Wie die Digitalisierung die Buchhaltung verändert am Beispiel Abacus

Die fachliche Ausbildung, die Beherrschung der gesetzlichen Anforderungen und das Verständnis der Zusammenhänge im Rechnungswesen sind wichtige Schwerpunkte für Mitarbeitende in der Buchhaltung. Im Zuge der Automatisierung und Digitalisierung ist aber eine Veränderung des Berufsbildes im Gange: Routineaufgaben und manuelle Tätigkeiten werden noch stärker durch Buchhaltungs-Software abgelöst.

Somit muss man sich neben den fachlichen Kompetenzen auch Software und lösungsspezifische Kompetenzen aneignen. Mitarbeitende müssen ganzheitlich, komplexer und vernetzter denken und beurteilen. Sie müssen die Lösungen, mit denen sie arbeiten oder arbeiten wollen, kennen und in der Lage sein, Prozessabläufe so zu beschreiben, dass diese abgebildet und eingebaut werden können.

«Ohne Software geht im Rechnungswesen nichts mehr»

Eine der Hauptanforderungen an das Rechnungswesen, gestern wie heute, ist die immer schnellere Bereitstellung von Daten, um rascher gesicherte Entscheidungen treffen zu können. Ohne Software geht darum im Rechnungswesen nichts mehr.

Unterschieden wird nur zwischen integrierten Lösungen für die gesamte Geschäfts-Administration (ERP-Systeme) und individuellen Lösungen für Finanz- oder Lohnbuchhaltung und weiteren Bausteinen.

Überall spricht man von Big Data, da die verarbeitete Datenmenge rapide wächst und darin ein wertvoller Schatz an Informationen gesehen wird. In der Praxis wird mit diesen Daten allerdings noch wenig gemacht. Und so überrascht es auch nicht, dass das Reporting meist auf Papier oder im PDF-Format erfolgt. Gleich verhält es sich auch beim Erhalt und Versand von Rechnungen, grösstenteils auf Papier per Post oder als Anhang per E-Mail.

Wenn aber bereits Rechnungen – sowohl eingangs- als auch ausgangsseitig – automatisch verarbeitet würden und die Bankenstände durch die automatisierte Verarbeitung immer tagaktuellen Stand hätten, könnte die Geschäftsleitung auf den Tag genaue automatische Auswertungen als Basis für zu treffende Entscheidungen erhalten.

Betrachten wir also die vier grossen Bereiche und Prozesse, die sich im Rahmen der Digitalisierung in Abacus heute bereits verändert haben und aktuell im Umbruch sind.

1 Purchase-to-Pay-Prozess

Der Purchase-to-Pay-Prozess (kurz: P2P-Prozess) umfasst alle Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit dem Einkauf von Waren oder Dienstleistungen anfallen, also Bestellung, Erfassen des Wareneingangs, Verbuchung der Lieferantenrechnung und Bezahlung des Lieferanten.

P2P ist der Prozess, in den bisher die meisten Automatisierungsbemühungen fliessen. Das liegt vor allem an der hohen Zahl an Papierrechnungen und am internen Freigabeprozess.

Die Abacus-Praxis kann seit geraumer Zeit auf automatisierte Visumsprozesse und Generierung automatischer Zahlungsvorschläge abstellen. Die Verknüpfung der Eingangsrechnung mit der Bestellung beim Lieferanten und die Kombination mit einem Eingangsrechnungs-Workflow birgt weiteres Potenzial für automatisierte Bearbeitung und Kontrollen.

Komplexität entsteht vor allem durch die Vielfalt der Rechnungsformate. Elektronisch eingehende Rechnungen werden oftmals noch ausgedruckt, obwohl umgekehrt über 60 Prozent der Unternehmen Papier-Rechnungen einscannen.

Hier eigenen sich OCR und neu zusätzlich der QR-Code als Verfahren, um vom Lieferanten in Papier oder als PDF übermittelte Rechnungsdaten auszulesen, umzuwandeln und automatisiert weiterzuverarbeiten.
Alternativ steht auch die Verarbeitung der E-Rechnung zur Verfügung. Eine E-Rechnung kann entweder in einem elektronischen Format (z.B. PDF) oder in einem strukturierten Format (z.B. XML) übernommen oder ausgestellt werden.

