Agility needs space – New Workplace

Damit agiles Arbeiten möglich wird, muss Raum dafür geschaffen werden. Agile Prozesse müssen räumlich im Büro abgebildet werden, damit sie im Arbeitsalltag gelebt werden können. Immer mehr Unternehmen haben verstanden, dass ihre Büros sowohl Motor als auch Hemmfaktor für Agilität sein können und führen «New Workplaces» ein.

Der Begriff des New Workplace ist nicht einheitlich definiert, bezeichnet aber oft eine Kombination aus einem «aktivitätsorientierten Büroraum» und der Möglichkeit, von zu Hause oder einem anderen externen Ort (z.B. beim Kunden, im Café, im Zug) zu arbeiten und dies zu flexibel gestaltbaren Arbeitszeiten. Örtliche und zeitliche Flexibilität stehen im Vordergrund. Die Nutzung moderner Technologien ist dabei Treiber und Voraussetzung.

In «aktivitätsorientierten Büroräumen» stehen den Mitarbeitenden eine Vielzahl von Arbeitsmöglichkeiten zur Verfügung. Neben den klassischen Arbeitsplätzen gibt es Räume oder Zonen für konzentrierte Einzelarbeit (Einzelarbeitsplätze, Silent Areas, Denkzellen, Lesebereiche/Bibliotheken) als auch für interaktive Arbeit in Gruppen (Projekträume, Besprechungsräume, Multifunktionsräume, informelle Treffpunkte wie Lounges, Espressobars usw.) sowie für Ruhe und Regeneration. Diese Form der Büroräume schneidet bei der Bewertung der Nutzenden deutlich besser ab als die Grossraumbüros. Zweifelsohne bringt auch diese Büroform neue Herausforderungen für die Belegschaft. Oft wird aber vergessen, dass auch viele Chancen darin liegen. Studien haben gezeigt, dass sich der New Workplace positiv hinsichtlich Kommunikation und Zusammenarbeit, Stolz, Wertschätzung und Attraktivität sowie Einbindung in das Team und die Effektivität der Führung auswirken kann.

Erfolgsfaktoren

Übergeordnete Faktoren: Hohe Funktionalität, indem individuelle Arbeitsaufgaben und Prozesse der Organisation unterstützt werden, Ästhetik (ansprechende Gestaltung und gute Atmosphäre) und eine Symbolik, welche die Kultur und Wertschätzung widerspiegelt.

Materielle Umgebung: Funktionale und nach Lautstärke zonierte räumliche Organisation des Layouts, Ruhe- und Regenerationsräume für Erholung und Schlaf, ausreichende Arbeitsplatzgrösse und Ablagefläche, hohe Qualität des Arbeitsplatzes und der Möbel, moderat bunte Farben sowie Pflanzen und natürlich Elemente.

Innenraumumgebung: Gute Akustik (Sprachverständlichkeit und Halligkeit sind noch wichtiger als Lautstärke), gute Luftqualität und gutes Klima (mit Möglichkeit zur Einflussnahme, z.B. zu öffnende Fenster oder regulierbare Temperatur), angenehme Gerüche/Düfte sowie der Zugang zu Tageslicht und die Möglichkeit, künstliche Beleuchtung individuell zu beeinflussen.

Sozial-räumliche Umgebung: Möglichkeit zur Privatheitsregulation/ Privacy (z.B. durch Aufsuchen abgeschlossener Räume), Vermeidung von Beengtheitserleben (Crowding) durch Unterbrechung von Sichtachsen und Zonierung, Ermöglichung der Bildung von (Gruppen-)Territorien, Minimierung von Störungen und Unterbrechungen sowie die Förderung sozialer Beziehungen durch räumliche Offenheit, informelle Kommunikation, Nähe zu Kollegen, Pausenräumen, Begegnungszonen o.Ä.

Services wie Verpflegung, Mobilität (z.B. E-Bikes, Fahrräder, E-Cars, Shuttle-Busse), Hygiene, Sportangebote und Massagen, aber auch Services, die den logistischen Aufwand im Alltag verringern (z.B. Wäscherei und chemische Reinigung, Einkaufsservice, Concierge-Services, Bankautomaten).

Mehr zum Thema

Literatur 

• Degenhardt, B. und Kollegen (2015). Neue Arbeitswelten: Kompetenzentwicklung für geringeres Stresserleben.
• Konkol, J. und Kollegen (2017). Gesundheitsförderliche Büroräume und Workplace Change Management – ein Leitfaden.

Links

• Projekt «Offices, Change & Health» der Gesundheitsförderung Schweiz:
  www.gesundheitsfoerderung.ch/offices-change-health
• YouTube: Gesundheitsförderliche Büroräume und Workplace Change Management