News für Jira Admins: Jira Automation & Site Access

Sie nutzen Jira in Ihrem Unternehmen und möchten wissen, wie Sie Abläufe automatisieren können? Sie sind Jira Administrator/in, Jira Projekt-Administrator/in oder Jira Site-Administrator/in?

In diesem Blog Artikel werden zwei Themen behandelt, die Sie interessieren könnten:

• Sie lernen Jira Automation
• und die neuesten Änderungen im Atlassian Admin Hub bezüglich Site Access kennen.

Notiz: Jira Software, Jira Service Management und Jira Work Management können in der Cloud oder in einem Data Center gehostet werden. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Atlassian Cloud Version von Jira.

Was ist Jira Automation?

Jira Automation beinhaltet einen «No-Code»-Editor, mit dem Sie Prozesse auf Ihrer Jira Instanz auf globaler Ebene oder auf Projektebene automatisieren können. Dadurch werden die Abläufe simpler und ihr Team kann sich noch besser auf die wichtigen, alltäglichen Tasks fokussieren. Jira Automation ist für Jira Software, Jira Service Management und Jira Work Management verfügbar.

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über Jira Automation. Anhand eines Use Case werden mögliche Automation Rules aufgezeigt.

Wer kann Automation Rules erstellen?

Automation Rules können standardmässig auf Projektebene durch Projekt-Administratorinnen und -Administratoren und auf globaler Ebene durch globale Jira Administratorinnen und Administoren erstellt. Es gibt Möglichkeiten, diese Rechte weiter einzuschränken. Falls Sie Projekt-Administrator/in sind und keine Automation Rules erstellen können, wenden Sie sich an Ihre/n Jira Administrator/in.

Wo werden Automation Rules im Jira verwaltet und erstellt?

Globale Automation Rules: Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol (Settings / dt. Einstellungen) und wählen dort «System». Danach im linken Menü unter den Punkt Automation auf «Global automation» (dt. Globale Automation) klicken. Hier sind alle Automation Rules ersichtlich und Sie können neue erstellen.

Projektbezogene Automation Rules: Klicken Sie in Ihrem Projekt ganz unten links auf das Zahnradsymbol (Project Settings / dt. Projekteinstellungen). Danach wählen Sie im linken Menü den Punkt «Automation». Hier sind die Automation Rules Ihres Projekts ersichtlich und Sie können neue erstellen.

Wie viele Automation Rules kann ich auf meiner Jira Site aktiv haben?

Die Automation Rules haben, abhängig von Ihrem Preisplan, eine Limite pro Monat auf Ihrer Jira Site. Die Limiten beziehen sich auf die Anzahl der Ausführungen pro Monat. Eine Automation Rule zählt als ausgeführt, sobald sie getriggert wurde, auch wenn die Rule nicht vollständig durchgelaufen ist oder fehlerhaft war. Nachfolgend die Limiten der ausführbaren Automation Rules pro Monat, pro Preisplan.

Gut zu wissen: Zu diesen Ausführungen zählen nur globale Automation Rules. Solche auf Projektebene zählen nicht dazu und sind daher unbegrenzt bei jedem Preisplan.

• Im Free Preisplan können 100 globale Automation Rule Ausführungen pro Monat angestossen werden.
• Im Standard Preisplan können 500 globale Automation Rule Ausführungen pro Monat angestossen werden.
• Im Premium Preisplan können 1000 globale Automation Rule Ausführungen pro bezahlte Benutzer:innen, pro Monat angestossen werden. D. h. bei 100 Benutzer:innen stehen Ihnen 100’000 Ausführungen pro Monat zur Verfügung. (1000 Ausführungen x 100 Benutzer:innen)
• Im Enterprise Preisplan sind unlimitiert globale Automation Rule Ausführungen verfügbar.

Use Case einer Automation Rule

Nehmen wir an, Sie haben ein Jira Service Management im Einsatz und möchten jedes Mal, wenn ein neuer Vorgang angelegt wird, vom Typ Employee Onboarding, automatisch zwei Sub-Tasks dazu eröffnet und am Ticket angehängt haben. Ein Sub-Task für die Bestellung eines neuen Notebooks und ein zweiter Sub-Task für die Bestellung eines neuen Badges für den Zugang zum Gebäude. Eine solche Automation Rule könnte für Sie folgendermassen aussehen.

