Microsoft 365 Copilot : Astuces pour le travail quotidien
Microsoft 365 Copilot est une IA qui assiste les utilisatrices et utilisateurs dans leur travail quotidien et qui est capable d’effectuer des tâches simples. Découvrez-en plus sur les fonctionnalités de cette IA grâce à des exemples et quelques astuces pratiques.
Que ce soit sur Word, Excel, PowerPoint, Teams ou Outlook : Copilot, l’IA d’assistance de Microsoft, est disponible pour toutes les utilisatrices et tous les utilisateurs d’une licence de Microsoft 365. De la même manière que la désormais célèbre IA générative ChatGPT, Copilot réagit à des instructions textuelles. Cette IA d’assistance est intégrée dans toutes les applications Microsoft et les utilisatrices et utilisateurs peuvent interagir directement dans chaque programme avec l’IA et lui donner des ordres.
De quoi Microsoft Copilot est-il capable ?
- Copilot dans Teams
- Copilot dans Outlook
- Copilot dans Word
- Copilot dans PowerPoint
- Copilot dans Excel
Le principal avantage de Copilot par rapport à des outils d’IA comme ChatGPT est qu’il peut accéder aussi bien à des données provenant d’internet qu’à des données spécifiques à l’environnement individuel de Microsoft. Microsoft 365 Copilot ne connait donc pas seulement le contenu d’un message individuel ou d’un seul document qui est mis à sa disposition, mais est capable de les traiter dans un contexte donné grâce à Microsoft Graph (la passerelle vers les données et informations dans Microsoft 365).
Les conditions techniques et organisationnelles préalables de Microsoft Copilot
Actuellement, Copilot supporte le français, l’allemand, l’italien, l’anglais, l’espagnol, le portugais, le japonais et le chinois – on est donc plutôt bien lotis en Suisse. Les plateformes supportées sont Windows, Mac, Android, Edge et Chrome.
Mais avant que les entreprises puissent mettre Copilot à disposition de leurs employé.e.s, il faut pouvoir répondre à quelques prérequis techniques et organisationnels.
Prérequis techniques :
- Obtenir/acheter des licences pour les utilisatrices et utilisateurs
- Mettre à jour Microsoft Apps
- Autoriser l’accès aux données Microsoft 365
Prérequis organisationnels :
- Clarifier l’utilisation des outils d’IA
- Vérifier les autorisations et le partage
- Vérifier l’actualité des données
- Définir une stratégie Copilot
Exemples d’utilisation de Copilot : Teams, Outlook, Word, PowerPoint et Excel
Nos formateurs et formatrices ont testé de long en large les fonctionnalités de Microsoft Copilot et ont compilé quelques astuces pratiques d’utilisation de cette IA dans notre quotidien professionnel. En voici quelques exemples.
Teams et Copilot
Dans Teams, l’assistant IA peut rendre différents précieux services. Copilot aide par exemple les utilisatrices et utilisateurs à se préparer à une réunion :
Les utilisatrices et utilisateurs peuvent utiliser Copilot pour se préparer à une réunion.
Une autre fonction qui allège la charge de travail (mentale) est la fonctionnalité qui permet de suivre les réunions auxquelles notre présence n’est pas absolument nécessaire ou auxquelles nous arrivons en retard. Copilot est ici capable de résumer les discussions.
En cas d’empêchement à une réunion, la fonction « follow » de Copilot peut s’avérer très utile.
De plus, Copilot peut prendre automatiquement des notes pendant une discussion d’équipe ou en faire une transcription complète. Si on le lui demande, il peut alors résumer le tout à l’essentiel. Ainsi, les participants peuvent se concentrer sur la réunion et n’ont pas besoin de prendre des notes*. Copilot peut également rédiger des messages de chat dans un ton approprié.
La fonctionnalité qui permet de résumer des documents est également très utile. Grâce au chat M365 intégré dans Teams, on peut par exemple mettre une présentation à disposition de Copilot et lui demander d’en faire un résumé :
Le chat M365 résume des documents comme des présentations.
Ce qui est important ici : les utilisatrices et utilisateurs doivent vérifier eux-mêmes le résultat produit par Copilot. En effet, la responsabilité de la qualité incombe encore aux utilisatrices et utilisateurs ; Copilot n’est qu’un assistant.
Outlook et Copilot
Dans Outlook, la capacité de Copilot à résumer de longues discussions par e-mail est probablement la plus utile. Tout le monde connait ces ping-pongs d’e-mails où on perd souvent le fil. Copilot permet d’y remédier :
Copilot résume de longs fils d’e-mail et propose ainsi un aperçu succinct, mais complet, aux utilisatrices et utilisateurs.
