5 Gründe, warum Projekte scheitern

Als erfolgreich abgeschlossen gilt ein Projekt, wenn Zeit und Budget eingehalten und die Ziele und der Leistungsumfang erreicht wurden. Nicht jedes Projekt, dass eine dieser Zielmarken reisst, ist gleichzeitig auch gescheitert. Doch Projektleiter/in und Projektteam geraten dann trotzdem in Erklärungsnot. Mit dieser Erfahrung sind sie nicht allein, denn Studien zeigen: Die Mehrheit der Projekte gilt nicht als erfolgreich abgeschlossen, viele Projekte scheitern ganz.

Warum scheitern Projekte? Studien belegen hohe Misserfolgsquoten

Laut der Studie «The Future of Project Management: Global Outlook 2019» sind es gerade mal 19 Prozent aller Projekte, die erfolgreich beendet werden. 30 Prozent der Projekte werden in der vorgesehenen Zeit abgeschlossen, bei 36 Prozent der Projekte wird das Budget eingehalten. Etwas mehr als die Hälfte der Projekte (58 %) liefern die ursprünglich vereinbarten Ergebnisse, aber nur in 46 Prozent der Fälle sind die Stakeholder mit den Ergebnissen zufrieden.

Die Studie «Ahead oft the Curve: Forging a Future-Focused Culture. Pulse of the Profession» vom Project Management Institute aus dem Jahr 2020 kommt zu ähnlichen Ergebnissen: 67 Prozent der Unternehmen haben Schwierigkeiten, Projekte erfolgreich umzusetzen.

Doch warum scheitern Projekte?

Die 5 Hauptgründe, warum Projekte scheitern:

Die Ursachen für Verzögerungen oder gar das Scheitern eines Projektes sind vielfältig. Die folgenden fünf Gründe zählen zu den wichtigsten.

1. Schlechte Kommunikation

Wenn die Teammitglieder mehr aneinander vorbei als miteinander reden, stellt sich kein Projekterfolg ein, sondern es häufen sich die Konflikte. Vor allem in interdisziplinären Teams wird nicht immer eine gemeinsame Sprache gesprochen, so dass Begrifflichkeiten unklar sind.

Kommunikationsprobleme entstehen aber nicht nur durch eine uneinheitliche Sprache, sondern auch durch unterschiedliche Kommunikationskanäle. Über welche Kanäle sich die Teammitglieder abstimmen und wo sie ihre Ergebnisse veröffentlichen sollen, ist bei der Fülle an Kommunikationswerkzeugen nicht selbstverständlich.

Die Lösung des Problems: Stellen Sie einen Kommunikationsplan auf. Darin legen Sie fest, über welche Tools und Kanäle die Teammitglieder was, wann und mit wem kommunizieren. Wichtig ist auch, zu Beginn die Terminologie zu definieren, um sicherzustellen, dass alle die gleiche Sprache sprechen.

2. Unklare und unrealistische Ziele

Wenn das Team keine gemeinsamen Ziele verfolgt, können Projekte nicht erfolgreich durchgeführt werden. Den Teammitgliedern ist dann nicht klar, wohin das Projekt führen soll, welchen Sinn und Zweck es hat. Im schlimmsten Fall verfolgen die Teammitglieder ihre eigenen Ziele und arbeiten mehr gegeneinander als miteinander.

Ohne einheitliche Ziele kann der Projekterfolg auch nicht gemessen werden. Wenn zu Beginn nicht klar definiert wurde, welches Ziel mit dem Projekt erreicht werden soll, ist es auch schwierig, im Nachhinein zu überprüfen, ob das Ziel erreicht wurde.

Aber nicht nur unklare Ziele, sondern auch unrealistische Ziele können ein Projekt zum Scheitern bringen. Denn wenn die Ziele zu hoch gesteckt sind, kann sie auch das beste Team nicht erreichen.

Die Lösung des Problems: Definieren Sie zu Beginn erreichbare Ziele und stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder diese Ziele verstehen und verfolgen. Die Ziele sollten «SMART» sein: Spezifisch, Messbar, Durchführbar, Realistisch, Terminiert.

3. Fehlende Ressourcen

Ob Personal, Budget, Zeit, Arbeitsmittel oder Raum: Wenn diese Ressourcen nicht in ausreichendem Masse zur Verfügung stehen, ist es schwierig, ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Projekte geraten ins Stocken oder gar zum Stillstand, wenn die Ressourcen knapp werden.

Die Lösung des Problems: Erstellen Sie vorab einen Ressourcenmanagementplan. Darin legen Sie Menge und Art der Ressourcen fest. So wissen Sie genau, welche Ressourcen Sie für Ihr Projekt benötigen.

4. Unklare Rollenverteilung

Zu den grössten Fehlern im Projektmanagement gehört auch eine unklare Rollenverteilung. Wenn im Team nicht klar ist, wer das Projekt leitet, wer welche Entscheidungen trifft, wer über die Ressourcen entscheidet und wer die Expertinnen und Experten sind, ist Chaos vorprogrammiert.

Die Lösung des Problems: Definieren Sie die einzelnen Rollen im Projektteam (Verantwortlichkeiten, Befugnisse) und weisen Sie jedem Teammitglied seine Rolle zu.

5. Unbeachtete Risiken

Auch gut geplante Projekte bergen Risiken. Manche lassen sich im Vorfeld absehen, andere treffen das Projektteam überraschend. In beiden Fällen steigt die Gefahr, dass das Projekt scheitert – vor allem dann, wenn das Team die Risiken falsch einschätzt und sich nicht mit ihnen auseinandersetzt.

Die Lösung des Problems: Ob bei der Planung absehbar oder nicht – wichtig ist, dass die Risiken rechtzeitig erkannt und aufgelöst werden.

So führen Sie Ihre Projekte zum erfolgreichen Abschluss

Damit Ihre Projekte nicht scheitern, müssen Sie die genannten Probleme lösen. Mit den folgenden Tipps können Sie Ihre Projekte gemeinsam mit Ihrem Team zum Erfolg führen:

• Alle Beteiligten (einschliesslich der Führungskräfte) sollten in Projektmanagement geschult werden. Alle Teammitglieder müssen wissen, wie Projekte initiiert, geplant, durchgeführt und abgeschlossen werden.
• Legen Sie einheitliche Projektstandards fest und stimmen Sie die Prozesse darauf ab.
• Grenzen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten klar voneinander ab und ordnen Sie die zu lösenden Aufgaben entsprechend zu.
• Etablieren Sie eine einheitliche Sprache und ein gemeinsames Verständnis.
• Verdeutlichen Sie den Wert des Projekts für die Wertschöpfungskette und das Unternehmen.
• Unterstützen Sie grössere Projekte durch eine Software und ein Projektmanagement Office (PMO) als übergreifende Instanz, um dem Team bei der Anwendung der Methoden zu helfen.
• Schaffen Sie Anreize, um das Engagement im Projektteam zu fördern.