Mit diesen Kompetenzen meistern Sie das Homeoffice

Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Denn durch die Flexibilisierung des Arbeitsortes und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit bieten sich für Unternehmen wie für Mitarbeitende viele Chancen.

Das Arbeiten im Homeoffice ist gleichzeitig aber auch eine neue Herausforderung, sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Führungskräfte. Das Arbeiten von zuhause setzt nicht nur den produktiven Umgang mit digitalen Tools voraus, sondern verlangt auch, dass neuen Formen der virtuellen Zusammenarbeit erlernt werden und nicht zuletzt, dass eine gesunde Vertrauenskultur aufgebaut und gelebt wird.

1 Sicherer Umgang mit digitalen Office Tools 

MS Teams, Sharepoint, JIRA – you name it. Die digitale Arbeitswelt macht den Einsatz von digitalen Tools selbstredend unabdingbar. Aber wie steht es eigentlich um unsere Kompetenzen im Umgang damit? Die Pandemie hat den normalen Büroalltag von einem Tag auf den anderen auf den Kopf gestellt. Plötzlich war alles digital und viele Mitarbeitende im Homeoffice erstmal auf sich alleine gestellt.

Um die Produktivität im Homeoffice weiterhin zu gewährleisten, ist es deshalb wichtig zu analysieren, welche digitalen Tools eingesetzt werden sollen und welche Kompetenzen im Umgang damit ausgebaut werden müssen, damit alle Mitarbeitende praktisch jederzeit und überall selbstständig arbeiten können.

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2 Selbstorganisation

Wer im Homeoffice arbeitet, muss sich gut selbst organisieren können. Gerade in der ersten Zeit zuhause fällt es allerdings vielen Mitarbeitenden schwer, sich nicht durch andere Dinge ablenken zu lassen oder Arbeit und Privatleben zu trennen. Dabei arbeiten manche weniger, manche sogar mehr, als produktiv ist.

Deshalb ist es gerade im Homeoffice jetzt noch wichtiger, die Arbeitstage gut zu strukturieren und die Zeit optimal einzuteilen, um die Aufgaben effizient zu erledigen und die Ziele termingerecht zu erreichen. Dabei hilft es, wenn man wirksame Planungs- und Arbeitsmethoden kennt und nützliche Tools hat, die einem bei der Abarbeitung der ToDos helfen.

3 Kommunikation und Kollaboration

Das Problem am Homeoffice ist, dass es nicht im Büro ist. Fragestellungen, die in einem persönlichen Gespräch schnell geklärt sind, sorgen in der Email-Kommunikation nicht selten für Missverständnisse. Dabei sollten Sie remote gewiss nicht weniger, sondern effizienter kommunizieren. Neue Formen der Zusammenarbeit müssen etabliert werden.

Dabei hilft es, sich im Team auf gemeinsame Spielregeln zu einigen und festzulegen, welche digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools für welche Zwecke genutzt werden.

Ein Beispiel:

Zudem ist es für eine produktive und effiziente Zusammenarbeit  wichtig, dass Informationen digital erfasst und an einem zentralen Ort gespeichert werden, wo alle Zugriff haben und gemeinsam an den Dokumenten arbeiten können. Hierbei haben sich die Apps von Microsoft Office etabliert, wie Sharepoint oder OneNote, immer mehr Unternehmen nutzen aber auch Google G Suite.

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3 Virtual Leadership

Wie hält das Team zusammen, wenn alle im Home-Office sind? Persönliche Kontakte lassen sich durch Voice- und Videocalls nicht vollumfänglich kompensieren. Auch die Identifikation mit dem Unternehmen ist aus der Ferne sehr viel schwieriger. So kann das Gefühl entstehen, dass man isoliert ist oder eigentlich nur noch arbeitet, weil der Ort für den informellen Austausch fehlt. Umfragen aus der «Lockdown-Phase» der ZHAW bestätigen, dass gerade der persönliche Austausch mit den Kollegen ist, der im Homeoffice am meisten vermisst wird.

Führungskräfte müssen deshalb gerade jetzt das Vertrauen und Verbindung zum Team durch virtuelle Kommunikation aufrechterhalten. Und nicht zuletzt müssen Führungskräfte ihre Teams in einer unsicheren Zeit, die viele Veränderungen mit sich bringt, stärken.

Das gelingt am besten mit einer positiven Führungskultur, die auf Vertrauen in die Mitarbeitende fusst. «Change happens at the speed of trust», ist ein bekanntes Bonmot, das auf den Bestseller-Autor Stephen M. R. Covey zurückgeht und auf der Logik beruht, das Vertrauen die Geschwindigkeit und die Kosten direkt beeinflussen. Sinkt das Vertrauen innerhalb eines Unternehmens oder Teams, dauert alles länger. Gleichzeitig steigen die Kosten durch redundante Prozesse, in denen jeder jeden überprüft.

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4 IT-Sicherheit & Technik

Security ist das A & O im Homeoffice. Denn hier bewegen sich Mitarbeitende plötzlich ausserhalb des meist gut gesichterten Untenehmensnetzwerke, was Cyberkriminelle für sich geschickt ausnutzen. Seit der Pandemie und dem massenhaft verordneten Homeoffice zählt jedes zweite Unternehmen mehr Cyberattacken, wie eine aktuelle Studie von KMPG zeigt.

Was gilt es zu beachten, um sensible Geschäftsdaten hier vor Fremdzugriffen zu schützen? Hinzu kommen technische Probleme. Im Homeoffice sind die Mitarbeitenden auf sich allein gestellt. Was ist zu tun, wenn das WLAN zu langsam ist? Was, wenn der Ton in Videokonferenzen Probleme macht? Unternehmen sollten deshalb Ihren Mitarbeitenden in Form von virtuellen IT-Support, Sicherheits- und Techniktrainings Hilfe zur Selbsthilfe anbieten.

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5 Resilienz

Stress lass nach! Zeiten wie diese können auf die Seele schlagen. Die Coronakrise ist eine Krise, die die Gesellschaft und Wirtschaft als Ganzes betrifft, sie ist aber auch ein kritisches Lebensereignis für die Mitarbeitenden, die unterschiedliche seelische und körperliche Belastungen mit sich bringen kann. Deshalb ist es jetzt wichtig die Resilienz zu stärken.

Dabei geht es nicht nur um die Überwindung der aktuellen Herausforderung oder die Bewältigung von Stress,  es geht um die Aneignung von Kompetenzen und die Veränderung von Einstellungen, um auch künftige Herausforderungen besser zu meistern.

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