Digitales Onboarding für KMU: mit kleinen Schritten starten, statt auf den grossen Wurf warten

Die Digitalisierungstrends, die derzeit anstehen, bieten für Unternehmerinnen und Unternehmer ein grosses Potenzial an Chancen – wenn diese wissen, wie sie den Wandel konkret angehen können.

Denn gleichzeitig steigen durch die zunehmende Automatisierung und Digitalisierung sämtlicher Dienstleistungs- und Produktionsbereiche die entsprechenden Herausforderungen, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) – allen voran im mittleren Management.

Dabei denken viele Unternehmerinnen und Unternehmer, die wichtigsten Ziele eines digitalen Onboardings sei einerseits der Zugang (und Bindung) von Kunden sowie auch die Reduk­tion von Kosten bzw. die bessere Transparenz, wofür und mit welchem Erfolg Geld verwendet wird.

Wenige verstehen dabei, dass auch kontinuierlicher Kundendialog per Social Media und E-Mail essentiell ist. Die Unternehmen scheitern dabei aber nicht an der Theorie und dem Wissen. So findet eine Mehrheit der KMU, dass die Digitalisierung ihrer Geschäfte essentiell ist, sie wissen aber nicht, wie sie das Thema konkret angehen und umsetzen sollen.

Eine mögliche Anleitung in 5 einfachen Schritten

1. Status Check
   Wie digital ist mein Unternehmen derzeit?
2. Vision
   Was soll sich wie ändern? Der Kunde sollte im Mittelpunkt stehen.
3.  Umsetzung
   Wie gehe ich es konkret an? Schwerpunkte dabei sind:
   a. 
E-Commerce und M-Commerce: Wie erreiche ich den Kunden von morgen?
   b. Social Media und E-Mail: Wie finde und binde ich Kunden und baue an meiner Marke?
   c. 
Geschäftsmodelle & Prozesse: Wie erkenne ich neue Potenziale und optimiere ich Kosten?
   d. Cloud und Data: Welche Dienste kann ich in der Cloud (SAAS) nutzen und was heisst das für die Prozesse?
   e. IT-Sicherheit: Wo ergeben sich welche Sicherheitslücken und welcher Handlungsbedarf z.B, durch Cloud-Dienste, Remote-Working oder Bring your own device (BYOD)
4. Personal
   Wie und wo kann ich die digitalen Kompetenzen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erweitern?
5. Kontinuität
   Wie können Mitarbeitende geschult werden und wie kann das Unternehmen am Ball bleiben?

Die einzelnen Phasen erklärt

Gerade neue Technologien treiben Unternehmerinnen und Unternehmer an, bestehende Dienstleistungen, Produkte und damit bestehende Angebote zu hinterfragen, um die bestehende Wertschöpfungskette zu verbessern, zu digitalisieren und dabei neue Services zu erbringen. Es können dazu neue Hilfsmittel und Kanäle genutzt sowie Kooperationen eingegangen werden, um innovative Geschäfts- und Ertragsmodelle zu entwickeln für Kundinnen und Kunden, die bereits in dieser digitalen Welt unterwegs sind.

Dabei wird ein Veränderungsprozess ausgelöst, der zu einer Anpassung der Führungs- und Personalgrundsätze im Unternehmen führen kann: Wie wollen wir dem Wandel begegnen? Wer muss was wissen? Wie schulen wir? Wie bleiben wir am Ball? Wissen die Mitarbeitenden genug? Oder sogar mehr als das Management?

Der Weg zur Umsetzung wirkt am Anfang  überwältigend. Das ist er aber nur bedingt, denn wer einmal anfängt, sieht plötzlich den Weg und das Ziel.

Vom Status Quo zur Vision

In einem Status-Check wird erst einmal überprüft: Wie Digital ist mein Unternehmen überhaupt? Wie kann ich vergleichen? Gibt es Branchenvergleiche oder Studien? Kann ich beim Mitbewerber etwas abschauen oder will ich selbst eine Analyse versuchen?

