E-Mails effizient organisieren: So kommt Ordnung in Outlook & Co

117 E-Mails trudeln durchschnittlich im geschäftlichen Postfach ein – jeden Tag. Hinzu kommen im Schnitt 153 Teams-Nachrichten, wie der aktuelle «Globale Work Trend Index Special Report» zeigt. Etwa alle zwei Minuten, also 275 Mail pro Arbeitstag, werden Mitarbeitende durch E-Mails oder Chat-Benachrichtigungen in ihrer Tätigkeit unterbrochen. Effizientes Arbeiten sieht anders aus…

Höchste Zeit also, die einlaufenden E-Mails zu organisieren und endlich wieder Ordnung ins Postfach zu bringen. Eine grosse Bedeutung kommt hierbei auch KI-Tools zu. Mit den folgenden zehn Tipps lässt sich die Mail-Ablage organisieren und das Bearbeiten der Nachrichten deutlich vereinfachen.

Noch eine kleine Randnotiz: Da Microsoft 365 im Bereich Mail-Server mit einem Marktanteil von 53 Prozent in Schweizer Unternehmen am beliebtesten ist, beziehen sich die Anleitungen unserer Tipps auf den E-Mail-Client Outlook.

1. Mit KI E-Mails organisieren

KI kann verschiedene Aufgaben im Postfach übernehmen und den Arbeitsalltag so erheblich erleichtern. Sei es das Klassifizieren, Priorisieren oder Sortieren von E-Mails, die Analyse von Nachrichteninhalten oder das Schreiben von E-Mails: Was bislang wertvolle Arbeitszeit gefressen hat, können Mitarbeitende nun bequem von der KI erledigen lassen.

Die besten KI-Tools für mehr Ordnung im Postfach:

• MS 365 Copilot ist praktischer Weise direkt in Outlook integriert. Er hilft beim Verfassen neuer Nachrichten, fasst Unterhaltungen zusammen und hilft beim Planen von Besprechungen.
• SaneBox verwaltet E-Mails effektiver, weil es die Gewohnheiten der/des Nutzenden versteht. So schätzt SaneBox die Wichtigkeit eingehender Nachrichten ein und kategorisiert sie in bestimmte Order.
• SalesHandy konzentriert sich auf Kontaktaufnahme per E-Mail und Nachrichtenanalyse. Es hilft insbesondere Vertriebsteams, zum Beispiel bei der Erstellung hyperpersonalisierter Mails.
• EmailTree optimiert die Mail-Kommunikation und automatisiert wiederkehrende Aufgaben. EmailTree versteht und kategorisiert E-Mails, kann Antworten verfassen und sich ableitende Massnahmen verwalten.
• SmartWriter unterstützt bei der Erstellung personalisierter E-Mails und kann Nachrichten an Interessen und Aktivitäten der Empfangenden anpassen.

2. Vorgänge automatisieren

Mehrere Arbeitsschritte mit nur einem Klick erledigen? Das gelingt mit «Outlook QuickSteps»! So kann beispielsweise in einem Schritt eine E-Mail weitergeleitet, verschoben, kategorisiert, mit einer Textvorlage beantwortet und eine sich aus ihr ableitende Aufgabe erstellt werden.

Andere Mail-Clients bieten ähnliche Funktionen, Thunderbird, Mailbird, eM Client und Spark zum Beispiel. Hier heissen die Funktionen «Regeln», «Aktionen», «Automatisierungen» oder «Makros».

3. Feste Zeiten für E-Mails festlegen, «Inbox Zero» nutzen

Im Arbeitsalltag sollten für das Bearbeiten von E-Mails feste Slots eingeplant werden. Damit das gelingt, empfiehlt es sich, das Postfach nicht im Dauerbetrieb eingeschaltet zu lassen. So benachrichtigt es nicht über jede eingehende Nachricht, Ablenkungen werden minimiert.

Es ist übrigens auch ratsam, zu Beginn der Arbeit nur einen kurzen Blick in den E-Mail-Client zu werfen, um nach akuten Nachrichten bzw. Aufgaben zu schauen. Denn in der ersten Zeit des Arbeitstages sind viele Menschen am produktivsten. Diese Zeit sollte deshalb für Aufgaben mit höchster Priorität und solche, die ein hohes Mass an Konzentration erfordern, genutzt werden.