Dieser Use Case nutzt eine eher simple Automation Rule und dient als Beispiel. Sie können jedoch beliebig komplexe Rules erstellen. Dazu können Sie auch Jira Smart Values verwenden. In Jira Automation sind diesbezüglich praktisch keine Grenzen gesetzt und es kommen laufend neue Funktionen hinzu.
« »

Auditlog für Troubleshooting

Jira bietet für das Troubleshooting von Automation Rules, welche nicht oder nicht korrekt ausgeführt wurden, ein Auditlog an.

Das Auditlog ist zu finden über System > Global automation > Tab Auditlog oder Project Settings > Automation > Tab Auditlog (dt. System > Globale Automation > Tab Audit-Protokoll oder Projekteinstellungen > Automation Tab Audit-Protokoll)

« »

Library für vorgefertigte Automation Rules

Jira stellt eine Library bereit, mit für Sie vorgefertigten Automation Rules. Diese Rules können Sie für Ihre eigene Site oder für ein spezifisches Projekt verwenden.

Die Library ist zu finden über System > Global automation > Tab Library oder Project Settings > Automation > Tab Library (dt. System > Globale Automation > Tab Bibliothek oder Projekteinstellungen > Automation Tab Bibliothek)

« »

Kontrolle der Anzahl Ausführungen von Automation Rules

Wenn Sie sehen wollen, wie viele Automation Rule Ausführungen Sie aktuell im Jira haben, können Sie sich das über System > Global automation > Tab Usage anzeigen lassen (dt. System > Globale Automation > Tab Nutzung).

Weitere Informationen, zum Beispiel welche Rule am meisten ausgeführt wurde, erhalten Sie mit Klick oben rechts auf die drei Punkte und dann View performance insights (dt. Leistungseinblicke anzeigen).

Bessere Kontrolle für Administratoren / Administratorinnen über den Site Access

Damit das Accessmanagement von mehreren Atlassian Produkten innerhalb Ihrer Organisation zukünftig noch einfacher wird, hat Atlassian zentralisierte User Access Settings im Atlassian Admin Hub eingeführt. Der Atlassian Admin Hub ist über admin.atlassian.com zu erreichen.

Diese neuen Änderungen sind für neue Atlassian Cloud Kundinnen und Kunden, welche sich ab dem 20. September 2021 registriert haben, schon verfügbar und werden nun seit dem Juni 2022 für alle bestehenden Atlassian Cloud Kundinnen und Kunden nach und nach freigeschaltet.

Nachfolgend ein paar Beispiele von Änderungen, welche die zentralisierten User Access Settings im Atlassian Admin Hub mit sich bringen. Die Änderungen beziehen sich alle auf den Site Access.

« »

Approved domains

Der «Approved domains» -Tab (dt. Genehmigte Domains) unter «Site Access» (dt. Site-Zugang) wurde überarbeitet und ist nun unter «User Access Settings» (dt. Benutzerzugriffseinstellungen) zu finden. Nun können Sie pro Domäne die erlaubten Produkte hinzufügen. Vorher war dies nicht möglich. Alle hinzugefügten Domänen hatten Zugriff auf dieselben Produkte.

Ansicht alt:

Ansicht neu:

« »

Access requests

Neu gibt es unter «User invites Site Access » (dt. Site-Zugang) keinen eigenen Tab mehr für «Access requests » (dt. Zugriffsanfragen). Jedoch ist es jetzt möglich festzulegen, ob ein «Admin approval» (dt. Genehmigung des Administrators) nötig ist oder nicht für den Zugang pro Produkt, pro Domäne. Dies kann pro Domäne im Tab «Approved domains» (dt. Genehmigte Domains) angepasst werden über den Edit Button auf der rechten Seite. Diese Einstellung war früher auch für alle Produkte gleich.

Ansicht alt:

Ansicht neu:

User invites

Auch beim Tab «User invites» (dt. Benutzereinladungen) ist es neu möglich für Sie, pro Produkt zu erlauben, ob Benutzer:innen andere Benutzer:innen für den Zugriff auf die Site einladen dürfen. Vorher war dies nur global über alle Produkte geregelt.

Ansicht vorher:

Ansicht neu:

Invitation links

Invitation Links (dt. Einladungslinks) konnten vorher nur pro Site versendet und erlaubt werden. Zukünftig ist es für Sie hier ebenfalls möglich die Links pro Produkt zu versenden, beziehungsweise zu erlauben.

Ansicht vorher:

Ansicht neu: