Terminplanung in Projekten
Wie lässt sich eine realistische und flexible Terminplanung gestalten, gerade in Zeiten agiler Methoden, hybrider Teams und digitaler Tools?
Unsere Hauptaufgabe ist nicht, zu erkennen, was unklar in weiter Entfernung liegt, sondern zu tun, was klar vor uns liegt.
Thomas Carlyle (1795–1881)
In Projekten unterschiedlichster Grössenordnung ist es sinnvoll, einen Projektplan zu erstellen und auch aktiv zu nutzen und zu leben.
Vermutlich kennst du das: Im Rahmen der Projektinitialisierung wird zunächst eher strukturell gearbeitet. Die Projektbeteiligten, insbesondere die Projektleitung, sind noch nicht in der fachlichen Arbeit versunken, sondern sind im Wesentlichen damit beschäftigt, das Projekt konzeptionell korrekt aufsetzen. Dazu gehört der Projektterminplan. Meist wird dieser initial generiert mit dem Hauptfokus, das Management zu informieren. Leider wird ein solcher Plan dann häufig nicht weiterentwickelt und in noch selteneren Fällen zur Projektfortschrittskontrolle aktiv eingesetzt.
Was sind also die Voraussetzungen um einen «adressatengerechten» Terminplan zu erstellen und diesen auch aktiv zu leben?
- Klare und verbindliche Vorgabe von Zielen bei dem Einsatz von Projektterminplänen
Soll der Plan rein zur Visualisierung für das Management dienen, oder will/muss die Projektleitung mit diesem Plan ihr Team aktiv führen und den Fortschritt zeitnah überwachen?
Es ist nur sinnvoll, einen Plan zu erstellen, wenn dieser auch im Anschluss daran als Basis des Projektcontrollings eingesetzt wird. Auch der Umkehrschluss ist gültig: Es ist nur sinnvoll, das zu überwachen, was auch geplant wurde. - Guidelines für das Erstellen von Terminplänen
Insbesondere bei Grossprojekten ist es sehr hilfreich, wenn die unternehmensspezifischen und/oder projektspezifischen Spielregeln zur Erstellung von Terminplänen den Planenden bekannt sind. Hierbei geht es in erster Linie um das Definieren und anschliessende Einhalten von abgestimmten Standards. - Eindeutiges Verständnis über den Einsatz des Plans
Soll der Projektterminplan nur die Grobstruktur des Projekts abbilden oder sind die einzelnen Arbeitspakete für sämtliche Projektbeteiligte im Detail beschrieben. - Qualifizierte Planende
Meist stellt sich die Frage, ob die Projektleitung bei der anstehenden Terminplanung neben weiteren Aufgaben im Projektmanagement ausreichend Zeit findet, um den Terminplan in der geforderten und auch notwendigen Qualität zu generieren. Auch wenn die Projektleitung immer für diesen Plan verantwortlich sein wird, ist es durchaus üblich, diese Planungsaufgabe an einen projektspezifischen Planenden zu delegieren. - Fundierte Kenntnisse zur Terminkonflikterkennung und -lösung
Anhand von welchen Kenngrössen und Berichten werden die Terminkonflikte erkannt und welche möglichen Massnahmen zur Konfliktlösung stehen zur Verfügung? - Art der Erstellung
Zum einen können Terminpläne «autoritär» durch die Projektleitung in Einzelarbeit erstellt und verkündet werden, zum anderen aber auch «kooperativ» mit den relevanten Projektbeteiligten in Teamarbeit. - Eindeutige Strukturierung des Projekts mittels eines Projektstrukturplans (PSP)
Existiert ein Projektstrukturplan, der zur Umsetzung in einen Terminplan insbesondere seitens des Detaillierungsgrads geeignet ist? Welche weiteren Gliederungsprinzipien sind bereits bekannt (Sekundär-, Tertiär-, … Struktur)? - Agile und hybride Ansätze
Heute werden Terminpläne zunehmend agil interpretiert: Sie dienen weniger starren Vorgaben, sondern als lebendiges Steuerungsinstrument, das mit kurzen Planungszyklen laufend angepasst wird. - Digitale Tools
Neben klassischen Tools wie MS Project nutzen viele Teams inzwischen cloudbasierte Plattformen, die Terminplanung, Aufgabenmanagement und Kommunikation verbinden. Asana, Jira oder Monday.com sind beliebte Alternativen. - Akzeptanz des Plans bei den Beteiligten (Management, Team)
Sämtliche Beteiligten im Projekt müssen sich mit diesem Plan identifizieren und ihre Bedürfnisse dort auch entsprechend wiedererkennen. Nur so kann eine notwendige Akzeptanz und damit ein aktives Arbeiten mit dem Terminplan erreicht werden. - Remote- und Hybridarbeit
Gerade in verteilten Teams mit digitalen Kollaborationstools gewinnt die Transparenz des Terminplans an Bedeutung. Zusammenarbeit findet heute oft verteilt und digital statt. - Anforderungen an den Terminplan hinsichtlich Reporting bzw. Berichtswesen
Es ist durchaus hilfreich, bereits beim Erstellen des Projektterminplans Kenntnis darüber zu haben, welche Auswertungen und Berichte aus diesem Plan generiert werden sollen. Dies hat einen massgeblichen Einfluss auf die eigentlichen Planungsinhalte, den Detaillierungsgrad sowie die Definition von möglichen Metadaten für den Projektterminplan.
Der Terminplan stellt somit die verbindliche Planungsgrundlage für die Projektbeteiligten dar. Er liefert Aussagen zu den anstehenden Aufgaben und deren zeitlicher Ausprägung (Dauer). Zusätzlich sind die logischen Abhängigkeiten zwischen den jeweiligen Aufgaben dokumentiert sowie fest vordefinierte Termine in Form von Meilensteinen. Neben der Visualisierung des kritischen Pfades ermöglicht der Terminplan auch ein effizientes Erkennen von Konsequenzen bei Planänderungen. Sofern eine Ressourcenplanung vorgesehen ist, können sich aufgrund der Zuordnung von Ressourcen weitere terminliche Veränderungen ergeben.
Lieber ungefähr richtig als genau falsch.
Franz Josef Strauss
Bleibe interessiert.