« Le nouveau monde du travail rend indispensable l’apprentissage de nouveaux outils informatiques »

Pour l’édition de cette année de notre Smart Working Day sur les thèmes de la collaboration, de la productivité et des compétences personnelles, nous avons invité deux femmes exceptionnelles.

Jennifer Nagrath est assistante de PDG chez Microsoft et explique lors de sa présentation quels sont les outils et les méthodes de travail qui les rendent, elle et sa cheffe, plus productives et plus efficaces – sans qu’elles aient à se voir en personne. À côté de son travail, elle a lancé un projet de transfert de connaissances, sous forme de sessions en peer-to-peer, qui permet aux assistantes Microsoft de former les aides externes aux outils propres à l’entreprise.

Manuela Leonhard est l’assistante personnelle de Corinne Mauch, la syndique de la ville de Zurich. Son charisme et son ouverture l’ont en outre rendue célèbre bien au-delà des murs de l’hôtel de ville. Dans sa conférence, elle donne un aperçu de son travail quotidien et explique comment elle utilise son intelligence émotionnelle dans les rapports humains.

Manuela Leonhard dans l’hôtel de ville de Zurich

Madame Leonhard, vous avez suivi un apprentissage de commerce dans une étude d’avocats, vous êtes devenue hôtesse de l’air au début de votre trentaine, vous étiez propriétaire d’un hôtel et vous êtes mère de 4 enfants. Comment êtes-vous devenue l’assistante personnelle de Corine Mauch ?

Manuela Leonhard : à 30 ans, je n’aurai jamais pensé avoir un jour un travail si formidable, varié et intéressant lorsque j’approcherai la cinquantaine. D’après mon expérience, ce sont les connexions avec les bonnes personnes au bon moment et au bon endroit qui permettent d’arriver à des choses merveilleuses au fil des années. Et si vous mettez tout votre cœur et toute votre âme dans tout ce que vous entreprenez, alors cela laisse une impression sur les gens.

Madame Nagrath, la rumeur dit que votre place d’assistante de PDG de Microsoft est due à votre caractère proactif et à votre détermination.

Jennifer Nagrath : j’ai postulé en 2015 à ce poste par voie officielle et reçu immédiatement une réponse négative. Cette nouvelle m’a fait faire des nuits blanches pendant deux jours, parce que j’étais persuadée à cent pour cent que ce job était fait pour moi. J’ai donc décidé de convaincre Marianne Janik personnellement grâce à un email original et direct. Peu de temps après, j’ai rencontré Marianne pour un entretien – le reste appartient à l’histoire.

« Je perçois les assistantes et assistants comme des pionnières et pionniers de la numérisation à l’étage de la direction. Nous sommes celles et ceux qui font la liaison entre nos supérieurs et le nouveau monde du travail et nous leur montrons comment celui-ci rend notre quotidien plus simple et efficace. »

Jennifer Nagrath

Vous travaillez toutes les deux en tant qu’assistante de personnalités en vue et influentes. Quelles sont les compétences professionnelles et personnelles les plus importantes qu’un tel poste requiert ?

Manuela Leonhard : à mon avis, ce qui est nécessaire pour une place comme la mienne sont avant tout une bonne connaissance de l’être humain et des compétences émotionnelles, parachevées par une pensée systémique, une bonne capacité d’organisation et, bien entendu, de l’intérêt et beaucoup de curiosité.

Jennifer Nagrath : professionnellement, je dirais un talent pour la priorisation et la coordination. Les compétences personnelles dépendent fortement de la cheffe ou du chef, il faut donc rester ouvert et souple.

La numérisation bouleverse la manière dont nous collaborons aujourd’hui et dont nous collaborerons dans le futur. Quelles sont les compétences qui, à l’avenir, seront capitales et permettront de maîtriser les tâches d’une assistante ou d’un assistant ces 10 prochaines années ?

Jennifer Nagrath : je perçois les assistantes et assistants comme des pionnières et pionniers de la numérisation à l’étage de la direction. Nous sommes celles et ceux qui font la liaison entre nos supérieurs et le nouveau monde du travail et nous leur montrons comment celui-ci rend notre quotidien plus simple et efficace.

Manuela Leonhard : le coronavirus est venu d’un jour à l’autre bouleverser notre vie de bureau. Tout est soudainement devenu numérique. En trois semaines, nous nous sommes familiarisés avec différents systèmes de téléconférence et de vidéoconférence. J’ai dû m’organiser différemment parce que tout le monde était en télétravail et j’étais la seule à être au bureau à l’hôtel de ville. Afin de pouvoir survivre dans le nouveau monde du travail, l’apprentissage continuel de nouveaux outils informatiques est indispensable.

Une des compétences clés les plus importantes est la capacité à collaborer. Comment la collaboration a-t-elle évolué par le biais des outils numériques ?

Jennifer Nagrath : chez nous, la collaboration ne se déroule pas seulement avec les parties prenantes internes, mais aussi au-delà du cadre de l’entreprise, avec nos partenaires et nos clients. Pour la réussite d’un projet, il est particulièrement déterminant d’avoir un « espace » commun pour les documents, les tâches, les conversations, etc.

