Échec des projets : les cinq causes principales

Un projet est considéré comme terminé avec succès lorsque les délais et le budget sont respectés et que les objectifs et les prestations ont été atteints. Cependant, les projets qui n’atteignent pas tous ces objectifs ne sont pas forcément des échecs. Mais les responsables et l’équipe de projet doivent malgré tout fournir de difficiles explications. Et ce ne sont pas des cas isolés. En effet, des études montrent que la plupart des projets ne sont pas considérés comme terminés avec succès et même que de nombreux projets restent en échec et n’aboutissent pas.

Pourquoi les projets n’aboutissent-ils pas ? Des études montrent des taux d’échec élevés

Selon l’étude « The future of project management: Global Outlook 2019 », seuls 19% de tous les projets sont terminés avec succès. 30% des projets sont terminés dans les délais et 36% des projets restent dans le budget alloué. Un peu plus de la moitié des projets (58%) fournissent les résultats initialement convenus, mais les parties prenantes ne sont satisfaites des résultats que dans 46% des cas.

L’étude « Ahead of the Curve : Forging a Future-Focused Culture. Pulse of the Profession » de 2020 du Project Management Institute arrive à des conclusions similaires : 67% des entreprises ont des difficultés à mener à bien leurs projets.

Mais pourquoi donc les projets échouent-ils ?

Les cinq raisons pour lesquelles les projets échouent

Les causes de retards ou même d’échec sont diverses. Les cinq causes suivantes comptent parmi les plus importantes.

1. Mauvaise communication

Lorsque les membres d’équipe se croisent plus qu’ils ne se parlent, le projet n’aboutit pas et les conflits s’accumulent. C’est en particulier les équipes interdisciplinaires qui sont touchées par ce problème : les membres n’utilisent pas forcément tous le même jargon, si bien que les termes employés ne sont pas clairs pour tout le monde.

Les problèmes de communication ne surviennent pas seulement en raison de ce manque d’homogénéité de langage, mais aussi de l’utilisation de différents canaux de communication. Face à la profusion d’outils de communication, il n’est pas souvent évident de savoir sur quels canaux les membres d’équipe doivent se concerter et où ils doivent publier leurs résultats.

Comment résoudre ce problème : Mettez en place un plan de communication. Vous y définissez les outils et les canaux par lesquels les membres de l’équipe communiquent quoi, quand et avec qui. Il est également important de définir la terminologie au départ afin de s’assurer que tout le monde a la même compréhension des termes.

2. Objectifs peu clairs et irréalistes

Si l’équipe ne poursuit pas des objectifs communs, les projets ne peuvent pas être menés à bien. Les membres d’équipe ne savent alors pas clairement où le projet doit les mener, quel est son sens et son objectif. Dans le pire des cas, les membres d’équipes suivent chacun leurs propres objectifs et travaillent plus les uns contre les autres que les uns avec les autres.

Sans objectifs communs, le succès du projet ne peut pas non plus être mesuré. Lorsque l’objectif que le projet doit atteindre n’est pas clairement défini au départ, il devient également difficile de vérifier à postériori s’il a été atteint.

Les objectifs irréalistes peuvent également mener à l’échec d’un projet. En effet, s’ils sont trop ambitieux, même la meilleure équipe ne pourra les atteindre.

Comment résoudre ce problème : Définissez dès le début des objectifs clairs et assurez-vous que chaque membre de l’équipe les comprend et les poursuit. De plus, les objectifs doivent être « SMART » : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini.

3. Ressources manquantes

Que ce soit des ressources en personnel, budget, temps, outils de travail ou espace : si elles ne sont pas disponibles en quantité suffisante, il devient difficile de mener à bien un projet. Lorsque les ressources se font rares, les projets s’enlisent, voire sont contraints de s’arrêter.

Comment résoudre ce problème : Établissez au préalable un plan de gestion des ressources. Définissez-y la quantité et le type de ressources. Vous saurez ainsi exactement de quelles ressources vous aurez besoin pour votre projet.

4. Attribution des rôles peu claire

L’une des plus grandes erreurs en matière de gestion de projet est une attribution approximative des rôles. S’il n’est pas clair pour l’équipe qui est la personne qui dirige le projet, qui doit prendre telles ou telles décisions, qui décide des ressources et qui sont les expertes et experts, le chaos est inévitable.

Comment résoudre ce problème : Définissez les différents rôles au sein de l’équipe de projet (responsabilités, compétences) et attribuez un rôle à chaque membre de l’équipe.

5. Risques non pris en compte

Même les projets les mieux planifiés ne sont pas à l’abri de risques. Certains peuvent être anticipés, d’autres arriveront par surprise. Dans les deux cas, le danger est que le projet échoue – avant tout lorsque l’équipe de projet évalue mal les risques et n’y répond pas de manière adéquate.

Comment résoudre ce problème : Qu’ils soient prévisibles ou non pendant la planification, il est important que les risques soient détectés et résolus à temps.

Quelques astuces pour mener à bien vos projets

Afin que vos projets ne finissent pas en eau de boudin, vous devez résoudre les problèmes évoqués plus haut. Grâce aux astuces suivantes, vous serez en mesure de mener votre projet au succès avec votre équipe :

• Toutes les parties prenantes (y compris les cadres supérieurs) doivent être formées à la gestion de projet. Tous les membres d’équipe doivent savoir comment initier, planifier, réaliser et clôturer des projets.
• Définissez des normes de projet uniformes et harmonisez les processus en conséquence.
• Délimitez clairement les rôles et les responsabilités de chacun et attribuez les tâches à accomplir en conséquence.
• Établissez un langage et une compréhension commune des termes.
• Expliquez clairement la valeur du projet pour la chaîne de valeur et l’entreprise.
• Soutenez les projets d’envergure avec un logiciel et un Project Management Office (PMO) comme instance transversale pour assister l’équipe dans l’application des méthodes.
• Mettez en place des incitations pour encourager l’engagement au sein de l’équipe et garder vos troupes motivées.