Gestion efficace de vos tâches : nos astuces
Les heures d’une journée de travail étant limitées, une bonne planification et une bonne organisation sont essentielles. Dans cet article, vous trouverez des astuces pratiques pour gérer vos tâches au quotidien.
Une question revient fréquemment chez les collaboratrices et collaborateurs : « Comment arriver à accomplir toutes ces tâches ? ». Ce qui est ici difficile n’est pas tant de donner une réponse professionnelle, mais surtout de se demander comment planifier, gérer et superviser toutes les tâches à accomplir. La méthode « adéquate » pour tout le monde n’existe pas. Cependant, chaque individu peut développer ses propres stratégies au fil du temps grâce à son expérience personnelle.
Si l’on se lance à la recherche de méthodes censées apporter satisfaction, on trouve très rapidement des technologies en ligne.
Il existe de nombreux outils numériques, des simples applications de listes de tâches aux systèmes de planification basés sur l’IA. Ce qui est important, c’est de définir en amont l’objectif que vous voulez atteindre :
- Gagner du temps pour d’autres tâches
- Augmentation du taux de traitement des tâches
- Augmentation de la qualité de traitement des tâches
- Augmentation du respect des délais
- Priorisation des tâches
Les conseils suivants s’inspirent des idées développées par David Allen dans son ouvrage « Getting Things Done (GTD) ».
Ce qui est fondamental est de suivre les étapes suivantes de manière structurée :
- Saisir
- Trier
- Planifier
- Exécuter
Définir la « boîte de réception »
Déterminez comment les tâches vous sont confiées et dans un premier temps, à quel moment vous les acceptez et les rassemblez. Il peut ici tout simplement s’agir de sa boîte mail. À l’avenir, tout ce que vous souhaitez gérer comme tâche doit être placé dans cette « boîte de réception ». Cela inclut également toutes les tâches que vous avez pour l’instant seulement en tête. Notez-les et libérez ainsi votre esprit.
Essayez d’avoir le moins possible de ces « boîtes de réception ». Dans l’idéal, vous n’en avez qu’une seule. Cela permettra de réduire une bonne partie de la complexité.
Évitez les « trous » dans cette « boîte de réception ». Rien ne doit être perdu.
Posez-vous ensuite la question : « Est-ce que je peux/dois faire quelque chose ? » Si vous répondez par la négative, supprimez la tâche, reportez-la à une date définie ou archivez l’information.
Si vous répondez à cette question par l’affirmative, vérifiez si vous pouvez effectuer cette tâche en moins de deux minutes. Si c’est le cas, faites-la tout de suite. Vous aurez ainsi généré un petit succès immédiat.
Si la tâche est exécutable en plus de 2 minutes, vérifiez si vous ne pouvez pas déléguer la tâche à quelqu’un d’autre. Vous n’aurez alors plus qu’à surveiller son exécution. Vous créez alors une tâche distincte pour le rappel. Si la tâche ne peut pas être déléguée, planifiez à quel moment vous allez la traiter.
Vous pouvez alors établir un planning hebdomadaire sur la base de ces tâches planifiées de manière réfléchie et avec des délais concrets pour leur traitement ou leur échéance.
Astuces pour le traitement des tâches
- Prenez conscience que vous n’êtes pas capables de faire deux choses à la fois. Important : une chose après l’autre.
- Effectuez en premier les tâches les moins agréables.
- Triez vos tâches selon leurs types, p. ex. écrire des e-mails, passer des appels, effectuer des achats, tâche pour la maison … et traitez ces tâches par blocs.
- Essayez de garder votre esprit libre en notant vos tâches/pensées par écrit dès qu’elles surviennent (« boîte de réception »).
- Créez-vous un cadre dans lequel vous pouvez éviter les distractions et les perturbations.
- Dans les situations particulièrement stressantes, il convient d’éviter toute précipitation opérationnelle et d’accorder une importance particulière à une planification rigoureuse des tâches.
- Prévoyez toutefois chaque jour une « heure de calme » pendant laquelle vous n’effectuez pas de tâches.
- Planifiez 60% de votre temps pour l’exécution de tâches, 20% pour les imprévus et 20% pour du spontané.
Ces suggestions ne sont que quelques idées initiales pour vos processus individuels de gestion des tâches. Ne vous laissez pas enfermer dans des processus prédéfinis, mais trouvez au fil du temps votre propre modèle de réussite. Soyez ouvert à une réflexion critique pour déterminer si votre modèle est adapté à l’environnement actuel et restez ouvert aux nouvelles idées et aux conséquences qui en découlent.
« Le stress n’est pas une maladie, mais une addiction. »
Günther Beyer. Auteur d’ouvrages sur le thème de la gestion du stress.