Manuela Leonhard : le fait de travailler ensemble avec un outil de collaboration met tout le monde sur un pied d’égalité. Il n’y a plus ce qui est à toi d’un côté et ce qui est à moi de l’autre, mais tout est à nous, et cela renforce l’esprit d’équipe.

Quels outils utilisez-vous, à titre personnel, pour travailler de manière plus productive et plus efficace ?

Jennifer Nagrath : mon quotidien professionnel tourne autour de Microsoft Teams, Outlook et To Do. Un bon exemple dans Microsoft Teams est la conversation au sein d’un canal. Il s’agit en quelque sorte d’une grande discussion de groupe. Toute personne qui a accès à cette conversation peut la suivre et y participer. Depuis que chez Microsoft nous communiquons de cette façon au sein de projets, le flux des emails sur Outlook a été massivement réduit. Toutes les informations se trouvent à un endroit centralisé. Je conseille vivement d’utiliser To Do pour les questions en suspens, les listes et les rappels. Cela rend ma routine quotidienne beaucoup plus facile – que ce soit sur mon ordinateur portable ou en chemin sur mon smartphone.

Manuela Leonhard : personnellement, je ne travaille pas seulement sur un PC et un ordinateur portable au travail, j’utilise également des applications pour smartphone. Depuis mon iPhone, j’ai aussi accès à mes applications de bureautique, comme sur un ordinateur. Je trouve cela extraordinaire, parce que cela me permet d’effectuer des tâches en dehors des heures de bureau comme lire mes emails, consulter mon agenda, etc. Et bien entendu, je reste ainsi constamment joignable.

« Notre communication est environ à 70% non verbale et à 30% verbale. L’intelligence émotionnelle est pour moi la condition qui permet de « lire » les gens et de comprendre ce qui se passe de manière non verbale. C’est également une chose particulièrement passionnante pour toutes celles et tous ceux qui travaillent avec de nombreuses personnes très différentes les unes des autres. »

Manuela Leonhard

De nombreuses personnes qui ont été dépendantes de meetings virtuels pour la première fois pendant le confinement ont trouvé que la productivité est bien souvent laissée pour compte. Qu’est-ce qui est pour vous la base de votre occupation d’assistante par écran interposé ? Comment devrait-on préparer une réunion virtuelle en comparaison avec une réunion en présentiel ?

Manuela Leonhard : ce passage des meetings en présentiel aux meetings virtuels a été marqué par l’apprentissage sur le tas. Au début, tout le monde se coupait la parole jusqu’à ce qu’on réalise que c’était chaotique. Clairement, il faut que quelqu’un de bien préparé soit responsable du déroulement de la réunion et que tout le monde ait accès aux documents et aux présentations.

Jennifer Nagrath : nous travaillons depuis 5 ans indépendamment d’où nous nous trouvons, le passage au télétravail n’a donc pas changé grand-chose pour nous. Mais qu’elle soit tenue virtuellement ou en présentiel, un programme et les points de discussions représentent le b.a.-ba de toute réunion. Cela donne la possibilité aux participantes et participants de se préparer en conséquence et d’être ainsi également au clair de ce qui est attendu de la réunion et de qui prendra quel rôle. Lors de meetings virtuels, nous utilisons également la vidéo, ce qui donne une touche personnelle et permet de parler à ses collègues de manière plus directe. Et, un point particulièrement important : nous pouvons percevoir les émotions.

Madame Nagrath, dans votre présentation du Smart Working Day « Re-imagine Work : Wie führe ich meinen Chef in einer hybriden Welt ? » (en français : « Réimaginer le travail : comment guider son supérieur dans un monde hybride ? »), vous nous invitez à percevoir la collaboration comme indépendante d’un endroit précis. Dans ce contexte, vous nous racontez que, dans votre quotidien professionnel, vous ne rencontrez votre cheffe en personne qu’une fois par semaine. Quelles sont les opportunités qui s’ouvrent grâce à la collaboration hybride ?

Jennifer Nagrath : dans le futur, nous pourrons tous être bien plus capables de décider où et quand nous travaillons. Devenue maman depuis peu, j’apprécie particulièrement cette flexibilité. De plus, la réduction du nombre de voyages d’affaires va avoir des effets positifs sur l’environnement.

Quel inconvénient peut-il y avoir lorsque les rencontres en présentiel régulières viennent à manquer ?

Jennifer Nagrath : pour moi, le défi principal se situe au niveau émotionnel. Il est plus difficile dans un monde du travail virtuel de maintenir un contact personnel.

Madame Leonhard, vous tenez la conférence principale du Smart Working Day cette année et ne donnez pas seulement un aperçu de l’intelligence émotionnelle, mais révélez également comment vous l’utilisez. Que signifie pour vous l’intelligence émotionnelle et pourquoi est-elle si importante pour vous ?

Manuela Leonhard : l’intelligence émotionnelle représente pour moi l’empathie, la compassion et la capacité à comprendre les êtres humains. Notre communication est environ à 70% non verbale et à 30% verbale. L’intelligence émotionnelle est pour moi la condition qui permet de « lire » les gens et de comprendre ce qui se passe de manière non verbale. C’est également une chose particulièrement passionnante pour toutes celles et tous ceux qui travaillent avec de nombreuses personnes très différentes les unes des autres.

Merci beaucoup pour cette interview.