Meetings als Gestaltungsräume

Wenn wir unsere knappe Zeit für persönlichen Austausch nutzen, dann wollen wir das Potenzial aller Teilnehmenden vollumfänglich nutzen. Mitgestaltung braucht Vertrauen, Räume und Präsenz. Wie wir bei Digicomp unsere Meetings umgestaltet haben.

Meetings sind langweilig, das hab ich zu oft gehört. Wieso wenden wir so viel Zeit auf, um uns zu treffen und langweilen uns dabei? Bei Digicomp war es oft nicht anders: keine klare Agenda, keine Erwartungen an die Resultate, keine Struktur, keine verbindliche Vorbereitung.

In vielen Meetings, die ich besucht habe, gabs konsequenterweise kein Drive, kein Spass. Nur schon, wenn in einem Meeting 15 Minuten nach den richtigen Dokumenten gesucht wird oder an der Technik vergeudet wird, ist klar: Abbruch.

Verantwortung übernehmen

Als ich das Amt der CEO übernommen habe, war ich meist diejenige, die die Meetings leiten sollte. Ich muss zugeben: Auch ich habe mich zu oft dabei ertappt, wie ich die Meetings einfach «durchbrachte». Sie waren ja geplant, regelmässig – und ergebnisfrei. Als ersten Versuch habe ich alle meine Meetings an die Teams abgegeben. Sie sind selber für Agenda und Organisation zuständig. Jeder leitet abwechselnd die Meetings auf seine eigene Art, so lernen wir voneinander und nehmen Rücksicht. Unter Kollegen ist es weniger einfach, sich für die schlechte Vorbereitung zu entschuldigen. Dies führt dazu, dass wir uns nun besser für die von anderen geleiteten Meetings einlesen.

Mehr Freude & Spass bitte

Als zweiten Versuch habe ich in den von mir geleiteten Status-Abruf-Meetings viel mehr Spiele und interaktive Formate eingefügt. Wenn schon ohne wirkliche Resultate, dann wenigstens lustig, war meine Devise. Wir lernen voneinander und wiederholen nun Formen in anderen Meetings, die wertvoll waren. So füllen wir unseren Methoden-Rucksack.

Interdisziplinäre Open-Meetings

Als dritte Änderung sind unsere Meetings nun seit drei Monaten für alle zugänglich. Alle Informationen werden geteilt. Dies hat zwei Effekte:

• Es gibt keine Themen, die nur in einzelnen Teams angesprochen werden dürfen. Und es wird so Transparenz über die Themen der anderen Teams geschaffen.
• Jeder hat die Gelegenheit, sich bei für ihn wichtigen Themen zu informieren.

Nur fehlt oft die Zeit, sich bei anderen Teammeetings einzuklinken. Deswegen haben wir gleichzeitig die Zusammensetzung in den Meetings verändert. Seit Oktober gestalten wir unsere Produkte mit Scrum. Im Scrum-Team nehmen Personen aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchiestufen die Rollen von Product Owner, Dev Team und Scrum Master ein. In den ersten beiden Sprints haben wir viele Stakeholder aus dem Business einbinden können und UX-Kompetenz aufgebaut. Personen aus dem Unternehmen, die sich bereits mit UX auseinandergesetzt haben, dürfen nun in der neuen Rolle ihre Kompetenzen entwickeln. Zudem haben wir das Team mit einer externen UX-Expertin verstärkt.

Meetings als Räume für bedeutsame Kommunikation

In diesen neuen interdisziplinären Meetings forschen wir und wir nehmen Bezug aufeinander, zur reinen Information nutzen wir andere Kanäle. Ziel der wertvollen Zeit in Meetings muss sein, Neues zu lernen, gemeinsam neue Erkenntnisse zu schaffen, die wir alleine nicht geschafft hätten. Wir haben dazu passende Rollen als Entdecker, Mitgestalter und Beobachter geschaffen. Diese Rollen helfen uns bei der Verwandlung zu einem agilen Unternehmen, können aber auch einfach auf die Rollen in Meetings übertragen werden. Besucher in Open Meetings nehmen damit die Rolle der Beobachter ein, die für sich reflektieren und Feedback geben dürfen. Der Meetingleiter ist in der Entdeckerrolle, Teammitglieder sind Mitgestalter.

Meetings kreativ zu gestalten, ist für uns eine zukünftige Kernkompetenz. Unsere neuen Meetings schaffen Räume für bedeutungsvolle Gespräche, für Kreativität. Die Prinzipien menschlicher Kommunikation helfen uns, für alle sichere und vertrauensvolle Räume zu erschaffen und aufrecht zu erhalten. In den Räumen für Innovation, Wandel und Entwicklung ist jede Meinung, Intuition, Gefühl gleichwertig und bedeutungsvoll – die nächste gute Idee springt uns nämlich meist von hinten an, wurstet durch den Bauch oder spricht aus dem Herz. Einer kleinen Gruppe von Chefstrategen diese Verantwortung zu übertragen, ist uns zu unsicher.

Offen für Aktivitäten

Beiträge sind Raumgestaltungen

Beiträge sind als Dekoration des Raumes zu verstehen. Wir bauen aufeinander auf, schmücken, was der Beitrag vor uns schon verschönert hat. Wir lassen anderen Dekorationen Platz, auch wenn wir nicht denselben Geschmack haben. Wenn wir einen Raum als Entdecker öffnen, als Mitgestalter oder Beobachter betreten, halten wir Ordnung und sind angenehme Gäste. Der Gastgeber des Raumes bestimmt und bewahrt die Prinzipien des Raumes. Alle im Raum tragen mit ihren Beiträgen zur Gestaltung des Raumes bei. Der Gastgeber und die Gäste sind gleichermassen für die Ernte aus dem Raum verantwortlich. Die Prinzipien sind in Einklang mit unseren Werten:

• Zu- und Absagen
• Präsent sein
• Zuhören
• Wertschätzen
• Neugierig sein
• Nicht bewerten
• Selbstverantwortung

Als mögliche Rollen für die Gestaltung von Räumen stehen zur Verfügung:

• Gastgeber (oft der Entdecker)
• Gäste (Mitgestalter)
• Spiegel (Reflektion und Prozesswahrnehmung)
• Wächter (Einhaltung der Prinzipien)
• Geister (Beobachter)

Wenn kein Beitrag geleistet werden kann, kann der Raum verlassen werden.

Heroes Journey für unser Product «Digital Company»

Die neue Meetingkultur

Nein, am Ziel mit unserer neuen Meetingkultur sind wir noch nicht, der Weg dahin ist noch nicht ganz klar. Es gibt immer noch Meetings in alter Form. Die neuen Rollen und Prinzipien suchen nach festem Grund, um Wurzeln zu schlagen. Das ist gut so, weil wir unterwegs bestimmt neue Inspirationen und neue Erkenntnisse erhalten. Die Reise hört nie auf, wir starten die unendliche Geschichte, mit 1000 Abzweigungen, Möglichkeiten, Gefahren, Entscheidungen und Auseinandersetzungen.

Wie wir Sicherheit und Vertrauen im Abenteuer der Entdeckung herstellen und bewahren, das ist die wahre Kompetenz zukünftiger Organisationen. Auf jeden Fall kann ich sagen: Meetings bereiten mir jetzt sehr viel mehr Freude.