Was hier hilft, sind Einsichten und Feedbacks von Dritten. Das können Unternehmerinnen und Unternehmer sein, die den Wandel selbst schon vollzogen haben und diesen auch leben. Oder es sind Expertinnen und Experten, die in zahlreiche Unternehmen Einblicke erhalten und darum einen entsprechenden Weitblick haben, was Stand der Dinge von Technik und Prozessen sowie verwendeten Instrumenten im Geschäftsalltag sind. Wichtig dabei sind auch Einblicke und eine Situationsanalyse seitens des Managements, was Wissen, Kreativität und Innovation angeht: Gerade der digitale und mobile Arbeitsplatz sowie neue Organisationsformen, um Wissen zu teilen und Teams zu führen, sind zu analysieren und ggf. später zu motivieren und zu schulen.

Ist die Analyse vollzogen, geht es darum, eine Vision zu entwickeln. Grundsätzlich sollen dabei Menschen, Technik (Geräte, Werkzeuge ob Produktion oder Büro) einbezogen werden. Prozesse sollen standardisierter, schneller, effizienter und allenfalls online gestaltet werden. Durch eine Digitalisierung der Prozesse können Teilaufgaben ggf. vernetzt werden, um so unter anderem mehr Geschwindigkeit zu erhalten oder Abläufe zu beschleunigen. Das kann eine Messenger-Software sein, ein Online-Auftragsabwicklungs-Tool und -Offertwesen, aber auch gemeinsame Wikis, die das Wissen sammeln und teilen. Ein Wiki (abgeleitet von Wikipedia) kann intern aufgebaut und genutzt werden. Gerade im Bereich der Wissensarbeiter kann hier durch das Teilen von Wissen die Produktivität und Innovationsfähigkeit gesteigert und gleichzeitig die Transparenz erhöht werden.

Die Umsetzung

Bei der Umsetzung herrschen oft zwei Gefühle gleichzeitig: Unwissenheit darüber, ob man das richtige tut, und die Angst, gleichzeitig etwas dermassen falsch zu machen, dass es sich nicht mehr reparieren lässt. Hier hilft ein Prozess, der die wichtigsten Schritte und die Hintergründe dazu skizziert. Und es braucht jemanden, der die Umsetzung begleitet, aufzeigt, was gemacht werden kann und gleichzeitig die Angst nimmt, falsches aufzugleisen. Wichtig ist hier: kleine Schritte sofort umsetzen, um schnell erste Ergebnisse zu sehen.

Betrachten wir einmal die fünf Unterbereiche etwas detaillierter. Was verstehen wir darunter?

1. Haben wir bereits einen (Online)-Commerce-Kanal? Betreiben wir E-Commerce über eine Website oder besteht sogar das Potenzial für M-Commerce (Mobile)? Die grosse Frage bei E-Commerce und M-Commerce ist: Wie erreiche ich den Kunden von morgen? Gleichzeitig müssen sich Unternehmen darüber Gedanken machen, wie sie Kunden finden und binden und an ihrer Marke bauen können.
2. Dabei helfen Social Media und E-Mail. Gerade Social Media bieten ein tolles Instrument, das langfristig eingesetzt werden kann. Es lässt sich zudem nicht nur auf Marketing beschränkt in den Bereichen PR und Personal (Rekrutierung), aber auch Content Marketing (wofür stehen wir, was können wir) gewinnbringend einsetzen.
3. 
Die Frage, welche sich dann unweigerlich stellt ist: Wie sieht unser Geschäftsmodelle und die darunter liegenden Prozesse aus? Wie erkenne ich neue Potenziale und wie optimiere ich Kosten? Kann ich allenfalls mit dem Kunden innovieren? Was brauche ich? Wenn ich als Unternehmerin und Unternehmer besser verstehe, wie ich die Probleme meiner Kunden lösen kann, innoviere ich automatisch und kann dabei Wertschöpfungen mit Kunden generieren.
4. Dabei helfen den KMU Dienste in der Cloud: Welche Dienste kann ich in der Cloud (SAAS) nutzen und was heisst das für die Prozesse? Kann ich gewisse Dinge auslagern? Kosteneffizienter gestalten? Welche Vorteile bieten Online-Office-Lösungen und Messenger-Dienste, Buchhaltungssysteme oder ganze CRM/ERP-Lösungen, die nicht in der Firma betreut
 werden müssen?
5. Und unweigerlich gelangen wir zur Frage, was das für die IT-Sicherheit heisst. Was muss die Firma und die Mitarbeitenden wissen? Im Kern stehen integrierte und vernetzte Lösungen auf der Prioritätenliste der Unternehmen.

