Die 5 Projektphasen im Projektmanagement
Projekte folgen klaren Phasen. Erfahre, wie das Projektmanagement-Phasenmodell Orientierung gibt, welche 5 Projektphasen es gibt und warum ein Ablaufplan unverzichtbar ist.
Jedes erfolgreiche Projekt braucht Struktur. Genau das bieten die Phasen im Projektmanagement. Sie sorgen für Klarheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Wer weiss, wo das Projekt steht und was als Nächstes kommt, kann fundierte Entscheidungen treffen und Risiken frühzeitig erkennen.
Ein gut definiertes Projektmanagement-Phasenmodell ist daher nicht ein administratives Hindernis, sondern vielmehr eine echte Orientierungshilfe. Damit lassen sich Projekte von der ersten Idee bis zum erfolgreichen Abschluss planen, überwachen und umsetzen.
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist zudem eine realistische Terminplanung. Erfahre dazu mehr im Beitrag Terminplanung in Projekten.
Die 5 Projektphasen im Projektmanagement
Das klassische Phasenmodell im Projektmanagement besteht aus fünf Schritten, die den gesamten Projektlebenszyklus abbilden:
1 Initialisierung / Projektstart
In dieser ersten Phase wird die Projektidee konkretisiert. Zunächst werden Ziele, Nutzen und Rahmenbedingungen definiert. Es folgt eine Analyse aller am Projekt beteiligten Stakeholder sowie eine Überprüfung auf Machbarkeit. Am Ende steht ein Projektauftrag, der als Grundlage für alle weiteren Schritte dient.
Viele Organisationen stellen sich die Frage, welches eigentlich die «richtigen Projekte» sind, die verfolgt werden sollen. Knappe Ressourcen verlangen Auswahlprozesse. Hier kommt Strategisches Portfolio-Management ins Spiel.
2 Planung
Die Projektplanung ist das Herzstück des Projekts. Sie legt fest, (1) was erreicht werden soll, (2) wann es passieren soll und (3) wer dafür verantwortlich ist. Elemente wie Ablaufplan, Meilensteine, Ressourcenplanung und Risikomanagement schaffen die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung.
3 Umsetzung / Durchführung
Hier wird das Projekt in greifbare Resultate überführt. Teams arbeiten an Aufgaben, liefern Ergebnisse und kommunizieren Fortschritte. Entscheidend ist hier eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung, um Doppelspurigkeit zu vermeiden.
4 Controlling / Steuerung
Diese Phase ist wichtig, um Projektziele, Zeitpläne und Budgets einzuhalten. Eine laufende Überprüfung stellt sicher, dass alles nach Plan läuft. Selten kommt ein Projekt ohne Anpassungen aus, auch diese werden vorgenommen. Ein agiles Arbeitsumfeld verlangt Flexibilität, ohne dabei die Ziele aus den Augen zu verlieren.
5 Abschluss
Fast geschafft! Nach erfolgreicher Umsetzung folgt die Abschlussphase. Ergebnisse werden dokumentiert, Erfahrungen reflektiert und in einem Projektabschlussbericht zusammengefasst. «Lessons Learned» sorgen dafür, dass wichtige Erkenntnisse in die nächsten Projekte fliessen.
Projektmanagement-Prozessmodell: Wie läuft Projektplanung ab?
Während das oben beschriebene Phasenmodell den zeitlichen Ablauf eines Projekts beschreibt, liefert das Prozessmodell den methodischen Rahmen. Es definiert wie die einzelnen Aktivitäten ablaufen, und legt Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten fest.
Ein Projektmanagement-Prozessmodell beschreibt den strukturierten Ablauf aller Projektaktivitäten. Es dient der Standardisierung, Kommunikation und Qualitätssicherung. Zudem hilft es dabei, Schwachstellen früh zu erkennen und Wissen übertragbar zu machen.
