Chatbots im HR

Mehrwerte, mehr Umsatz Dank Chatbots? – Viele denken bei Chatbots primär an klassischen E-Commerce. Doch der E-Commerce ist nur ein Anwendungsbereich von vielen, in denen Chatbots möglich sind. Auch im Personalmanagement lassen sich Chatbots erfolgreich implementieren und führen hier zu Budget-Einsparungen.

Studien zeigen, dass Chatbots bis 2022 Jahr für Jahr bis zu 8 Milliarden Dollar Einsparungen bringen könnten. Dies ist ein enormer Anstieg gegenüber den 20 Millionen Dollar, welche die Arbeitgeber in den Jahren 2017 und 2018 einsparen sollten. (Quelle: http://fortune.com).

Im folgenden zeige ich Ihnen verschiedene Szenarien auf, wie ein Chatbot Ihr Personalwesen (HR) entlasten kann und worauf Sie achten sollten.

Die Stellenausschreibung

In den meisten Unternehmen ist es die Aufgabe der Praktikanten, neue Stellenausschreibungen zu veröffentlichen. Im Voraus müssen sie dazu Rücksprache mit den einzelnen Abteilungen und Teamleitern halten, um herauszufinden, welche Art von Stelle besetzt werden soll. Dies kann nun alles von einem Bot erledigt werden. Teamleiter können ihre Mitarbeiterwünsche direkt an den Bot stellen. Der Bot stellt dann möglicherweise noch ein paar organisatorische Fragen und der Chatbot übernimmt die Stellenausschreibung. Falls gewünscht, kann der Bot vor der Veröffentlichung auch interne Fragen hinsichtlich der Genehmigung der Stelle abklären.

Die Bewerbersuche

Anstatt langes Durchsuchen von unzähligen Stellenausschreibungen, werden Stellensuchende von einem Bot nach Ihren Kenntnissen, Erfahrungen und Präferenzen befragt. Anschliessend schlägt der Bot die passenden zu besetzende Stellen vor. Der Bewerber hat dann erneut die Chance, Fragen zu den einzelnen Ausschreibungen und zum Unternehmen im Allgemeinen zu stellen. Und schlussendlich kann er sich direkt über den Bot bewerben, indem er seine Unterlagen im Bot hochlädt und ein paar formale Fragen beantwortet.

Bewerber bekommen also nur die Stellen angezeigt, die auch zu ihnen passen. Unternehmen bekommen daraufhin nur Bewerbungen von Interessierten, die sich auch wirklich für die Stelle eignen. Des weiteren kann der Bot die Dokumente sogar schon durcharbeiten und alle nötigen Angaben, wie Berufserfahrungen oder Abschlüsse gesammelt an den Mitarbeiter des HR weitergeben. Chatbots sind mittlerweile sogar in der Lage natürliche Sprache zu verarbeiten. Sie können bereits das erste Auswahlgespräch, indem es um ein paar wenige Softskills und formale Fragen geht, eigenständig durchführen.

Es gibt bereits erste Bots, die auch die Stimmung der User herausfinden können und so genau sagen können, ob der User beispielsweise aufgeregt, extrovertiert, introvertiert oder schüchtern ist.

Das Onboarding

Eine gute Einarbeitung ist meist der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten. Dies benötigt oft sehr viel Zeit. Besonders in Grosskonzernen gibt es unendlich viele Regeln zu beachten, wie zum Beispiel Registrierungen und Anmeldungen für einzelne Programme etc.. Mein Kollege, Armin Herbsthofer, hat genau diese Erfahrung bei Swissloop gemacht.

