den geplanten Wert (Planned Value). Ein SPI von 1,0 bedeutet, dass das Projekt genau im Zeitplan liegt. Bei einem Wert unter 1,0 hinkt das Team hinterher.
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Cost Performance Index (CPI)
Mit dem CPI stellst du fest, ob die finanziellen Ressourcen effizient genutzt werden. So wird er berechnet: Wert der geleisteten Arbeit (Earned Value) durch die tatsächlichen Kosten (Actual Cost). Ein CPI von 1,0 bedeutet, dass das Projekt im Budget liegt. Ein höherer Wert bedeutet höhere Kosten, ein niedrigerer Wert niedrigere Kosten als geplant.
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Return on Investment (ROI)
Der ROI beschreibt die Rentabilität des Projekts, indem er das Verhältnis des Nettogewinns zur Investition misst. Für die Berechnung werden die Kosten vom Gewinn subtrahiert und das Ergebnis durch die Kosten geteilt. Ist der Wert grösser als 1, fliesst das eingesetzte Kapital in knapp einem Jahr zurück.
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Scope-Erfüllung
Die Scope-Erfüllung überprüft, ob die geplanten Anforderungen und Aufgaben tatsächlich umgesetzt werden. Sie ist kein quantifizierbarer Wert, sondern wird mit Hilfe anderer KPI ermittelt, z. B. Meilensteine.
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Qualitätssicherung
Mit der Qualitätssicherung stellst du sicher, dass die Ergebnisse den vereinbarten Standards entsprechen. Auch für diese Kennzahl werden andere KPI hinzugezogen, z. B. Fehlerquote, Aufwand für Nachbesserungen.
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Ressourceneffizienz
Mit dieser Kennzahl ermittelst du, ob Ressourcen wie Personal, Material und Zeit effizient eingesetzt werden, um die Projektziele zu erreichen.
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Zufriedenheit von Kundinnen und Kunden
Oft vernachlässigt, aber sehr entscheidend ist die Kennzahl Kundenzufriedenheit. Ein hoher Wert ist ein wichtiger Indikator für den langfristigen Erfolg des Projekts. Ermittelt wird er durch u. a. durch Umfragen und Bewertungen.
Kennzahlen im Projektmanagement richtig einsetzen
Es hilft nicht, eine Liste von Key Performance Indicators abzuarbeiten. Häufig werden zu viele oder die falschen Kennzahlen herangezogen, mit denen letztlich keine verlässlichen Aussagen zum Projekterfolg möglich sind. Deshalb musst du folgende Massnahmen zum Einsatz von KPI beachten:
- Auswahl Vorfeld treffen: Du darfst nur kontrollieren, was geplant wurde – und du planst nur, was kontrolliert wird.
- Auswahl hängt von Zielen ab: Die Ziele eines Projekts legen die Kennzahlen fest.
- Spezifische Tools einsetzen: Die Kennzahlen müssen aktiv organisatorisch eingebunden und nicht durch die technischen Funktionalitäten der IT-Systeme vorgegeben sein.
- Kennzahlen visualisieren: Die erhobenen Werte sollten grafisch aufbereitet werden, damit die Beteiligten die Aussagen schnell erfassen können.
- Kontinuierliche Überwachung: Die Kennzahlen sollten regelmässig überprüft werden, um etwaige Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Projektmanagement leben: Ein erfolgreiches Projekt zeichnet sich nicht nur durch erhobene IST-Werte aus.
- Kein Ersatz für Kommunikation: Alle Beteiligten müssen intensiv miteinander reden.
Künstliche Intelligenz gewinnt an Bedeutung
Mit der Entwicklung und Verbreitung von Künstlicher Intelligenz beginnt eine neue Ära des Projektmanagements. Nun kommen «intelligente» KPI zum Einsatz:
- Deskriptive Kennzahlen kombinieren alte und aktuelle Daten und geben dir Aussagen über das, was passiert ist und was gerade passiert.
- Prädikative KPI antizipieren künftige Leistungen, prognostizieren zuverlässige Indikatoren und identifizieren Muster. So können sie präventive Massnahmen aufzeigen.
Laut einem Bericht der Boston Consulting Group (BCG) nutzen rund 34 Prozent der Unternehmen KI, um neue KPI zu erstellen. Rund 90 Prozent von ihnen stellen dabei eine Verbesserung ihres Kennzahlensystems fest. Sie sehen zudem dreimal häufiger finanzielle Vorteile..