#DigicompInsight: unser eigener Kiosk der digitalen Effizienz
Eine solide digitale Strategie lässt uns die Risiken der digitalen Welt erkennen und gleichzeitig die entstehenden Chancen zu nutzen. Teil dieser Strategie bei Digicomp ist der Aufbau eines «digitalen Kiosks». Wir haben beim Danko Petrovic, Product Owner, nachgefragt.
Der digitale Wandel betrifft sämtliche Unternehmen – auch Digicomp selbst. Bereits vor fünf Jahren begann die Reise für uns auf der technischen Ebene. Wir migrierten nach und nach alle Systeme in die Cloud. Es wurde viel automatisiert. Zwei Jahre haben wir unter der Automatisierung gelitten, weil wir angefangen haben, wie Roboter zu arbeiten. An allem war das System schuld. Der Prozess der Digitalisierung hat uns dazu gezwungen, die Sichtweise auf die Technik, die wir einsetzen, zu verändern. Wir mussten lernen, die Fehler nicht primär in der Technologie zu suchen, sondern unser Wissen so zu vertiefen, um Herausforderungen anders angehen zu können.
Nach dem Umbau der technischen Infrastruktur beschäftigt uns nun vor allem unsere Kultur und die Vision unseres Unternehmens. Im Rahmen dieses Fokus setzen wir auf Agilität und Digital Product Design.
Collaborate for Success
Einer unserer 6 Kernwerte, den wir mit dem Rebranding ins Leben gerufen haben und nun leben möchten, betrifft die Zusammenarbeit. Aus diesem und 5 weiteren Werten leiten wir unsere Vision und unsere digitale Strategie ab. Wir lernen im Team, die Chancen der digitalen Zusammenarbeit zu nutzen. Denn Mitarbeitende, die mit den digitalen Hilfsmitteln gekonnt und wertstiftend umzugehen wissen, sind auf dem Arbeitsmarkt gefragt. (Collaborate for success).
Die digitale Strategie als Treiber
Die digitale Zusammenarbeit kann nur funktionieren, wenn Tools und Prozesse richtig miteinander verknüpft sind. Wir arbeiten in einem integrierten System mit (Teil-)automatisierten Prozessen. Viele davon sind aber noch zu komplex. Wir wollen das Potenzial vorhandener und neuer Technologien nutzen, um unsere Prozesse schlanker und effizienter zu gestalten.
Eine solide digitale Strategie lässt uns die Risiken der digitalen Welt erkennen und gleichzeitig die entstehenden Chancen zu nutzen. Teil dieser Strategie ist der Aufbau eines «digitalen Kiosks».
Wie geht Digicomp mit digitaler Effizienz um?
Was das genau ist und was es uns bringt, verrät Product Owner Danko Petrovic, Leiter ICT und Mitglied der Geschäftsleitung bei Digicomp.
Danko, was ist die Idee hinter dem Kiosk der digitalen Effizienz? Und wieso Kiosk?
Der «Kiosk der digitalen Effizienz» ist eines unserer strategischen Projekte, das diesen Herbst startet. Wir wollen mit dem Kiosk unsere Prozesse optimieren, unter Einbezug neuer Technologien und den daraus entstehenden Chancen und Möglichkeiten. Die Metapher dahinter war, dass wir in diesem Projekt viele kleine Einzelteile zusammenbringen, die ein Gesamtbild ergeben. Wie in einem Kiosk hat es für jeden etwas dabei. Was im Kiosk Kaugummi, Schokoriegel oder Magazin, sind bei uns Automatisierung von manuellen Eingaben, automatisierte Kursplanung, ein Chatbot für unsere Kunden und vieles mehr.
Die Digitalisierung ist allgegenwärtig. Auch bei Digicomp. Wir sind ebenso wie Tausende andere Unternehmen gezwungen, die eigene Arbeitsweise zu überdenken, zu hinterfragen, wie wir in Prozessen denken, Kommunikationswege zu verkürzen, die Zusammenarbeit zu optimieren … und das immer mit unseren Kundinnen und Kunden im Fokus.
Doch eigentlich passiert seit Jahren und Jahrzehnten nichts anderes. Der Wille, sich zu verbessern, ist ja nicht neu. Die grosse Veränderung dieses Mal liegt in der Art und Weise, wie wir das Projekt angehen.
Wie ist denn das Vorgehen im Projekt? Wie wurde definiert, wo angefangen werden soll?
