Das Value Stream Konzept in SAFe® - praktisch erklärt

Von der Idee zum Umsatz: Value Streams fliessen durch das gesamte Unternehmen. Sie fliessen über verschiedene Abteilungen und Funktionsbereiche hinweg. Sie beginnen und enden beim Kunden. 

Aber was sind Value Streams überhaupt?

Value Streams (dt. Wertströme) stellen laut SAFe® die Reihe von Prozessschritten dar, die eine Organisation zur Implementierung von Lösungen macht, die einen kontinuierlichen Wertfluss für einen Kunden bieten.

Ein Auslöser, der einen Wertstrom in Gang setzt, ist zum Beispiel eine Kundenbestellung. Dieser Trigger löst in verschiedenen Abteilungen eine Reihe von Arbeitsschritten aus, die notwendig sind, um den neuen Auftrag anzunehmen, zu verarbeiten und auszuliefern. 

Ein Wertstrom ist somit die Abfolge von Stationen und Arbeitsschritten, die für die Umsetzung des Auftrags und für die Wertschöpfung notwendig sind.

Der Haken?

Der Idealfall wäre natürlich, dass ein einziges, interdisziplinär perfekt aufgestelltes Team einen gesamten Value Stream abdecken kann. 

Tatsächlich sind in der realen Arbeitsorganisation fast immer mehrere Teams  im Einsatz, die alle ihren Beitrag zu einem Wertstrom leisten. Die Teams sind abhängig voneinander, weil ihre Leistungen aufeinander aufbauen und die dafür notwendigen Skills nicht in einem Team gebündelt sind. Um diese Abhängigkeiten besser zu steuern, bedarf es eines Skalierungs-Frameworks – wie zum Beispiel SAFe®.

Die Bedeutung von Value Streams in SAFe®

Der Anspruch von SAFe® ist es, eine kundenzentrierte Business Agilität zu etablieren. Die Prozessorganisation ist deshalb auf die SAFe®Konzept der Value Streams ausgerichtet. Dabei werden die Teams dazu befähigt, schnelle Entscheidungen zu treffen und den richtigen Mitarbeitern die richtige Arbeit zuzuweisen. Hierfür braucht es agile Teams, die eigenverantwortlich und kollaborativ arbeiten. 

Dafür werden die Mitarbeiter nicht länger in funktionalen Silos – sprich Abteilungen – organisiert, sondern die Arbeit wird entlang der Wertströme organisiert. Denn mit der Arbeit in Silos entstehen Inseln und zu viele Übergabepunkte, zudem sind die Kommunikation und die Kooperation zwischen den Silos oftmals schwierig. Das verzögert den Wertstrom.

Richtet sich die Arbeit hingegen an den Value Streams aus, verkürzt dies die Time-to-Value (Wertschöpfungszeit), weil der Fluss der Arbeitsweise nicht durch unnötige Barrieren gehemmt wird. Die Teams konzentrieren sich auf die Wertschöpfung und nicht allein darauf, ihre Aufgaben zu erledigen.

Aber wie darf man sich das in der Umsetzung vorstellen?

SAFe® bringt die Backlogs in Einklang

Jedes Team arbeitet mit einem eigenen Backlog. Auf diesem sind die Aufgaben priorisiert und werden entsprechend ihrer Reihenfolge erledigt. 

Im Framework SAFe® wird zu den Backlogs der einzelnen Teams ein sogenanntes Program Backlog erstellt. Hier sind die grösseren Brocken Arbeit aufgeführt, die Features. Auch diese sind eindeutig untereinander priorisiert und auf einen zeitlichen Horizont von acht bis zwölf Wochen ausgelegt.

Um die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette zu steuern, braucht es aber noch ein drittes Backlog: das Portfolio Backlog. Die grosse Herausforderung besteht nun darin, die verschiedenen Backlogs in Einklang zu bringen. Klingt theoretisch einfach.

Value Streams praktisch erklärt am Beispiel der Kontextwechsel-Kosten

Das Problem in der praktischen Arbeitsorganisation ist jedoch oftmals, dass die Backlogs nicht korrekt priorisiert sind – die Punkte auf den Listen erscheinen im Grunde alle gleich wichtig. 

Zudem leiden viele Unternehmen unter einem Mangel an Fachspezialistinnen und -spezialisten. Ein Experte wird deshalb von vielen Teams gleichzeitig gebraucht. Die sogenannten Splitter-Köpfe müssen ihre Kapazitäten daher aufteilen und immer wieder zwischen verschiedenen Aufgaben switchen. Dabei entstehen hohe Kontextwechselkosten, die die Effektivität der Arbeit stark beeinträchtigen.

Sind die Teammitglieder mit mehreren Aufgaben gleichzeitig betraut, müssen sie sich immer wieder in andere Probleme zurückdenken. Dafür ist das menschliche Gehirn jedoch nicht gemacht. Viel Zeit geht deshalb durch die parallele Aufgabenbewältigung verloren.

Kontextwechsel Kosten mit dem WSJF-Prinzip reduzieren

Schneller voran kommen die Teams, wenn sie fokussiert Aufgabe für Aufgabe abarbeiten. Deshalb ist eine eindeutige Priorisierung in den Backlogs so zentral.

Das Framework SAFe® sieht vor, die Projekte und Aufgaben nach dem Prinzip «Weighted Shortest Job First», kurz nach dem WSJF-Prinzip zu priorisieren. Das heisst, es kommt die Aufgabe im Backlog ganz nach oben, deren Umsetzung am schnellsten erfolgen kann. 

Dieses Vorgehen entspricht der umgekehrten Psychologie: Normalerweise gewichten Stakeholder die Aufgabe am wichtigsten, die den grössten Umsatz verspricht. Die Risiken werden bei dieser Prioritätensetzung aber oft kaum bedacht. Projekte verzögern sich und können nicht schnell genug umgesetzt werden. Hohe Verzögerungskosten (Cost of Delay) entstehen.

Im SAFe®-Kontext werden die Verzögerungskosten nun im Verhältnis zur Kapazitätsbindung gesetzt. Anstatt sich der schillernden Aufgabe zuerst anzunehmen, sollen zunächst die kleineren Aufgaben erledigt werden. Die versprechen zwar für sich genommen nicht den grossen Umsatz. Sie sind aber deshalb sehr wertig, weil sie sich schnell und mit geringem Aufwand umsetzen lassen.

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