Delegieren leicht gemacht: So führen Sie, ohne alles selbst zu machen

Raus aus dem Hamsterrad! Delegieren ist die Zauberformel für gestresste Führungskräfte, die endlich wieder Luft zum Atmen haben wollen. Aber wie funktioniert’s? Keine Sorge, wir verraten Ihnen die besten Tricks, mit denen Sie Aufgaben abgeben, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Warum Delegieren so wichtig ist?

Gerade wenn Sie durch Ihre Engagement oder Ihre Akribie von der Fachverantwortung in eine Führungsposition aufgestiegen sind, kann es anfänglich schwer fallen, sich von den gewohnten fachlichen Aufgaben zu lösen. Oft sind das Dinge, die Ihnen besonders am Herzen liegen, die Sie besonders gut können oder die Sie – wenn Sie ehrlich sind – so priorisiert haben, dass nur Sie diese Aufgabe erledigen können.

Mit der neuen Führungsposition hat sich Ihr Aufgabenbereich aber verändert, Sie sind jetzt der Boss und haben Führungsverantwortung. Ihre Job besteht nun nur noch zu 40% aus fachlichen und zu 60% aus menschlichen Dingen.

Spätestens dann, wenn der Tag schon lange nicht mehr ausreicht, die Familie oder Freunde murren oder Sie Ihren eigenen Hund nicht mehr kennen, ist es Zeit, sich mit dem Geheimnis des Delegierens zu befassen: Es ist nicht mehr Ihre Aufgabe, selbst Ihr bester Sachbearbeiter zu sein.

Führen = Delegieren

Führen heisst, Aufgaben auch auf andere zu übertragen und diese Tätigkeiten von der Seite zu steuern. Wenn Ihnen das nicht gelingt, ertrinken Sie bald buchstäblich in Arbeit. Sie sind mit Arbeit so «zu», dass die Gefahr besteht, das Wesentliche nicht mehr von Unwesentlichem unterscheiden zu können. Jede und jeder, der sich zu viel Aufgaben aufhäuft, läuft Gefahr, für kreative Prozesse keine Zeit mehr zu haben.

Aber als Führungskräfte werden Sie nicht daran gemessen, wie gut sie Routinearbeiten bewältigen, sondern daran, dass sie den Überblick behalten, Lösungen finden und Ideen einbringen.

Freuen Sie sich auf Vorteilen des Delegierens, Ihre Mitarbeitenden danken!

• Sie gewinnen Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben als Führungskraft. Endlich können Sie sich wieder auf die strategischen Dinge konzentrieren, anstatt in Excel-Tabelle zu versinken.
• Ihr Team wächst über sich hinaus. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden Verantwortung übertragen, erfahren Sie Anerkennung, fördern ihre Motivation, ihre Selbstständigkeit und ihren Ehrgeiz.
• Die Stimmung im Team steigt, denn Ihre Mitarbeitenden sind an den Erfolgen der Abteilung direkt beteiligt. Sie sind über mehr Dinge informiert, was die persönliche Sinngebung positiv beeinflusst.
• Die Mitarbeitenden haben einen besseren Informationsfluss; Kritik, Bedenken oder Ideen werden leichter und unkomplizierter (von unten nach oben) geäussert. Vertrauen und Zusammenarbeit sind die Basis für jedes erfolgreiches Team.

Aber Moment mal, Verantwortung abgeben? Das tönt für viele Führungskräfte nach einem Horrorszenario. Keine Angst! Mit dem richtigen Know-how delegieren Sie nicht einfach Verantwortung, sondern ermöglichen es Ihrem Team, an ihren Aufgaben zu wachsen und Höchstleistungen zu erreichen.

In 3 einfachen Schritten zum Delegieren

Schritt 1: Klären Sie die Verantwortungsfrage: Was genau möchten Sie delegieren? Welche Entscheidungen dürfen Ihre Mitarbeitenden treffen? So vermeiden Sie Missverständnisse und behalten den Überblick.
Schritt 2: Finden Sie die richtigen Aufgaben für die richtigen Leute: Berücksichtigen Sie die Expertise, Erfahrung und Persönlichkeit jedes einzelnen Teammitglieds. So verteilen Sie die Aufgaben fair und motivieren gleichzeitig Ihre Mitarbeitenden.
Schritt 3: Vergessen Sie die Details nicht: Formulieren Sie klare Erwartungen, stellen Sie Ihrem Team alle nötigen Informationen und Ressourcen zur Verfügung und vereinbaren Sie regelmässige Zwischenbesprechungen. So behalten Sie den Fortschritt im Auge und stellen sicher, dass alles nach Plan läuft.

Die ultimative Boss-Checkliste: So delegieren Sie richtig!

Delegieren ist keine Kunst, sondern eine erlernbare Fähigkeit – und dazu eine der wichtigsten Leadership Skills effektiver Führungskräfte. Mit etwas Übung und den richtigen Tipps werden Sie zum Meister der Delegation:

1. Setzen Sie klare Massstäbe: Was genau erwarten Sie von Ihrem Team?
2. Umreissen Sie die Aufgaben klar und deutlich: Missverständnisse ade!
3. Vergeben Sie eine Aufgabe nicht an mehrere Personen gleichzeitig: So vermeiden Sie Chaos und Verantwortungsdiffusion.
4. Stellen Sie sicher, dass die Aufgabe verstanden wurde: Nachfragen erwünscht!
5. Teilen Sie Ihr Wissen und geben Sie alle nötigen Informationen weiter: So kann dein Team optimal arbeiten.
6. Übertragen Sie mit jeder Aufgabe auch Entscheidungsverantwortung und Ressourcen: Vertrauen ist der Schlüssel zum Erfolg.
7. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Handlungsspielraum: So entfalten sie ihre volle Kreativität.
8. Legen Termine für den Abschluss und regelmässige Zwischenmeldungen fest: Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser.
9. Geben Sie konstruktives Feedback: So lernt Ihr Team aus seinen Fehlern und wird immer besser.
10. Stehen Sie als Ansprechpartner immer zur Verfügung: So fühlen sich Ihre Mitarbeitenden unterstützt und wertgeschätzt.

Und noch ein Tipp: Fangen Sie an zu delegieren, bevor Sie in Arbeit ersticken. Dann haben Sie genügend Ruhe, diese Entwicklung bei sich und Ihren Mitarbeitenden zu beobachten und gegebenfalls steuernd einzugreifen.

Sollte Sie jetzt das Gefühl beschleichen, dass Sie auch gerne mal einen solche Chefin oder Chef gehabt hätten, dann freuen Sie sich, dass Sie jetzt ein solche Führungskraft werden. Viel Spass!