Wie arbeiten wir gesund im New Workplace?

Die Arbeitsintensität steigt, der Druck und die Komplexität nehmen zu. Getrieben vom technologischen Wandel verändert sich die Arbeitswelt rasant. Immer mehr Unternehmen bilden diese Veränderungen auch räumlich ab und führen «New Workplaces» ein.

Der Begriff «New Workplaces» ist dabei nicht scharf definiert. Begriffe wie «New ways of working», «Smart Working», «aktivitätsorientierte Büroräume», «Grossraumbüros», «Desk Sharing», «Open Space», «Multispace» oder «New Workplace» fallen in diesem Zusammenhang. Selten meinen zwei Personen dasselbe, wenn mit diesen Begriffen jongliert wird. Auch wegen dieser begrifflichen Unschärfe bestehen viele Missverständnisse rund um das Thema New Workplace.

Ordnung im Begriffsdschungel

Wohl wissend, dass man sich in der Praxis nicht über eine Definition einig ist, folgt ein Vorschlag zur Erläuterung dieser Begriffe:

«Desk Sharing, non-territoriale Arbeitsplätze» und «flexible Seating»

In der Regel wird damit die Nutzungsstrategie bezeichnet, bei der die Mitarbeitenden nicht über einen persönlich zugeordneten Arbeitsplatz verfügen. Die Arbeitsplätze werden anhand einer festgelegten Sharing Ratio (Anzahl Mitarbeitende im Verhältnis zu Arbeitsplätzen) geteilt. Hierzulande wird die Nutzungsstrategie Desk Sharing in der Regel in aktivitätsorientierten Büroräumen angewandt, in denen es neben den Arbeitsplätzen eine Vielzahl anderer Arbeitsmöglichkeiten in verschiedenen Zonen gibt.

«Open Space» und «Grossraumbüros»

Open Space bezeichnet zunächst nicht mehr und nicht weniger als eine Büroraumform, die sehr offen ist. Im Gegensatz zu Einzelbüros oder Teambüros werden die Arbeitsplätze auf grösseren Flächen angesiedelt. Spricht man von Open Space kommen vielen Menschen sofort Grossraumbüros in den Sinn. Grossraumbüros sind eine extreme Form des Open Space, bei der sehr viele Arbeitsplätze ohne Zonierung und Unterbrechung der Sichtachsen auf einer sehr grossen Fläche untergebracht sind. Die klassischen «Hühnerställe». Dieses Bild entsteht oft in den Köpfen der Menschen, wenn man von neuen Arbeitsplätzen spricht und entfacht – verständlicherweise – entsprechend Ängste und Widerstände. Tatsächlich findet man Grossraumbüros aber hierzulande gar nicht sehr häufig. Die negativen Auswirkungen dieser spezifischen Büroform sind hinreichend bekannt und werden daher nur noch selten umgesetzt. Unternehmen führen heute viel häufiger aktivitätsorientierte Büroräume ein, die sich fundamental von Grossraumbüros unterscheiden. Leider werden die Begriffe häufig vermischt oder über einen Kamm geschärt (auch in wissenschaftlichen Studien), was dazu beiträgt, dass sich viele Missverständnisse und Irrtümer um moderne Büroräume ranken.

«Aktivitätsorientierte Büroräume», «Multispace» und «Smart working»

In aktivitätsorientierten Büroräumen stehen den Mitarbeitenden eine Vielzahl von Arbeitsmöglichkeiten zur Verfügung. Neben den klassischen Arbeitsplätzen gibt es Räume oder Zonen für konzentrierte Einzelarbeit (Einzelarbeitsplätze, Silent Areas, Denkzellen, Lesebereiche/Bibliotheken) als auch für interaktive Arbeit in Gruppen (Projekträume, Besprechungsräume, Multifunktionsräume, informelle Treffpunkte wie Lounges, Espressobars etc.) sowie für Ruhe und Regeneration. Diese Form der Büroräume schneidet bei der Bewertung der Nutzenden deutlich besser ab, als die oben erläuterten Grossraumbüros. Zweifelsohne bringt auch diese Büroform neue Herausforderungen für die Belegschaft. Oft wird aber vergessen, dass auch viele Chancen darin liegen. Studien haben gezeigt, dass sich diese Büroform positiv hinsichtlich Kommunikation und Zusammenarbeit, Stolz, Wertschätzung und Attraktivität sowie Einbindung in das Team und die Effektivität der Führung auswirken kann.

 «New Workplace» und «New ways of working»

Die Begriffe bezeichnen oft eine Kombination aus einem aktivitätsorientiertem Arbeitsplatzkonzept und der Möglichkeit, von zu Hause oder einem anderen externen Ort (z.B. beim Kunden, im Café, im Zug) zu arbeiten und das zu flexibel gestaltbaren Arbeitszeiten. Örtliche und zeitliche Flexibilität stehen im Vordergrund. Die Nutzung moderner Technologien ist dabei Treiber und Voraussetzung.