Es gibt nicht das eine perfekte Prozessmodell, vielmehr haben sich verschiedene Standards etabliert, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Alle haben dasselbe Ziel: Struktur, Klarheit und Vergleichbarkeit in Projekte bringen. Die folgenden Prozessmodelle gehören zu den bekanntesten klassischen Standards:
- PMI / PMBOK: Das Projekt Management Institute (PMI) mit seinem PMBOK Guide (Projekt Management Body of Knowledge) ist ein weltweit anerkanntes Framework mit fünf klar definierten Prozessgruppen und zehn Wissensgebieten. Seine Standardisierung und Methodenoffenheit machen es besonders beliebt bei grossen, internationalen Organisationen.
- PRINCE2: Das PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) ist ein stark prozessorientiertes Modell mit Fokus auf Steuerung, Business Case und Rollenverständnis. Es legt grossen Wert auf den wirtschaftlichen Nutzen eines Projekts und wird häufig in behördlichen, regulierten oder komplexen Projekten eingesetzt.
- HERMES: Das Schweizer Standardmodell wurde ursprünglich für Behörden entwickelt und wird heute auch in der Privatwirtschaft erfolgreich eingesetzt. Seine Praxisnähe und sein modularer Aufbau erleichtern die Anpassung an verschiedene Projektgrössen.
- IPMA ICB: Die International Project Management Association (IPMA) verfolgt mit ihrer Individual Competence Baseline (ICB) einen anderen Ansatz. Statt Prozesse zu standardisieren, stellt sie die Kompetenzen von Projektleitenden in den Mittelpunkt. Es ist damit ein stark personenorientiertes Modell.
Neben den klassischen gewinnen agile Standards an Bedeutung. Einen Überblick findest du im Beitrag «Projektmanagement-Methoden im Vergleich: Von klassisch bis agil».
Was gehört in eine Projektplanung und einen Ablaufplan?
Ein solider Projektplan ist das strategische Fundament erfolgreicher Projekte. Er verbindet Strategie, Ressourcen und Umsetzung in einem zentralen Dokument. Die folgenden fünf Elemente sollten darin enthalten sein:
- Ziele und Ergebnisse: Definiere klar, was erreicht werden soll.
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Lege fest, wer was bis wann macht.
- Zeitplan und Meilensteine: Erstelle einen strukturierten Ablaufplan mit Terminen.
- Budget und Ressourcen: Lege finanzielle und personelle Mittel fest.
- Risiken und Qualitätsmanagement: Erkenne Risiken frühzeitig und sichere die Ergebnisqualität.
Die Begriffe Projektplan und Ablaufplan werden oft synonym verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Ebenen der Planung im Projektmanagement. Während der Projektplan als strategisches Fundament dient, ist der Ablaufplan deutlich detaillierter. Er zeigt die logische und zeitliche Abfolge aller Aufgaben und Meilensteine. Typische Elemente eines Ablaufplans sind:
- Arbeitspakete und Abhängigkeiten: Zeige, in welcher Reihenfolge Aufgaben erledigt werden und welche voneinander abhängen.
- Start- und Endtermine: Definiere klare Zeitpunkte für den Beginn und Abschluss jeder Aktivität.
- Meilensteine: Markiere zentrale Ereignisse oder Entscheidungspunkte, an denen Fortschritte überprüft werden.
- Verantwortlichkeiten: Weise Aufgaben eindeutig Personen oder Teams zu.
- Visualisierung: Stelle den Ablauf übersichtlich dar, z. B. in Form von Gantt-Diagrammen oder Netzplänen.
Bildlich gesprochen ist der Projektplan der Bauplan eines Hauses der zeigt, was entstehen soll. Der Ablaufplan ist die zeitliche Landkarte, die festlegt, wann welche Arbeiten umgesetzt werden.
Wie managt man ein Projekt erfolgreich?
Der Erfolg eines Projekts liegt in der Verbindung von Phasenmodell und Prozessmodell. Das Phasenmodell liefert den zeitlichen Fahrplan von der Idee bis zum Abschluss. Das Prozessmodell definiert den methodischen Rahmen mit Standards wie PMI, PRINCE2, HERMES oder IPMA.
