Die Funktionen von Microsoft Copilot: Tipps für die tägliche Arbeit

Egal ob Word, Excel, PowerPoint, Teams oder Outlook: Der KI-Assistent Copilot steht Nutzerinnen und Nutzern für die gesamte 365-Welt von Microsoft zur Verfügung. Ähnlich wie die bereits sehr bekannte Text-KI ChatGPT hört Copilot auf Anweisungen via Texteingabe. Hierzu ist der Assistent in allen Microsoft-Anwendungen integriert, Nutzerinnen und Nutzer können also direkt aus dem jeweiligen Programm heraus mit der KI interagieren und ihr Befehle geben.

Was kann Microsoft Copilot?

• Copilot in Teams
• Copilot in Outlook
• Copilot in Word
• Copilot in PowerPoint
• Copilot in Excel

Der grosse Vorteil von Copilot gegenüber KI-Tools wie ChatGPT ist, dass dieser Assistent sowohl auf Daten aus dem Internet als auch auf spezifische Daten der individuellen Microsoft-Umgebung zugreifen kann. Microsoft 365 Copilot kennt also nicht nur den Inhalt einer einzelnen Nachricht oder eines einzelnen Dokuments, das ihm zur Verfügung gestellt wird, sondern er kann einzelne Dateien mit Hilfe des Microsoft Graph (Gateway zu Daten und Infos in Microsoft 365) auch in einem Kontext sehen und verarbeiten.

Technische und organisatorische Voraussetzung von Microsoft Copilot

Bislang unterstützt Copilot die Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch, Spanisch, Portugiesisch, Japanisch und Chinesisch – die Schweiz ist also sehr gut abgedeckt. Unterstützte Plattformen sind Windows, Mac, Android, Edge und Chrome.

Bevor Unternehmen Copilot ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, sind einige technische und organisatorische Voraussetzungen zu erfüllen.

Technische Voraussetzungen:

• Benutzerinnen und Benutzer lizensieren
• Microsoft Apps auf die aktuellen Versionen updaten
• Zugriff auf Microsoft-365-Daten erlauben

Organisatorische Voraussetzungen:

• Umgang mit KI-Tools klären
• Berechtigungen und Freigaben prüfen
• Aktualität der Daten prüfen
• Copilot-Strategie definieren

Copilot nutzen: Beispiele für Teams, Outlook, Word, PowerPoint und Excel

Unser Trainer Lars Zängerle von der UMB AG und Sharon Oosterberg von der Leading Learning Partners Association (LLPA), deren Gründungsmitglied auch die Digicomp Academy ist, haben die Funktionen von Microsoft Copilot ausgiebig getestet und geben anhand von Beispielen wertvolle Tipps für den KI-unterstützten Arbeitsalltag.

Copilot in Teams

In Teams leistet der KI-Assistent verschiedene wertvolle Dienste. Copilot unterstützt Nutzerinnen und Nutzer beispielsweise dabei, sich auf ein Meeting vorzubereiten:

Mit Hilfe von Copilot können sich Nutzerinnen und Nutzer auf ein Meeting vorbereiten.

 

Eine wertvolle Arbeitserleichterung bietet auch die Funktion, Meetings zu folgen, an denen eine eigene Teilnahme nicht oder nur verspätet möglich ist. Copilot fasst die wesentlichen Ergebnisse der Besprechung dann zusammen.

Wer an einem Meeting nicht teilnehmen oder erst später hinzustossen kann, kann dank Copilot die Funktionen «follow» auswählen.

 

Zusätzlich kann Copilot während einer Teams-Besprechung automatisch Notizen oder ein gesamtes Transkript erstellen. Auf Anweisung hin fasst der Assistent diese auf die Quintessenz zusammen. «Dadurch können sich die Teilnehmenden auf das Meeting konzentrieren und müssen selbst nicht mitschreiben», stellt Sharon Oosterberg einen Vorteil heraus. Auch im Teams-Chat unterstützt Copilot, in dem er Nachrichten im angemessenen Tonfall verfasst.

Sehr nützlich ist auch die Funktion, Dokumente zusammenfassen zu lassen. Über den in Teams integrierten M365-Chat können Nutzerinnen und Nutzer Copilot beispielsweise eine Präsentation zur Verfügung stellen und um eine Zusammenfassung dieser bitten:

Der M365-Chat fasst Dokumente wie Präsentationen zusammenfassen.

 

Wichtig ist dabei: «Das Resultat müssen die Anwenderinnen und Anwender selbst überprüfen», betont Lars Zängerle. «Die Verantwortung liegt immer auf Nutzerseite, Copilot ist nur ein Assistent.»

Copilot in Outlook

Eine der hilfreichsten Funktionen von Copilot in Outlook ist wohl, lange E-Mail-Threads zusammenfassen zu lassen. «Jeder kennt dieses Mail-Ping-Pong, da verliert man schnell den Überblick», beschreibt Lars Zängerle. Copilot schafft hier Abhilfe:

Copilot fasst lange E-Mail-Threads zusammen und verschafft Nutzerinnen und Nutzern so einen guten Überblick.