2 Order-to-Cash-Prozess

Order-to-Cash (kurz: O2C) ist jener Prozess, der sich von der Bestellung des Kunden über die Auslieferung der Ware oder Dienstleistung bis zur Zahlung des Kunden erstreckt. Der Grad an Automatisierung ist hier meist höher als im P2P-Prozess.

Ist die Rechnungsfreigabe erfolgt, kann der Versand der Rechnungen elektronisch durchgeführt werden. Dann fallen nicht nur Porto- und Handling-Kosten weg, der elektronische Versand führt auch zu einem schnelleren Zahlungseingang. Ein besserer Kundenservice resultiert ebenfalls, denn das rechnungsempfangende Unternehmen muss die Rechnung nicht manuell erfassen und kontrollieren, es kann sie elektronisch weiterverarbeiten. Das fördert die Kundenbindung und wird teilweise auch schon eingefordert.

Eine automatisierte Zahlungseingangsverbuchung auf Basis von VESR (Verfahren für Einzahlungsscheine mit Referenznummer) und QR-Code ist weit verbreitet und Bankauszugsverbuchungen folgen dem Trend. Die Zeitersparnis gegenüber der herkömmlichen buchhalterischen Erfassung ist enorm.

In einem vollautomatisierten Workflow werden die Rechnungen in einem ERP-System erzeugt und anschliessend automatisch archiviert. Somit ist die Rechnung schon bei der Erstellung digitalisiert und muss nicht erst eingescannt oder an anderer, separater Stelle digitalisiert werden.

3 Leistungserfassungs- und –Vergütungsprozesse

Betriebsinterne Erfassungsprozesse stehen neuerdings ebenfalls im Fokus. So werden heute mit Hilfe von Smartphone-Apps bereits Arbeits- und Präsenzzeiterfassung, Leistungserfassung, Spesen und Reisekosten mobil erfasst und ohne Zettelwirtschaft abgerechnet.

Spesenbelege können fotografiert und mit Angaben wie Spesenart, Zahlungsart oder Kommentar ergänzt werden. Belege werden durch die Software digital signiert und müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Reisen lassen sich direkt z.B. in AbaCliK anlegen und werden mit wenigen Klicks vom Vorgesetzten geprüft und bewilligt.

Die durch das Schweizer Gesetz geforderte Aufzeichnung der Arbeitszeit lässt sich in AbaCliK manuell oder automatisch mittels RFID (Android), Barcode oder GPS-Technologie erfassen.

Neue App- oder Webapplikationen ermöglichen es heute jedem Mitarbeitenden, seine Adresse oder seinen Zivilstand selbstständig zu ändern sowie Absenzen, Ferien oder Kinderzulagen zu beantragen. Dem Arbeitgeber bietet sich die Möglichkeit, Lohnabrechnungen oder Lohnausweise direkt an die Mitarbeitenden zu senden. Die digitale Aufarbeitung dieser Bereiche ist in vollem Gange.

4 Archivierung von Belegen

Um die Prozesse bis zum Schluss des Geschäftsvorganges optimal zu gestalten, ist es am effizientesten, alle Dokumente auch elektronisch zu archivieren. Ein elektronisches Archiv ist ein System, bei dem Informationen und Dokumente vollständig auf dem Rechner archiviert sind. Wesentliche Komponenten solcher DMS (Dokumenten-Management-Systeme) sind das Ablagesystem zur gesicherten Speicherung archivierter Daten und ein Erfassungs- sowie Such-System. Differenzierte Zugriffsrechte, die Möglichkeit zu Volltextrecherchen und die Archivierung über den ganzen Lebenszyklus sind dabei wichtige Kriterien.

Gesetzlich geforderte Aufbewahrungsformen, -richtlinien und -fristen sind natürlich zu erfüllen. Unter anderem müssen die elektronischen Rechnungen über die gesamte Dauer der Aufbewahrungspflicht lesbar und die Echtheit der Herkunft muss gewährleistet sein. Dafür muss ein revisionssicheres elektronisches Archiv eingerichtet werden. Dessen Vorteil ist, dass die Daten aus den Dokumenten zu jedem Zeitpunkt angezeigt und offengelegt werden können.

Linktipp

Abacus automatisiert Buchhaltung mit Machine Learning