In einem Praxisbeispiel zeigt sich die Stärke dieser Kombination. Bei der Einführung einer neuen Unternehmenssoftware wird in der Planungsphase festgelegt, welche Standorte, Systeme und Benutzer/innen betroffen sind. In der Umsetzung sorgt das Phasenmodell für eine klare zeitliche Struktur: Pilotphase, Testbetrieb, Go-Live und Nachbetreuung.
Das Prozessmodell, z. B. nach PMI oder HERMES, definiert parallel klare Rollen, Entscheidungswege und Qualitätsstandards. So weiss jedes Teammitglied, wann welche Freigaben nötig sind, welche Dokumente erstellt werden müssen und wie Änderungen gesteuert werden.
Weitere Erfolgsfaktoren für professionelles Projektmanagement sind klare Zieldefinitionen, verbindliche Kommunikation, gutes Stakeholder-Management, realistische Planung mit Reserven für Unvorhergesehenes, Agilität und Flexibilität, frühzeitige Risikoerkennung, standardisierte Qualitätssicherung und ein kompetentes Projektteam.
Fazit
Ob kleines oder grosses Projekt: Das Phasenmodell ist unverzichtbar. Es schafft Struktur, Kontrolle und Nachvollziehbarkeit. Mit fünf Projektphasen bietet es Orientierung und Flexibilität, um Projekte sicher ans Ziel zu bringen. Das Prozessmodell liefert den methodischen Rahmen und sorgt mit anerkannten Standards für Klarheit und Vergleichbarkeit.
Wer Projekte professionell managen will, sollte die Grundlagen und Methoden vertiefen. Weiterbildungen im Projektmanagement sorgen dafür, dass Tools sicher angewandt werden. Sie stärken die Führungskompetenz und Entscheidungsfähigkeit. Gleichzeitig erhöhen sie die eigene Sichtbarkeit auf dem Arbeitsmarkt. Zertifizierungen wie PMI, PRINCE2 oder HERMES sind gefragte Qualifikationen, die zeigen, dass du Projekte strukturiert und effizient zum Erfolg führen kannst.
FAQ
Wie läuft Projektmanagement ab?
Projektmanagement folgt einem klaren Ablauf von der Idee über die Planung, Steuerung und Umsetzung bis zum Abschluss. Je nach Ansatz werden klassische oder agile Methoden angewandt, doch das Ziel bleibt gleich: Projekte effizient, planbar und erfolgreich realisieren.
Welche Phasen hat ein Projekt?
Nach dem Phasenmodell im Projektmanagement wird ein Projekt in fünf Phasen gegliedert: (1) Initialisierung / Projektstart, (2) Planung, (3) Umsetzung / Durchführung, (4) Controlling / Steuerung und (5) Abschluss.
Was ist ein Ablaufplan im Projektmanagement?
Ein Ablaufplan zeigt, in welcher Reihenfolge Aufgaben und Meilensteine im Projekt umgesetzt werden. Er ist der zeitliche Fahrplan des Projekts und macht Abhängigkeiten sichtbar.
Was gehört in eine Projektplanung?
Ein vollständiger Projektplan umfasst Ziele und Ergebnisse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Zeitplan und Meilensteine, Budget und Ressourcen sowie Risiken und Qualitätsmanagement. Er ist damit das strategische Fundament jedes Projekts.
Wie wird ein Projekt erfolgreich?
Erfolgreiche Projekte beruhen auf klarer Struktur und guter Kommunikation. Durch Anwendung des Phasen- und Prozessmodells wird ein Projekt sicher zum Ziel geführt. Weiterbildungen im Projektmanagement stärken den Projekterfolg und die eigene Karriere.
Was ist der Unterschied von Phasenmodell und Prozessmodell?
Das Phasenmodell beschreibt den zeitlichen Ablauf eines Projekts vom Start bis zum Abschluss. Das Prozessmodell hingegen legt fest, wie diese Phasen methodisch gestaltet werden, mit definierten Prozessen, Rollen, Dokumenten und Qualitätsstandards.