Tutoriel : Créer un tableau de bord Power BI

Les tableaux de bord de Business Intelligence (ou BI Dashboards) sont des outils essentiels pour visualiser et présenter avec pertinence des analyses de données. Contrairement aux rapports qui peuvent comporter de nombreuses pages, les tableaux de bord sont présentés sur une seule page et proposent un aperçu compact des indicateurs clés et des tendances qui permettent une prise de décision de meilleure qualité, plus rapide et plus adaptée à la réalité.

La plateforme la plus populaire et la plus importante au monde pour créer des tableaux de bord de BI de toutes sortes est, depuis de nombreuses années déjà, Power BI de Microsoft. Power BI n’est pas seulement plus facile à utiliser que d’autres logiciels, mais permet également l’automatisation complète de la connexion, de la préparation et de la visualisation de données sur un tableau de bord.

En comparaison avec l’analyse de données sur Excel, il est possible de traiter un plus grand volume de données tout en bénéficiant de plus de sécurité et d’interfaces standard pour vos sources de données. C’est notamment le cas lorsque les données sont issues d’un système ERP, comme dans notre exemple.

Exemple : Créer un tableau de bord Power BI pour les factures en suspens

Dans notre exemple, nous allons créer un tableau de bord dans le domaine de la finance et du controlling. Le but de notre solution est de mettre à disposition chaque jour, automatiquement et de manière actualisée, toutes les factures en suspens des clients, sans qu’il soit nécessaire d’extraire manuellement un rapport du système ERP. En outre, les longues listes PDF doivent être remplacées par une présentation claire et condensée sous la forme d’un tableau de bord Power BI qui permet d’afficher des détails grâce à un simple clic.

Tutoriel : Créer un tableau de bord Power BI en six étapes

• Étape 1 : Connecter Power BI à une source de données et extraire/lire des données
• Étape 2 : Transformer et traiter les données avec Power Query
• Étape 3 : Créer un modèle de données
• Étape 4 : Définir un indicateur avec les mesures Power BI
• Étape 5 : Visualiser les données
• Étape 6 : Créer et partager un tableau de bord

Nous souhaitons vous montrer dans cet article, à l’aide d’un exemple d’application pratique, comment connecter des données et créer un tableau de bord Power BI moderne, étape par étape, de la connexion des données à la création d’un modèle de données et à la validation du tableau de bord terminé.

Comme exemple, nous avons choisi le système ERP Abacus, très populaire en Suisse. Le principe est cependant le même, peu importe l’ERP que vous utilisez : les données peuvent être connectées directement ou indirectement grâce à un connecteur.

Étape 1 : Connecter Power BI à une source de données et extraire/lire des données

Avec Power BI, il est possible de connecter plus de 160 sources de données différentes, comme des fichiers Excel ou CSV, des bases de données SQL ou des API. Il est même possible de connecter en une fois un dossier entier contenant de nombreux fichiers Excel.

Pour notre exemple avec Abacus, nous avons besoin du connecteur de données ODBC, une interface standardisée de base de données, également utilisée pour de nombreux autres fournisseurs. Grâce à cette interface, il est possible de connecter Power BI à la base de données du système ERP et lire des tableaux complets.

Voici comment procéder :

1. Ouvrez un nouveau fichier Power BI
2. Allez dans le menu « Accueil », puis dans la section « Données », cliquez sur « Obtenir les données » (capture d’écran 1).
3. Recherchez le connecteur ODBC, sélectionnez-le puis cliquez sur « se connecter »

Capture d’écran 1

4. Dans la nouvelle boîte de dialogue, choisissez l’interface ODBC installée et entrez vos données de connexion (capture d’écran 2).

Capture d’écran 2

5. Une fois connecté, vous obtiendrez une liste des tableaux disponibles avec des désignations techniques.

Capture d’écran 3

Astuce : De quels tableaux avez-vous besoin ? Vous pouvez ici utiliser une fonctionnalité très utile d’Abacus : lorsque vous êtes dans le champ de saisie Abacus correspondant, cliquez sur le symbole du point d’interrogation et ensuite sur “Informations sur le champ”. Ici, le nom de la table et du champ qui peut être sélectionné dans la sélection de tables (capture d’écran 3) est affiché ici.

Capture d’écran 4

6. Sélectionnez maintenant le tableau qui vous intéresse et cliquez sur « Transformer les données » (capture d’écran 5).

Capture d’écran 5

Étape 2 : Transformer et traiter les données avec Power Query

Une fois le bon tableau trouvé et sélectionné, l’Éditeur Power Query s’ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Power Query est un outil puissant qui permet de nettoyer, préparer et modéliser des tableaux de données. Presque toutes les fonctionnalités peuvent être exécutées par glisser-déposer. Les différentes étapes de transformation et les résultats intermédiaires sont également facilement compréhensibles.

