Projektleitung: Rolle, Aufgaben und Karrierechancen im Überblick
Ohne Projektleiter/innen läuft in vielen Unternehmen nichts. Sie halten Projekte zusammen, sorgen für klare Ziele und behalten Qualität, Zeit und Kosten im Blick. Dabei sind sie weit mehr als reine Planer/innen: Projektleitende vereinen Organisation, Kommunikation und Führung in einer Rolle. Doch was genau macht dieses Berufsbild aus? Welche Aufgaben gehören dazu, und wie gelingt der Einstieg in eine Karriere im Projektmanagement?
In vielen Unternehmen ist die Veränderung ein ständiger Begleiter. Es werden neue organisatorische Strukturen geschaffen, neue Produkte und Dienstleistungen entwickelt, Prozesse und Abläufe optimiert, IT-Systeme Firmenweit eingeführt und vieles mehr. Genau in diesen Herausforderungen braucht es qualifizierte Personen, die mit der passenden Methodik und besonderen Führungsqualitäten die angedachten Veränderungen begleiten.
Auf den Punkt gebracht: Die Projektleitung wirkt am Puls der Veränderung in einem Unternehmen.
Was genau umfasst die Rolle einer Projektleiterin oder eines Projektleiters?
Die Projektleitung trägt die Verantwortung für die Umsetzung der geplanten Veränderung und das angestrebte Zielbild. Sie stellt das erforderliche Projektteam zusammen, definiert die detaillierten Ziele, erstellt eine verlässliche Planung und legt darauf basierend das Budget fest. Diese Eckpfeiler entwickelt sie gemeinsam mit dem Projektteam.
Zudem koordiniert die Projektleitung den gesamten Ablauf bis zum erfolgreichen Abschluss. Sie stellt sicher, dass Qualität, Zeit und Budget im Gleichgewicht bleiben. Dieses «magische Dreieck» soll während der gesamten Projektlaufzeit in Balance gehalten werden.
Typische Rollen in Projektteams
Die Rollen hängen stark von der gewählten Einführungsmethodik ab. Zu den häufigsten gehören:
- Auftraggebende
- Mitglieder des Projektlenkungsausschusses
- Product Owner
- Projektleitende
- Teilprojektleitende
- Scrum Master
- Fachspezialist/innen (Key User)
- Stakeholder aus den Businessbereichen
Zusammenspiel der verschiedenen Rollen in einem Projekt
Zu Beginn vom Projekts wird die Projektorganisation festgelegt, in der alle benötigten Rollen definiert sind. Für jede Rolle gibt es eine Beschreibung mit Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Die Projektleitung sorgt dafür, dass alle Beteiligten ihre Rolle kennen und ausfüllen können. Auf dieser Basis arbeiten sie gemeinsam am Projekterfolg. Auch die regelmässige Überprüfung der Projektorganisation hinsichtlich Effizienz und Zielerreichung liegt in der Verantwortung der Projektleitung.
So unterscheidet sich die Projektleitung von anderen Rollen im Projekt
Die Projektleitung trägt die Gesamtverantwortung für die Organisation und Steuerung des Projekts. Sie fungiert als Bindeglied zwischen Auftraggebenden, Stakeholdern und Projektteam. Die Projektmitarbeitenden bringen ihre fachliche Expertise ein und erarbeiten die inhaltliche Lösung innerhalb der vorgegebenen Zeitplanung.
Der Verantwortungsbereich der Projektleitung
Neben Aufgaben wie Planung, Ressourcenmanagement, Kommunikation, Risikobewertung und Controlling (nicht abschliessend) kommt der Führung eine zentrale Bedeutung zu. Die Projektleitung stellt sicher, dass die definierten Lieferobjekte in der richtigen Qualität, zum richtigen Zeitpunkt und mit dem geplanten Aufwand erfolgreich umgesetzt werden.
Dabei übernimmt sie eine Schlüsselrolle im «Troubleshooting». Sie muss nicht alle Probleme selbst lösen, sorgt jedoch dafür, dass Lösungen gefunden und umgesetzt werden. In der Praxis bildet dies einen wichtigen Teil des Tagesgeschäfts. Die Projektleitung bringt Betroffene und Beteiligte zusammen, stellt den Informationsfluss sicher, dokumentiert den Lösungsansatz sowie die nächsten konkreten Schritte und begleitet das Thema bei Bedarf bis zur Erledigung.
