Konfliktmanagement in der virtuellen Zusammenarbeit

Meinungsverschiedenheiten und Konflikte gehören zum Arbeitsalltag. Viele davon sind auf individuelle Eigenheiten und Befindlichkeiten der Kollegen zurückzuführen. Selbst eingespielte Teams sind nicht immer einer Meinung – und das ist grundsätzlich nicht schlecht. Denn unterschiedliche Ideen und Sichtweisen bereichern den Diskurs und führen letztlich zu einem besseren Ergebnis. Vorausgesetzt, die Konflikte auf dem Weg dorthin können gelöst werden. Führungskräfte müssen daher das Konfliktmanagement im Team beherrschen, das in der modernen Arbeitswelt mit Telearbeit und hybriden Teams immer anspruchsvoller wird.

Konfliktmanagement: Strategien zu einer gemeinsamen Lösung

Konfliktmanagement umfasst alle Ansätze und Strategien zur friedlichen Beilegung von Konflikten. Ziel der Mediation ist es, dass alle Beteiligten gemeinsam eine Lösung finden und eine Eskalation vermieden wird. Dabei gilt:

• Auf konstruktive Art austauschen
• Vorwürfe und persönliche Angriffe vermeiden
• Aufmerksam zuhören
• Raum für Äusserungen schaffen und andere Meinungen zulassen
• Ursache für Meinungsverschiedenheiten gründlich analysieren

Konfliktmanagement bedeutet jedoch nicht nur, bestehende Konflikte zu lösen, sondern auch Strategien für zukünftige Konflikte zu entwickeln. Vermeidbaren Konflikten soll vorgebeugt werden, für unvermeidbare Konflikte sollen proaktive Lösungen gefunden werden.

Hybride Teams: Herausforderungen in der neuen Arbeitswelt

Insbesondere in räumlich entfernten oder hybriden Arbeitsgruppen wird das Konfliktmanagement zu einer Herausforderung, da die virtuelle Kommunikation über Textnachrichten und Videoanrufe ihre eigenen Hürden mit sich bringt. Gestik und Mimik, die sonst das Gesagte oder Geschriebene unterstützen, fehlen in der virtuellen Zusammenarbeit und führen leichter zu Missverständnissen.

Auch technische Einschränkungen stören die Harmonie bei der Telearbeit: Der eine ist noch stumm geschaltet, bei dem anderen funktioniert die Kamera nicht und die Verbindung bricht ständig ab. Bei der schriftlichen Kommunikation per E-Mail oder Chat kommt erschwerend hinzu, dass das Geschriebene im Ton oft schärfer wirkt als das Gesprochene. Konflikte sind vorprogrammiert.

Ausserdem ist es schwieriger, über E-Mail, Telefon oder Videokonferenzen Vertrauen aufzubauen. Denn Vertrauen basiert zu einem grossen Teil auf zwischenmenschlicher Interaktion, die bei Remote-Teams nur eingeschränkt möglich ist. Durch den eingeschränkten persönlichen Kontakt sind die Beziehungen weniger tief und stabil. Dies wirkt sich darauf aus, wie schnell Konflikte entstehen, wie viel Zeit und Mühe in ihre Lösung investiert wird und wie erfolgreich diese ist.

Tipps für das virtuelle Konfliktmanagement

Um die besonderen Hürden der virtuellen Zusammenarbeit zu überwinden, ist es hilfreich, sich immer wieder die Unterschiede zwischen der Konfliktlösung in der physischen und der digitalen Welt bewusst zu machen. Mit diesen 5 Tipps gelingt eine effektive und harmonische Zusammenarbeit auf Distanz:

1. Raum für Zwischenmenschlichkeit schaffen: Ein Plausch mit Kolleginnen und Kollegen ergibt sich nicht mehr zufällig in der Teeküche, sondern muss organisiert werden. Digitale Kaffeepausen oder After-Work-Treffen helfen, sich auszutauschen oder einfach mal Dampf abzulassen. Viele Konflikte können so vermieden werden.
2. Sich regelmässig Zeit für den Austausch nehmen: Führungskräfte nehmen Konflikte ihres Teams in der hybriden Zusammenarbeit oft erst viel später wahr als im Büro. Deshalb müssen sie ihre Mitarbeitenden regelmässig ermutigen, offen darüber zu sprechen, was funktioniert und was nicht. Wichtig ist auch: Die Mitarbeitenden müssen wissen, dass sie auch ausserhalb dieser Treffen jederzeit mit der Führungskraft über ihre Anliegen sprechen können.
3. Verhaltensregeln festlegen: Klare Verhaltensregeln geben kontroversen Diskussionen Struktur und können möglichen Eskalationen vorbeugen. Beispielsweise sollte die Kamera während des Gesprächs eingeschaltet sein, jeder Teilnehmer sollte zu Beginn Zeit für ein Statement haben und es sollten regelmässig Pausen eingelegt werden, um den bisherigen Gesprächsverlauf zu reflektieren.
4. Unausgesprochenes klar aussprechen: Virtuelle Konflikte entstehen und sind schwieriger zu lösen, weil die Beteiligten aneinander vorbeireden. Daher ist es wichtig, zu Beginn eines Gesprächs sicherzustellen, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der verwendeten Begriffe haben und sich gegenseitig in ihren spezifischen Bedürfnissen richtig verstehen.
5. Sich in die Lage des anderen versetzen: Die Perspektive des Gegenübers einzunehmen, hilft viele Konflikte zu vermeiden oder leichter zu überwinden. Entfernte Teams stehen vor der Herausforderung, dass sie weniger Berührungspunkte und damit weniger Informationen über die individuelle Situation der anderen haben. Daher sollten alle Beteiligten zu Beginn des Gesprächs kurz erläutern, in welchem Kontext sie sich befinden.