Capture d’écran 6

Pour notre exemple, nous allons effectuer les transformations suivantes :

1. Nous choisissons tout d’abord les colonnes du tableau dont nous aurons besoin pour notre analyse (capture d’écran 6).
2. Nous ajoutons ensuite une colonne conditionnelle qui regroupe chaque facture ouverte en fonction de son retard actuel. Pas besoin de code pour ça : il est possible de définir la règle exacte dans une boîte de dialogue guidée (voir capture d’écran 7).

Capture d’écran 7

Une fois cette étape de transformation définie, vous pouvez tout de suite constater le résultat :

Capture d’écran 8

3. Pour finir, importez les données transformées dans le modèle de données en cliquant sur « Fermer & Appliquer ».

Étape 3 : Créer un modèle de données

Les rapports et visualisations de Power BI sont toujours basés sur un modèle de données. Un modèle de données est une série de tableaux qui sont en relation les uns avec les autres.

En pratique, nous travaillons presque exclusivement avec ce qu’on appelle les modèles en étoile, qui sont composés de tables de dimension et de tables de faits.

Une table de dimension contient des données de référence alors qu’une table de faits contient des données de flux (p. ex. écritures comptables). Une table de dimension permet de filtrer, agréger et découper les données de flux.

Dans notre exemple pratique, nous avons préparé un deuxième tableau avec des données sur les clients. La table de dimension « Clients » contient toutes les données de base pertinentes, comme le numéro de client, la désignation du client ou la région d’appartenance. La table de faits contient les factures actuellement en suspens.

Afin que nous puissions filtrer les factures en suspens en fonction des données de base du client, nous devons établir une relation entre les deux tables. On peut le faire simplement par glisser-déposer :

Glissez le champ « NR Client » de la table « Clients » vers le champ du même nom dans la table « Détails débiteurs ». Vous aurez alors la relation suivante :

Capture d’écran 9

Un client unique n’apparaît qu’une seule fois dans la table « client », même si nous pouvons bien entendu avoir plusieurs factures en suspens pour un seul client. C’est pourquoi nous voyons un « 1 » à un bout de la relation et le symbole « * » à l’autre bout de la relation.

De plus, la flèche sur la ligne montre le sens de filtrage : nous filtrons nos factures en suspens toujours en fonction de nos données de base concernant nos clients (et pas l’inverse).

Étape 4 : Définir un indicateur avec les mesures Power BI

Maintenant que nous avons créé notre modèle de données, nous pouvons nous pencher sur la définition d’indicateurs. Dans Power BI, les indicateurs sont appelés « mesures » et sont écrits en langage DAX.

Grâce aux mesures, nous pouvons pratiquement tout représenter, des calculs les plus simples (p. ex. somme, moyenne) aux calculs les plus complexes. Et grâce au modèle de données défini précédemment (voir étape 2), les calculs simples sont déjà bien plus puissants que des calculs statiques dans un tableau Excel. (Nous vous conseillons à ce propos la lecture de notre article de blog : Analyser ses données avec Power BI ou Excel ? Comparaison)

Dans notre exemple, nous créons une mesure simple (voir capture d’écran 10), qui fait la somme via la colonne « LWOP » dans le tableau des factures ouvertes « Détails débiteurs » et totalise les montants des factures ouvertes :

Capture d’écran 10

Étape 5 : Visualiser les données

Maintenant que nous avons défini nos mesures, nous avons réuni toutes les conditions qui nous permettent de visualiser les données.

Pour cela, nous sélectionnons une visualisation en matrice, qui apparaîtra tout d’abord sur la page comme un visuel vide. Nous plaçons ensuite notre mesure dans le champ « Valeurs » et « Entreprise » dans le champ « Lignes » par un simple glisser-déposer (voir capture d’écran 11).

Capture d’écran 11

Avec ces quelques clics, nous avons déjà créé une première visualisation de nos données :

Capture d’écran 12

Étape 6 : Créer et partager un tableau de bord

Grâce à ces bases, nous pouvons construire un tableau de bord Power BI de qualité et le partager avec nos collègues sur Power BI Online Service. Ici, il est également possible de paramétrer notre rapport de telle sorte que chaque utilisatrice ou utilisateur ne voie que les factures en suspens de ses propres clients.

Capture d’écran 13

Les éléments typiques d’un tableau de bord Power BI sont les visualisations de données (graphiques à barres, histogrammes empilés, nuages de points, etc.), les matrices, les fonctions de recherche pour des analyses détaillées ainsi que les filtres.

Pour interagir avec les données, il suffit de cliquer sur un élément de votre choix. Cliquez par exemple sur une barre d’un graphique ou utilisez des filtres pour mettre en avant des détails.

Nous espérons que notre tutoriel vous a donné un aperçu pratique de la création de tableaux de bord avec Power BI. Si vous avez des questions sur ce tutoriel ou un cas d’application pour lequel vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires.

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