So wirkt sie zugleich als Coach oder als «Bergführerin», die das Team sicher auf den Gipfel führt und das Projekt im definierten Rahmen erfolgreich umsetzt und abschliesst.
Darum Soft Skills wichtig für Projektleiter/innen
Soft Skills sind das A und O im Projektgeschäft. Die Projektleitung arbeitet eng mit Menschen zusammen. Ihre ausgeprägten Soft Skills ermöglichen es, aus einer Gruppe von Personen ein motiviertes Projektteam zu formen, das auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet. Sie kommuniziert auf allen Ebenen des Unternehmens, motiviert das Team, findet gemeinsam Lösungen in schwierigen Situationen, trifft klare Personalentscheide und bewahrt auch in anspruchsvollen Momenten Ruhe. Und ja, die «vier M’s» bleiben zentral: «man muss Menschen mögen».
Das Berufsbild vereint organisatorische, kommunikative und strategische Aufgaben. Projektleitende sind Führungskräfte auf Zeit, die komplexe Vorhaben mit interdisziplinären Teams steuern und umsetzen. Sie werden in allen Branchen der Wirtschaft, im öffentlichen Sektor und im Non-Profit-Bereich gebraucht.
Projektarten
Der Charakter eines Projekts kann sehr unterschiedlich sein: Beispielsweise Durchführung eines Events, Einführung eines IT-Systems, Abwicklung eines Bauprojekts. Die Aufgaben im Projektmanagement bleiben im Kern aber die gleichen. Im Fokus steht die Erreichung der Projektziele unter Berücksichtigung der gesetzten Timeline und im vorgesehenen Budgetrahmen,
Branchenwissen, Vorteil aber kein Muss
Je nach Projektinhalt und -typ sind unterschiedliche Vorkenntnisse für den Einsatz als Projektleiter/in gefragt. Der Branchenkontext ist nicht zu unterschätzen. Eine Projektleitung muss nicht spezialisiert in allen Themen sein, sollte jedoch ein solides Basiswissen der Branche besitzen. Besonders in grossen Projekten sind Verständnis für Gesamtzusammenhänge und breite Erfahrung zentral. Fehlendes Branchenwissen kann die Akzeptanz der Projektleitung im Projektteam beeinträchtigen.
So werde ich zum Projektleiter/ zur Projektleiterin
Grundsätzlich kann sich jede Person mit den passenden Fähigkeiten, Erfahrungen und idealerweise einer Ausbildung oder Zertifizierung im Projektmanagement als Projektleiter/in bezeichnen. Die Berufsbezeichnung «Projektleiter» ist nicht gesetzlich geschützt, doch in der Praxis haben sich klare Anforderungen etabliert: Organisationstalent, Kommunikations- und Führungsstärke sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen aus verschiedenen Fachrichtungen. Fachkenntnisse in der jeweiligen Branche erleichtern den Einstieg.
So gelingt der Quereinstieg ins Projektmanagement
Viele Projektleitende stammen aus Fachberufen und wachsen mit Erfahrung und Weiterbildung in diese Rolle hinein. Oft übernehmen sie zunächst Teilprojekte, bevor sie die Gesamtleitung verantworten. Es gibt zahlreiche Weiterbildungen und Zertifikate im Projektmanagement, die das nötige Wissen vermitteln und den Karriereweg unterstützen. Eine passende Weiterbildung und/oder Zertifizierung ist eine lohnende Investition und legt ein solides Fundament für die zukünftige Rolle.
Weiterführende Karrierepfade für Projektleiter/innen
Erfahrene Projektleiter sind in Unternehmen begehrt. Sie verfügen oft über firmenspezifisches Wissen (Organisation, Kultur, Prozesse und vieles mehr) und ein grosses internes Beziehungsnetz. Diese Eckpunkte zeichnen sie für weiterführende strategische Projekte oder interne Führungspositionen aus.