De plus, toujours avec l’aide de Copilot, les utilisatrices et utilisateurs peuvent planifier des rendez-vous, écrire ou traduire des e-mails :
Copilot assiste l’écriture d’e-mails.
Lors de l’écriture d’e-mail, on peut aussi exiger de Copilot qu’il adapte la longueur et le style du message :
Avec Copilot, il est possible de changer le style et la longueur d’un e-mail d’un simple clic.
Copilot est également d’une grande aide en cas de boîte de réception encombrée dont la gestion est devenue difficile. Lorsqu’on se retrouve dépassé par le nombre d’e-mails à traiter, l’IA de Copilot est capable de classer les e-mails par ordre de priorité :
Copilot aide à prioriser les e-mails.
Word et Copilot
Se trouver devant une page Word blanche a un grand potentiel de démotivation que nombre d’entre nous ont sans aucun doute déjà pu faire l’expérience. Copilot offre ici un service précieux en étant capable de générer un premier jet en quelques secondes seulement d’après des instructions. L’IA tire ici des informations issues d’internet :
En se basant sur des instructions, Copilot peut créer un nouveau document Word avec des informations issues d’internet.
Grâce à Copilot, les utilisatrices et utilisateurs ont ainsi une première ébauche qu’elles et ils peuvent retravailler. Bien entendu, l’exactitude du contenu généré doit toujours être contrôlée par les personnes qui utilisent ce service.
Copilot aide également lors de la modification d’un document : il peut réécrire, résumer, raccourcir et adapter la mise en page en quelques clics seulement :
Copilot est par exemple capable d’afficher un document de texte sous la forme d’un tableau.
Dans Word, Copilot propose de nombreux services pour modifier un document.
Tout devient ainsi plus rapide et presque magique. Une autre fonctionnalité très utile est celle qui permet de créer un document à partir de deux documents existants :
Les utilisatrices et utilisateurs peuvent donner deux documents à Copilot et lui demander d’en créer un seul.
PowerPoint et Copilot
Similairement à ce qui est possible dans Word, Copilot propose aussi dans PowerPoint des services très utiles, comme générer en quelques secondes une présentation. En se basant sur les instructions données, Copilot cherche des informations sur le thème choisi sur internet ou directement dans un document Word.
En quelques secondes, Copilot est capable de créer un premier projet de présentation, ici à partir d’informations récoltées sur internet.
En quelques instants, Copilot crée une présentation PowerPoint à partir d’un document Word.
Les utilisatrices et utilisateurs peuvent également modifier des présentations à l’aide de Copilot, par exemple en lui demandant d’ajouter des pages, de résumer la présentation ou en la réorganisant. Copilot est par exemple capable de transformer une diapositive très textuelle en diapositive plus visuelle :
Copilot doit transformer cette diapositive très textuelle.
Copilot a transformé une diapositive pour la rendre plus visuelle.
Également très utile pour la présentation : Copilot est capable de créer des notes de présentation. Copilot nous permet ainsi de gagner beaucoup de temps et de proposer une meilleure modération lors de nos présentations.
Copilot crée des notes de présentation.
Excel et Copilot
Sur Excel, Copilot aide les utilisatrices et utilisateurs à explorer, comprendre, analyser et visualiser les données. Copilot peut également filtrer, trier et mettre en évidence des données.
Sur demande, Copilot peut analyser un fichier Excel par exemple pour en tirer les tendances essentielles :
Copilot analyse des données dans Excel pour identifier les trois tendances principales.
Copilot assiste également la saisie de formules :
Copilot aide à créer des formules dans Excel.
De plus, Copilot est capable de visualiser des données et de créer des graphiques :
Copilot crée un graphique parlant sur la base des données fournies.
Conclusion
Copilot est un outil très puissant et utile qui assiste les utilisatrices et utilisateurs de l’environnement Microsoft 365. Dans Teams, il aide à se préparer aux réunions ou à résumer les discussions, dans Outlook, il est capable de résumer des fils d’e-mails, à prioriser les e-mails reçus et rédiger de nouveaux e-mails, dans Word et PowerPoint, Copilot est capable de créer en quelques secondes des projets de documents et de présentation et les modifier selon souhaits. Finalement, dans Excel, Copilot analyse des données et aide à visualiser et comprendre ces données plus rapidement.