So funktioniert strategisches Projekt-Portfolio-Management
Für viele Organisationen stellt sich die Frage, welches eigentlich die «richtigen Projekte» sind. Aufgrund knapper Ressourcen, müssen Auswahlprozesse für die «richtigen Projekte» je länger je mehr eindeutig und nachvollziehbar geregelt werden. Hier kommt Projekt-Portfolio-Management ins Spiel.
Du musst nur sehr wenige Dinge in Deinem Leben richtig machen, solange Du nicht zu viele Dinge falsch machst.
(Warren Buffett)
Projektmanagement ist eine derzeit aktuell diskutierte Disziplin. Es geht dabei darum, einmalige und neuartige Aufgabenstellungen in Organisationen in der «neuen» Form der Zusammenarbeit mit begrenzten Ressourcen, definierten Terminen und gegebenen Zielen abzuarbeiten – «Die Projekte richtig machen.»
Für viele Organisationen stellt sich nun die Frage, welches eigentlich die «richtigen Projekte» sind. Meist wird diese Frage durch das Management nach mehr oder weniger standardisierten Prozessen und transparenten Kriterien entschieden. Dieser Weg war sicherlich auch ein passender und erfolgversprechender Weg. Jedoch zeichnet sich ab, dass die Ressourcen, insbesondere qualifizierte Mitarbeiter, aber auch die finanziellen Mittel zunehmend knapper werden. Somit ergibt sich die Notwendigkeit, den Auswahlprozess für die «richtigen Projekte» eindeutig und nachvollziehbar zu regeln.
Hier kommt das Projekt-Portfolio-Management ins Spiel.
Die derzeitig gültige Definition von Projekt-Portfolio-Management bei Wikipedia
«Das Projektportfoliomanagement umfasst die Analyse und übergeordnete Führung eines Projektportfolios anhand der Schlüsseleigenschaften der Projekte. Das Ziel des Projektportfoliomanagements ist es, die optimale Mischung der Projekte innerhalb der gegebenen Bedingungen (wie Kundenanliegen, strategische Ziele oder verfügbare Ressourcen) zu finden, die den grössten Beitrag zur Erfüllung der Ziele der Organisation leisten kann.»
Basierend auf dieser Definition müssen sich somit Unternehmen im Wesentlichen Klarheit verschaffen über:
- Strategische Ziele des Unternehmens
Wie möchte sich das Unternehmen langfristig ausrichten? Diese strategischen Ziele gelten für sämtliche Einheiten des Unternehmens und sollten operationalisiert formuliert sein. - Transparenter und realistischer Überblick über Unternehmensressourcen
Bezogen auf die Mitarbeiter bedeutet dies eine realitätsnahe Aussage zum Einsatz in bereits beauftragten und laufenden Projekten, aber auch über Auslastungen im Tagesgeschäft sowie in Grundlasten. - Kostensituation
Sofern auch die finanziellen Möglichkeiten eines Unternehmens die Auswahl von Projekten beeinflusst, wird ein transparenter zeitphasenbezogener Überblick notwendig sein. - Unternehmensexterne Rahmenbedingungen
Neben der eigenen Willensbekundung hinsichtlich der definierten Strategie ist es natürlich auch notwendig, die Rahmenbedingungen des Unternehmensumfelds realistisch einzuschätzen.
Beantworten Sie die Frage nach dem «richtigen Projekt» fundiert
Anschliessend werden auf der Basis der strategischen Ziele die sogenannten «business driver» definiert. Das Top-Management gewichtet diese, um damit Schwerpunkte für das Portfolio festzulegen.
Der nächste Schritt ist die Bewertung sämtlicher Projekte anhand der zuvor gewichteten «business driver». Die zu beantwortende Frage lautet: «Wie gut erfüllt das jeweilige Projekt die Erreichung der business driver und damit die Strategie des Unternehmens?» Das Ergebnis ist eine «Rangliste» der anstehenden bzw. laufenden Projekte. Die Analytik liefert Aussagen zum Auslastungsgrad der Ressourcen bzw. einen erforderlichen Finanzbedarf für das Projektportfolio. Da gerade diese Grössen limitiert sind, wird nun das Top-Management des Unternehmens anhand von unterschiedlichen Szenarien, das heisst dem bewussten Ausschluss und/oder Einbezug von einzelnen Projekten, dem Priorisieren von Ressourcen und dem Anpassen des Budgets versuchen, das Optimum zu erzielen.
Dieser Prozess wird als strategisches Projekt-Portfolio-Management bezeichnet und führt dazu, dass Entscheidungen zu Projektfreigaben transparent und auf einem definierten Prozess mit einer klaren Analytik basieren. Da es sich bei diesen Analysen durchaus um komplexe Aufgabenstellungen handelt, bietet es sich an, hier mit entsprechender Softwareunterstützung zu arbeiten. «Machen wir die richtigen Projekte», kann dann fundiert beantwortet werden.
Nicht weil es schwer ist, wagen wir es nicht, sondern weil wir es nicht wagen, ist es schwer.
(Seneca)
Bleiben Sie interessiert.
Martin Bialas