Terminplanung in Projekten
Ist die Terminplanung für ein Projekt, unabhängig von der Grösse, überhaupt sinnvoll? Wenn ja, worauf sollte geachtet werden?
Unsere Hauptaufgabe ist nicht, zu erkennen, was unklar in weiter Entfernung liegt, sondern zu tun, was klar vor uns liegt. Thomas Carlyle (1795–1881)
Es ist in der Zwischenzeit durchaus bekannt und auch gefordert, dass es in Projekten unterschiedlichster Grössenordnung sinnvoll ist, einen Projektplan zu erstellen und auch aktiv zu nutzen und zu leben.
Vermutlich kennen Sie das: Im Rahmen der Projektinitialisierung wird zunächst eher strukturell gearbeitet. Die Projektbeteiligten, insbesondere der Projektleiter, sind noch nicht in der fachlichen Arbeit versunken, sondern sind im Wesentlichen damit beschäftigt, das Projekt konzeptionell korrekt aufsetzen. Dazu gehört der Projektterminplan. Meist wird dieser initial generiert mit dem Hauptfokus, das Management zu informieren. Leider wird ein solcher Plan dann häufig nicht weiterentwickelt und in noch selteneren Fällen zur Projektfortschrittskontrolle aktiv eingesetzt.
Was sind also die Voraussetzungen um einen «adressatengerechten» Terminplan zu erstellen und diesen auch aktiv zu leben?
- Klare und verbindliche Vorgabe von Zielen bei dem Einsatz von Projektterminplänen
Soll der Plan rein zur Visualisierung für das Management dienen, oder will/muss der Projektleiter mit diesem Plan sein Team aktiv führen und den Fortschritt zeitnah überwachen?
Es ist nur sinnvoll, einen Plan zu erstellen, wenn dieser auch im Anschluss daran als Basis des Projektcontrollings eingesetzt wird. Auch der Umkehrschluss ist gültig: Es ist nur sinnvoll, das zu überwachen, was auch geplant wurde.
- Guidelines für das Erstellen von Terminplänen
Insbesondere bei Grossprojekten ist es sehr hilfreich, wenn die unternehmensspezifischen und/oder projektspezifischen Spielregeln zur Erstellung von Terminplänen den Planern bekannt sind. Hierbei geht es in erster Line um das Definieren und anschliessende Einhalten von abgestimmten Standards.
- Eindeutiges Verständnis über den Einsatz des Plans
Soll der Projektterminplan nur die Grobstruktur des Projekts abbilden oder sind die einzelnen Arbeitspakete für sämtliche Projektbeteiligte im Detail beschrieben?
- Qualifizierter Planer
Meist stellt sich die Frage, ob der Projektleiter bei der anstehenden Terminplanung neben seinen weiteren Aufgaben im Projektmanagement ausreichend Zeit findet, um den Terminplan in der geforderten und auch notwendigen Qualität zu generieren. Auch wenn er immer für diesen Plan verantwortlich sein wird, ist es durchaus üblich, diese Planungsaufgabe an einen projektspezifischen Planer zu delegieren.
- Fundierte Kenntnisse zur Terminkonflikterkennung und -lösung
Anhand von welchen Kenngrössen und Berichten werden die Terminkonflikte erkannt und welche möglichen Massnahmen zur Konfliktlösung stehen zur Verfügung?
- Art der Erstellung
Zum einen können Terminpläne «autoritär» durch den Projektleiter in Einzelarbeit erstellt und verkündet werden, zum anderen aber auch «kooperativ» mit den relevanten Projektbeteiligten in Teamarbeit.
- Eindeutige Strukturierung des Projekts mittels eines Projektstrukturplans (PSP)
Existiert ein Projektstrukturplan, der zur Umsetzung in einen Terminplan insbesondere seitens des Detaillierungsgrads geeignet ist? Welche weiteren Gliederungsprinzipien sind bereits bekannt (Sekundär-, Tertiär-, … Struktur)?
- Einsatz einer für diesen Plan geeigneten Softwareunterstützung
Terminpläne, selbst für kleine Projekte, wird man nicht «per Hand» malen wollen. Somit ist die Frage nach einer geeigneten Softwareunterstützung offen. Für wenig komplexe und unkomplizierte Projekte kann sich durchaus Microsoft Excel eignen. Sobald jedoch umfangreiche Projekte mit einer starken Vernetzung der Arbeitspakete sowie einer hohen Änderungsnotwendigkeit zu planen sind, sollte der Projektplaner auf professionelle Projektmanagement-Software wie zum Beispiel Microsoft Project zurückgreifen.
- Akzeptanz des Plans bei den Beteiligten (Management, Team)
Sämtliche Beteiligten im Projekt müssen sich mit diesem Plan identifizieren und ihre Bedürfnisse dort auch entsprechend wiedererkennen. Nur so kann eine notwendige Akzeptanz und damit ein aktives Arbeiten mit dem Terminplan erreicht werden.
- Bereitschaft zur Mitarbeit bei der Fortschreibung des Plans
Die Erstellung eines Projektterminplans ist keine einmalige Aufgabe. Der Plan muss laufend im Projekt fortgeschrieben werden. Dies ist mit durchaus nennenswertem Aufwand verbunden. Dieser Aufwand wird in der Regel nur dann betrieben, wenn auch der Nutzen daraus erkannt wird.
- Anforderungen an den Terminplan hinsichtlich Reporting bzw. Berichtswesen
Es ist durchaus hilfreich, bereits beim Erstellen des Projektterminplans Kenntnis darüber zu haben, welche Auswertungen und Berichte aus diesem Plan generiert werden sollen. Dies hat einen massgeblichen Einfluss auf die eigentlichen Planungsinhalte, den Detaillierungsgrad sowie die Definition von möglichen Metadaten für den Projektterminplan.
Der Terminplan stellt somit die verbindliche Planungsgrundlage für die Projektbeteiligten dar. Er liefert Aussagen zu den anstehenden Aufgaben und deren zeitlicher Ausprägung (Dauer). Zusätzlich sind die logischen Abhängigkeiten zwischen den jeweiligen Aufgaben dokumentiert sowie fest vordefinierte Termine in Form von Meilensteinen. Neben der Visualisierung des kritischen Pfades ermöglicht der Terminplan auch ein effizientes Erkennen von Konsequenzen bei Planänderungen. Sofern eine Ressourcenplanung vorgesehen ist, können sich aufgrund der Zuordnung von Ressourcen weitere terminliche Veränderungen ergeben.
Lieber ungefähr richtig als genau falsch.
Franz Josef Strauss
Bleiben Sie interessiert.