Wie hängt New Work mit der Gesundheit der Belegschaft zusammen?

Immer mehr Arbeitnehmende leiden heute an psychisch bedingten Beschwerden oder Erschöpfungssymptomen. Unternehmen müssen heute aktiv werden, um die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden zu fördern. New Work stellt hierbei ein wichtiges Handlungsfeld dar. Zum einen, weil durch die Einführung von «New Workplace» neue Herausforderungen und Belastungen entstehen. Es ist zentral, dass die Belegschaft darauf vorbereitet wird und die nötigen Kompetenzen aufbaut, um mit Stress umzugehen und gesund zu bleiben.

Zum anderen liegen eine Menge Chancen in der Einführung von «New Workplace». Damit diese genutzt und positive Auswirkungen entfaltet werden können, muss die Einführung umsichtig vorbereitet und begleitet werden. Dies betrifft jedoch nicht nur die Spezialisten aus den HR-Abteilungen, den Immobilien-Abteilungen und dem Gesundheitsmanagement. Vielmehr ist es wichtig, dass sich Führungskräfte und Mitarbeitende damit auseinandersetzen, wie sie im «New Workplace» (zusammen)arbeiten, damit sie gesund und leistungsfähig bleiben.

Was gilt es zu beachten?

Bei der Einführung von New Workplaces gibt es drei wesentliche Bereiche zu beachten:

1. Einflussfaktoren im Büroraum

Es gibt in der physischen Büroraumumgebung Faktoren, die belasten können (z.B. Störungen und Unterbrechungen, schlechte Luftqualität / Klima, Beengtheitserleben, schlechte Akustik) und es gibt Faktoren, welche sich förderlich für die Gesundheit auswirken (z.B. Pflanzen und natürliche Elemente, Ruhe- und Regenrationsräume, Zonen für sozialen Austausch und Beziehungspflege, Qualität und Ästhetik, positive Symbolik, Tageslicht, Privatsphäre, Wahlfreiheit, Territorialität, Funktionalität). Diese Faktoren gilt es zu kennen und bei der Büroraumplanung zu beachten.

2. Einflussfaktoren im Change Prozess

Neben einer guten Gestaltung des Büroraums ist vor allem der Change-Prozess kritisch für eine erfolgreiche Einführung von «New Workplaces». Dies wird oft vergessen oder unterschätzt. Im Change-Prozess kommt es z.B. auf Transparenz, gute Kommunikation, klare Ziele, Wertschätzung der Mitarbeitenden, Fairness, Partizipation (Einbindung und Mitgestaltungsmöglichkeiten), Vertrauen und soziale Unterstützung an. Die Bereitschaft eine Veränderung mitzutragen ist höher, wenn das Verhältnis zwischen wahrgenommenen Verlusten und Zugewinnen stimmt. Werden dem Mitarbeitenden liebgewonnene Elemente (der eigene Arbeitsplatz, der eigene Parkplatz, das Einzelbüro) genommen, sollte dies durch Zugewinne kompensiert werden. Was als Zugewinn empfunden wird, ist unterschiedlich. Es könnten beispielsweise höhenverstellbare Schreibtische, die Möglichkeit im Home Office zu arbeiten, Flächen für Rückzug und Regeneration oder Pausenräume sein. Wichtig ist, dass aus Sicht der Belegschaft insgesamt eine stimmige Nutzenbilanz herauskommt.

3. Kompetenzen für gesundes Arbeiten im New Workplace

Gesundheit der Belegschaft ist eine geteilte Verantwortung zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden. Es ist dazu wichtig für Führungskräfte und Mitarbeitende zu wissen, welche Kompetenzen Ihnen helfen, den Herausforderungen in «New Workplaces» zu begegnen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass sie wissen, wie sie diese Kompetenzen aktiv (weiter-)entwickeln können.

Insbesondere die folgenden Kompetenzen sind wichtig, um im New Workplace gesund zu arbeiten:

1. Die Technik- und Mediennutzung;
2. Das Sozialverhalten;
3. Die passende Wahl des Arbeitsortes;
4. Das Selbstmanagement.

Führungskräfte spielen bei der Einführung von «New Workplaces» eine erfolgskritische Rolle. Sie müssen nicht nur selbst mit diesen Veränderungen umgehen, sondern auch ein Umfeld schaffen, indem die Mitarbeitenden lernen können damit umzugehen. Insbesondere folgende Kompetenzen sind im Kontext von «New Workplaces» für gesundheitsförderliche Führung weiterzuentwickeln:

1. Kompetenz des zielorientierten Führens;
2. Kompetenz des Managements der Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden;
3. Medienkompetenz;
4. Raumkompetenz.