Die Lösung – ein Chatbot. Jede Woche kommen neue Mitarbeiter ins Unternehmen, die zunächst von einem intelligenten Chatbot eingearbeitet werden. Der Chatbot weiss bereits, in welchen Tätigkeitsbereichen der neue Mitarbeiter arbeiten wird, gibt ihm daraufhin alle nötigen Informationen und erledigt die Anmeldung in den benötigten Systemen. Bei Fragen kann sich der neue Mitarbeiter direkt an den Bot wenden und dieser sucht aus einer verknüpften Datenbank die richtigen Informationen raus

Das Mitarbeiter-Management

Chatbots übernehmen das Management der Mitarbeiter und beantworten deren Fragen. Mögliche Use-Cases sind die Organisation und Genehmigung von Ferien, die Spesenabrechnungen oder allgemeine Anfragen, die Mitarbeiter an die Personalabteilung haben. Diese Art von Mitarbeiter-Management hat zwei grosse Vorteile. Zum einen kommt es natürlich zu Zeitersparnissen bei den Mitarbeitern der Personalabteilungen. Zum anderen bekommen die User rund um die Uhr ihre Antworten und sind nicht an die Arbeitszeiten der Personalabteilung gebunden.

Die Mitarbeiter-Weiterbildung

Vergessen Sie nicht in Ihre Mitarbeiter zu investieren. Hierzu gehören auch Weiterbildungen. Sie können dies auf klassische Weise mit stationären Kursen oder Online-Seminaren sicher stellen oder innovativ und interessant für Ihre Mitarbeiter durch einen intelligenten Chatbot. Der Bot führt die Mitarbeiter durch das Trainingsprogramm und stellt ihnen Fragen. Gleichzeitig können die Mitarbeiter ihre Fragen zu dem Thema direkt an den Bot stellen und erhalten ihre Antwort. Am Ende kann der Bot sagen, ob der Schüler das Training bestanden hat oder nicht. Als Basis dienen hierzu die Antworten, welche User mal als Fragen gestellt haben.

Chatbots an der Cebit

Chatbots und Künstliche Intelligenz war auch ein grosses Thema an der diesjährigen Cebit (Europas grösste Ausstellung für Innovation und Digitalisierung).
Die Vision war hier, dass Chatbots alleine auf Bewerbersuche gehen und passende Bewerber bereits in einem ersten Vorstellungsgespräch evaluieren. So möchte man besonders in Branchen mit Fachkräftemangel schnell neue und gute Angestellte finden. Leute, wie Unternehmensberater Wolfgang Brickwedde, warnen aber an dieser Stelle davor, wichtige potentielle Bewerber durch nicht 100% ausgereifte Bots zu verlieren. Man muss sich also gut überlegen, wo man die Bots einsetzen möchte und wo man vorerst weiterhin  Menschen zentrale Aufgabe ausführen lässt.

Das russische Start-up Stafory hat den Robot «Vera» entwickelt. Vera kann mit einer Stellendatenbank verbunden werden, aus dieser passende Bewerber auswählen und sogar schon die ersten Gespräche durchführen und so eine Vorauswahl treffen. Bislang ist Vera nur in Russland im Einsatz und rekrutiert hier auch eher einfache Arbeitskräfte, wie Fahrer, Kassierer und Verkäufer (Quelle: FazOnline).

Die hier vorgestellten Möglichkeiten sind nur ein kleiner Ausschnitt von Aufgaben, welche von Bots werden können. Wichtig ist, die Bots jeweils regelmässig zu prüfen und zu trainieren. Gerade Bots, welche durch AI gestützt sind, werden meist so programmiert, dass sie sich selbst weiterentwickeln und sozusagen selbst dazu lernen. Doch es braucht immer auch menschliche Ressourcen, die sicher stellen, dass der Bot die gewünschten Tätigkeiten auch im Sinne des Unternehmens ausführt.

Ich hoffe, die vorgestellten Use-Cases haben Ihnen eine Vorstellung über den möglichen Einsatz von Chatbots im Human Resources gegeben. Wenn Sie weitere Ideen, Fragen oder Erfahrungen haben, empfehle ich Ihnen folgenden Kurs: Chatbots – Einsatzbereiche und Umsetzung (mit und ohne AI) («CHATBO»)

Beispiele von Chatbots

In Beitrag «Chatbots – ein paar Beispiele» habe ich einige im Einsatz stehende Chatbots (unter anderem H&M, WetterOnline, SnapTravel) im Detail angeschaut und kommentiert.