 

Darüber hinaus können Anwenderinnen und Anwender mit Copilot in Outlook auch Termine planen, E-Mails übersetzen oder auch neue E-Mails verfassen:

Copilot hilft beim Verfassen neuer Nachrichten.

 

Beim Schreiben einer neuen E-Mail können Verfasserinnen und Verfasser durch Microsoft Copilot auch den Stil und die Länge der Nachricht anpassen lassen:

Mit Copilot kann der Stil und die Länge einer E-Mail per Mausklick verändert werden.

 

Einen grossen Mehrwert bietet Copilot auch bei überfüllten und somit unübersichtlichen Posteingängen. Mitarbeitende sind mitunter überfordert, welche E-Mail sie zuerst bearbeiten sollen. Copilot hilft hier, in dem die KI E-Mails priorisiert:

Copilot hilft, E-Mails zu priorisieren.

 

Copilot in Word

Ein leeres Blatt Papier in Word hat wohl jedem Mitarbeitenden schon mal die Motivation geraubt. Copilot leistet hier wertvolle Dienste, indem die KI auf Anweisung hin in Sekundenschnelle einen ersten Text liefert. Die Infos hierzu zieht der KI-Assistenz aus dem Internet:

Auf Anweisung hin erstellt Copilot in Word ein neues Dokument, die Infos kommen aus dem Internet.

 

Anwenderinnen und Anwender haben dank Copilot einen ersten Entwurf, den sie weiterbearbeiten können. Lars Zängerle betont noch einmal: «Es liegt in der Verantwortung der Benutzerinnen und Benutzer zu prüfen, ob das, was in dem Dokument steht, auch stimmt.»

Bei der Bearbeitung eines Dokuments unterstützt Copilot ebenfalls. Der KI-Assistent kann Dokumente umschreiben, zusammenfassen, kürzen oder auch die Darstellungsweise mit wenigen Mausklicks anpassen:

Copilot kann ein Textdokument zum Beispiel in Tabellenform darstellen.

 

In Word bietet Copilot viele Funktionen für die Bearbeitung eines Dokuments.

 

«Das ist alles so einfach und fast schon magisch», meint Sharon Oosterberg. Sehr hilfreich ist auch die Funktion, aus zwei vorhandenen Dokumenten ein neues zu erstellen:

Anwenderinnen und Anwender können Copilot zwei Word-Dokumente zur Verfügung stellen und aus beiden ein neues erstellen lassen.

 

Copilot in PowerPoint

Ähnlich wie in Word leistet Copilot auch in PowerPoint hilfreiche Dienste und füllt eine leere Präsentation in Sekundenschnelle. Per Anweisung sucht Copilot im Internet nach Informationen zu dem gewünschten Thema oder holt sich die Infos aus einem vorgegebenem Word-Dokument.

In Sekundenschnelle erstellt Copilot in PowerPoint einen ersten Entwurf für eine Präsentation, hier mit Informationen aus dem Internet.

 

In Sekundenschnelle erstellt Copilot in PowerPoint auf Basis eines Word-Dokuments eine Präsentation.

 

Nutzerinnen und Nutzer können Präsentationen mit Unterstützung von Copilot auch einfach bearbeiten und beispielsweise Seiten hinzufügen, die Präsentation zusammenfassen oder umgestalten lassen. Copilot kann zum Beispiel eine sehr textlastige Seite visualisieren:

Copilot soll diese sehr textlastige Seite umgestalten.

 

Statt viel Text ist die Seite in Sekundenschnelle visualisiert.

 

Sehr hilfreich für den Vortrag einer Präsentation ist, dass Copilot auch Sprecher-Notizen erstellen. «Copilot hilft uns Zeit zu sparen und besser zu moderieren», meint Sharon Oosterberg.

Copilot erstellt für den Vortrag Sprecher-Notizen.

 

Copilot in Excel

In Excel unterstützt Copilot die Anwenderinnen und Anwender dabei, Daten zu erkunden, zu verstehen, zu analysieren und zu visualisieren. Copilot kann Daten in Excel filtern, sortieren und hervorheben.

Auf Anweisung analysiert Copilot eine Excel-Datei zum Beispiel auf die wesentlichen Trends:

Copilot analysiert Daten in Excel auf die drei wesentlichen Trends.

 

Auch bei der Erstellung von Formeln unterstützt Copilot:

Copilot unterstützt in Excel bei der Erstellung von Formeln.

 

Darüber hinaus kann Copilot Daten visualisieren und Diagramme erstellen:

Copilot erstellt anhand der Daten eine anschauliche Grafik.

 

Fazit

Copilot ist ein sehr mächtiges und hilfreiches Tool und unterstützt seine Nutzerinnen und Nutzer in der gesamten 365-Welt von Microsoft. In Teams hilft Copilot, sich auf Meetings vorzubereiten oder fasst Meetings zusammen. In Outlook kann Copilot E-Mail-Threads zusammenfassen, E-Mails priorisieren und neue E-Mails erstellen. In Word und PowerPoint erstellt Copilot in Sekundenschnelle Dokumente und kann vorhandene Dokumente auf Wunsch bearbeiten. In Excel analysiert Copilot Daten und hilft so, Daten schneller zu verstehen und zu visualisieren.