Im Mittelpunkt: der Mensch

Verkauf passiert nicht mehr am Telefon, und auch die Zeit der Marketing-E-Mails ist lang vorbei. Fast 700 Millionen Nutzer haben Ad-Blocker installiert, und sehen somit Online-Werbung gar nicht erst. Wer heute Kunden erreichen will, muss sozial denken und langfristig handeln: Social Selling ist das neue Stichwort. Dabei geht es um die Verbindung von Social Media, Content und Beziehungspflege. Darum sollte man vielleicht eher von Social Networking als von Social Media sprechen. Social Selling wird von Online Marketeers bereits seit Jahren erfolgreich betrieben. Es kommt nun immer stärker auch im B2B zum Tragen und im Mittelpunkt steht der Mitarbeitende mit seinen Social-Networking-Profilen und -Fähigkeiten, die geschult und betreut werden müssen.

Denn bei aller Euphorie: Es sollte kaum Mitarbeiter geben, denen es nicht bewusst ist, dass die Online-Welt zahlreiche Sicherheitsprobleme mit sich bringt. Wenn Daten nicht aktiv geschützt werden, können auch Probleme entstehen: Datenverlust, Datenschutzgesetz und Verwendung von Kunden- sowie Analysedaten für künftige Entscheidungen. Wer darf was und warum? Je nachdem, wie sensibel die Daten sind, müssen Vorkehrungen getroffen werden. Angefangen bei der eigenen internen Kommunikation und der Übertragung von Kundendaten.

Um zu erkennen, wo noch Bedarf zur Verbesserung besteht, können in Roundtables Fragen gestellt werden, man arbeitet mit Mentoringruppen. Hier begleiten digital kompetente Mitarbeitende ihre Kollegen, um Wissenslücken zu füllen und Barrieren abzubauen. Es lohnt sich, hier in Mitarbeitende zu investieren, da viele Probleme im Verbund schneller und günstiger gelöst werden können. Mit der Aufbereitung von Wissen, wie oben genannt mit Wikis und der Kombination von echten Begegnungen und Austausch können von Administration bis Produktionsabläufe gemeinsam Verbesserungen vorgenommen werden. Die Abläufe können besser laufen und die Kommunikation zwischen den einzelnen Teams kann die Arbeit des gesamten Unternehmens erleichtern, was sich langfristig auch auf die Erfolgsrechnung überträgt.

Kontinuität sicherstellen

Digitale Kompetenz erstreckt sich in alle Bereiche eines modernen und gut geführten Unternehmens. Sei es in der Produktentwicklung oder dem Design über die Kundenverwaltung bis hin zum Kundendienst. Jeglicher Aspekt kann digital in Angriff genommen werden und sollte durch Computerkenntnisse bereichert werden. Mitarbeitende verstehen im Allgemeinen sehr gut, dass in der heutigen Welt nur derjenige gewinnt, der sich auch aktiv in diesem Bereich fortbildet. Daher sollte es für das Management kein Problem darstellen, die Mitarbeiter zur Weiterbildung zu motivieren.

Es sind oft nur wenige Mitarbeiter, die eine vollkommene digitale Problemlösung anstreben. Je nachdem, in welchem Bereich das Unternehmen tätig ist, ist dies auch nicht nötig. Hier sollten Interessen gefördert werden und Kompetenzen, die Mitarbeiter aus dem Privatleben haben, sollten mit in die Arbeitswelt integriert werden. Dennoch kann in vielen Bereichen eine digitale Herangehensweise an allgemeine Prozesse die Arbeit erleichtern und die Produktion beschleunigen.

Schlussfolgerung

Unternehmerinnen und Unternehmer haben immer weniger Zeit, um digitale Projekte zu starten und zu implementieren. Dabei fehlt es den Mitarbeitenden, aber auch dem Management an grundsätzlichem Know-how zur Umsetzung. Die Frage, was kommt zuerst und wie sage ich es meinen Kolleginnen und Kollegen, stehen hier im Vordergrund. KMU, die einem digitalen Onboarding noch zögerlich gegenüberstehen, sehen dabei oft eher Risiken als Chancen und wissen nicht, wo anfangen. Ein einfaches Modell, begleitet in der konkreten Umsetzung vor Ort und unterstützt durch Sparringspartner, kann einem Unternehmen rasch aufzeigen, was wie gemacht wird und wie tief die eigentlichen Hürden doch sind.