Die IT dient als Bindeglied zwischen den verschiedenen Prozessen und Abteilungen. Eigentlich sollen im Projekt sämtliche Abteilungsgrenzen vernichtet werden. Klingt hart, ist aber nötig. Nur so schaffen wir es, dass die einzelnen Abteilungen noch stärker Hand in Hand arbeiten und ineinander verschmelzen.
Die Idee ist, dass wir dieses Ziel mit multidisziplinären Teams erreichen. Wir integrieren Mitarbeiter aus allen Abteilungen in diese Projektteams. So übernehmen viele vielleicht völlig losgelöst von ihrer ursprünglichen Rolle neue Aufgaben in diesen Teams, z.B. im Bereich Businessanalyse, im Testing von Entwicklungen oder um Prozesse neu zu dokumentieren.
Wir haben uns zudem entschieden, die neuen Projekte agil aufzuziehen. Zu Beginn haben wir alle gemeinsam den Backlog gefüllt. Alle Mitarbeitenden konnten ihre Painpoints einbringen und so den Backlog zusammenstellen. Dies ist vielleicht nicht typisch in einem agilen Projekt. Uns ist es aber wichtig, dass wirklich alle, die sich einbringen wollen, auch die Chance erhalten, mitzugestalten. Nun geht es an die agile Umsetzung des Backlogs in diesen interdisziplinären Teams.
Welche Bereiche oder Geschäftsfelder stehen im Fokus?
Wir beziehen sämtliche Abteilungen, Funktionen und Prozesse entlang der Wertschöpfungskette ein. Wer auch immer den Kunden im Fokus hat, steht für uns ebenfalls im Zentrum. Das Projekt betrifft deshalb eigentlich alle Abteilungen der Digicomp.
Wie werden ineffiziente Prozesse identifiziert?
Die Zeiten, in denen Menschen tagein, tagaus ohne aufzumucken immer die gleichen, vielleicht sogar stupiden Abläufe abarbeiten, sind definitiv vorbei. Die Mitarbeiter wissen aus Erfahrung sehr genau, wann und wo ein Prozess sie am effizienten Arbeiten hindert. Und sie wehren sich zum Glück dagegen. Sie wollen Abläufe verbessern und Prozesse verschlanken. Viele ineffiziente Prozesse werden entsprechend durch die Mitarbeiter selbst verbessert bzw. sichtbar gemacht. Gleichzeitig lassen sich Optimierungspotenziale auch durch neue technische Messungen eruieren, die z.B. auf Zeitverluste abzielen.
Wie können abteilungsübergreifende Prozesse und Zusammenarbeit in die gleiche Richtung gesteuert werden?
Wenn die neuen interdisziplinären Teams erfolgreich sind in dem, was sie tun und entwickeln, wird das automatisch zur Folge haben, dass sie alle in dieselbe Richtung ziehen und weitere Mitarbeitende mit ihrer Arbeitsweise an Bord holen. Auf diese Weise gemeinsam Sinn zu stiften, ist doch perfekt.
Wie kann die Zusammenarbeit transparenter gemacht werden, sodass sie für jeden Mitarbeiter verständlich ist?
Aufgaben, Prioritäten, Resultate müssen z.B. mit Hilfe von Scrum- oder Kanban-Boards sichtbar gemacht werden. Jeder muss wissen, woran die anderen arbeiten, mit welchem Zweck und Ziel, wie lange noch und was sie bereits geschafft haben. Wenn dann noch möglichst viele Mitarbeitende einbezogen werden, wissen auch immer mehr über Prozesse und Zusammenarbeit Bescheid und entwickeln den Gedanken weiter.
Was ist für dich digitale Effizienz?
Die Menschen sind nach wie vor in der Pole-Position. Sie erledigen das Wichtige. Algorithmen hingegen können Arbeiten übernehmen, die wir nicht unbedingt manuell steuern müssen. Beispiele dafür sind bei Digicomp Kurs- oder Ressourcenplanung. Alles, was wir selbst erfahren und gelernt haben, können wir der Maschine, dem Algorithmus mitgeben und ihn so mit unserem Wissen füttern. In der Ausführung von repetitiven Aufgaben können wir als Mensch quantitativ sowieso nicht mithalten. Also konzentrieren wir uns auf das, was der Mensch am besten kann, überlassen den Rest der Maschine und werden so nicht nur effizienter, sondern auf effektiver.
Danke, Danko, für dieses Interview. Und zum Schluss noch das: Kiosk von Rumpelstilz