In diesem Zuge ist auch das Prinzip «Inbox Zero» hilfreich. Bei dieser Methode geht es nicht, wie der Name vermuten lässt, darum, den Posteingang komplett leer zu halten; vielmehr zielt sie darauf ab, dem Posteingang deutlich weniger Aufmerksamkeit zu schenken. Der Posteingang sollte nichts sein, was ständig überprüft werden muss, sondern als ein Ort für Informationen betrachtet werden, die angeschaut werden, wenn Zeit dafür ist.

4. Multitasking stoppen

Wenn dann die Zeit zum Bearbeiten des Postfachs gekommen ist, sollte die gesamte Aufmerksamkeit auf dieser Aufgabe liegen. Nebenbei mit den Kolleginnen und Kollegen zu plaudern oder Anrufe zu erledigen sorgt wiederum für Ineffizienz. Denn viele Mails lassen sich nicht nur Überfliegen und mit einer eilig getippten Antwort erledigen.

5. Ordner und Regeln anlegen

Ordner für bestimmte Projekte oder Aufgaben helfen dabei, entsprechende E-Mails zu organisieren und schnell wiederzufinden. So bleibt nicht alles im Posteingang liegen und dieser bleibt übersichtlich. Wichtig: Zu kleinteilig sollte die Ordnerstruktur nicht sein, weil sie ab einem gewissen Punkt nicht mehr nachvollziehbar ist und unübersichtlich wird.

Auch Regeln helfen, mehr Ordnung ins Postfach zu bringen. So können beispielsweise E-Mails bestimmter Absender automatisch in einen Ordner umgeleitet werden.

So wird in Outlook eine Regel erstellt: Rechtsklick auf eine E-Mail.

6. Regelmässig aufräumen

In den Ordnern schlummern insgesamt oftmals hunderte, wenn nicht tausende E-Mails. Aber Hand aufs Herz: Wie viele von diesen werden wir jemals wieder brauchen? In der Regel ist es nur ein kleiner Zeil; der gehört archiviert, alles andere kann weg.

7. Vorlagen und Schnellbausteine erstellen

Auf viele Nachrichten können wir im Grunde mit ähnlichen Antworten reagieren. Statt also mühsam den Text jedes Mal aufs Neue zu tippen, können im E-Mail-Client auch Textvorlagen oder Schnellbausteine erstellt werden. Auf diesem Fundus können wir dann beim Antworten schöpfen. Auch die oben genannten KI-Tools kommen hier zum Tragen.

8. Abwesenheitsnotiz nutzen

Am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub sollte sie zur Routine gehören: Die Abwesenheitsnotiz. Sie lässt sich für einen bestimmten Zeitraum einrichten und wird automatisch als Antwort-Mail an alle versendet, die in der Zeit der Abwesenheit eine neue Nachricht schicken. Tipp: Wer die Notiz einen Tag länger einstellt, als die Abwesenheit tatsächlich anhält, verschafft sich nach der Rückkehr einen Puffer.

9. Verteiler und Newsletter kontrollieren

In regelmässigen Abständen sollten E-Mail-Verteiler kontrolliert werden. E-Mails, die nicht mehr für einen selbst relevant sind, können zwar auch gelöscht werden; in Summe kosten die Klicks aber wertvolle Zeit. Und ohnehin kann jede E-Mail eine Ablenkung bedeuten. Besser, Newsletter werden abbestellt und Verteiler verlassen, sobald die Informationen nicht mehr wichtig sind.

10. Kommunikationsstränge organisieren, andere Wege nutzen

Um die Kommunikation per E-Mail nachvollziehbar zu halten, sollte der Verlauf eines Schriftwechsels beibehalten werden. Sprich: Auf jede E-Mail sollte mit zitierter Nachricht geantwortet werden. Das hat den Vorteil, dass alle Infos in einer Nachricht stecken; die vorherigen können dann gelöscht werden.

Wichtig ist aber auch: Nicht immer ist eine E-Mail der richtige Kommunikationsweg. Manchmal ist ein kurzer Anruf oder eine formlose Chatnachricht die bessere Wahl.