Eine detaillierte Beschreibung aller Einflussfaktoren und Kompetenzen findet sich im «Leitfaden Gesundheitsförderliche Büroräume und Workplace Change Management»

Tipps für Führungskräfte zur gesunden Führung im «New Workplace»

Abschliessend finden Sie ein paar Tipps für den Führungsalltag im «New Workplace»:

• Ein zielorientierter und partizipativer Führungsstil ist entscheidend. Reflektieren Sie, ob Sie Ziele partizipativ aushandeln (statt top-down) und im Gespräch gemeinsam überprüfen, wie Sie Verantwortung abgeben, wie Sie Kontrolle reduzieren und das Vertrauen erhöhen. Wenn Ihre Mitarbeitenden von überall arbeiten, muss Kommunikation bewusster strukturiert und geplant werden. Achten Sie auf regelmässige gegenseitige Updates und informelle Gespräche – Hauptsache ist, dass Sie Ihre Mitarbeitenden nicht aus dem Blick verlieren. Es lohnt sich im Team bestimmte Regeln und Grenzen gemeinsam zu entwickeln und regelmässig zu reflektieren.
• Behalten Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeitenden im Blick. Jetzt, da Sie sie nicht mehr unbedingt jeden Tag im Büro sehen, ist es wichtig, den Belastungsstatus bewusst zum Thema zu machen und ggf. Treffen dafür zu vereinbaren. Der Umgang mit den verschwimmenden Grenzen zwischen Arbeit und Privat ist ein Lernprozess und sollte gemeinsam im Team reflektiert werden. Klären Sie proaktiv Fragen, wie: Unter welchen Umständen ist es akzeptabel, ausserhalb der «traditionellen» Arbeitszeiten zu arbeiten? Welchen Ausgleich könnte es dafür geben? Wie verhindert man, dass dies bei anderen Mitarbeitenden als Druck empfunden wird? Ist es ok, spät Abends oder am Wochenende E-Mails zu schreiben?

Nutzen auch Sie die Möglichkeiten der flexiblen Arbeit. Gehen Sie z.B. früher, um Kinder abzuholen oder kommen Sie später, um der Rush Hour zu entgehen. Entscheiden auch Sie bewusst über Zeiten, in denen Sie nicht antworten und E-Mails schreiben. Oder kurz: Walk-the-talk.

• Bleiben Sie up-to-date mit neuen Medien und entscheiden Sie im Team bewusst, welche Medien für welchen Anlass genutzt werden, wer in E-Mails im cc steht, wie Mails reduziert werden können, welche Antwortzeiten angestrebt werden usw.
• Nutzen Sie das Potential der neuen Büroräume und gehen Sie als Vorbild voran. Verharren Sie nicht in gewohnten Routinen in der Komfortzone, sondern experimentieren Sie. Terminieren Sie Meetings in unkonventionellen Settings und ermutigen Sie zum Ausprobieren. Neue Arbeitswelten sind oft mit neuen Räumen und somit neuen Möglichkeiten verbunden. Insbesondere bei der Nutzung von Ruhe- und Regenations- oder Pausenräumen, werden Ihre Mitarbeitenden sehr genau beobachten, ob Sie diese Angebote selbst nutzen und daran festmachen, ob es „erlaubt“ ist sie wirklich zu nutzen.

Eine detaillierte Beschreibung der Kompetenzen für Führungskräfte und Mitarbeitende findet sich im Arbeitspapier «Neue Arbeitswelten: Kompetenzentwicklung für geringeres Stresserleben»

Weiterführende Informationen

• Leitfaden «Gesundheitsförderliche Büroräume und Workplace Change Management»
• Faktenblatt «Einfluss des Büroraums und des begleitenden Veränderungsprozesses auf die psychische Gesundheit»
• Faktenblatt «Belastende Faktoren im Büroraum und deren Einfluss auf die psychische Gesundheit und das Arbeitsengagement»
• Bericht «Gesundheitsförderliche Büroräume»
• Arbeitspapier «Neue Arbeitswelten: Kompetenzentwicklung für geringeres Stresserleben»

Quellen

Degenhardt, B., Weichbrodt, J., Coradi, A., & Wieser, A. (2015). Neue Arbeitswelten: Kompetenzentwicklung für geringeres Stresserleben. Gesundheitsförderung Schweiz Arbeitspapier, 36.

Konkol, J., Schanné, F., Lange, S., Windlinger Inversini, L., Neck-Häberli, R., Weichbrodt, J., … & Schweingruber, D. (2017). Gesundheitsförderliche Büroräume und Workplace Change Management-ein Leitfaden: Handlungsempfehlungen für Unternehmen in der Schweiz, um bei der Planung, Implementierung und Bewirtschaftung von Büroräumen.

Windlinger, L. (2013). Effective workplaces: contributions of spatial environments and job design – A study of demands and resources in contemporary Swiss offices. Doctoral thesis, UCL (University College London). Retrieved from http://discovery.ucl.ac.uk/1387537

Windlinger, L., Gersberg, N., & Konkol, J. (2014). Unterstützung mobil-flexibler Arbeit durch aktivitätsorientierte Gestaltung von Büroräumen. Wirtschaftspsychologie, 16 (4), 83-95.