Bien gérer son temps, c’est aussi fixer des priorités

La liste de choses à faire ne cesse de se rallonger, les agendas débordent et le temps semble littéralement s’échapper. Cette situation qui fait partie du quotidien de (presque) tout un chacun s’accentue encore davantage lorsqu’on accède à un poste à responsabilité, humaine ou technique : les obligations s’accumulent, les attentes prennent l’ascenseur et la pression du temps s’intensifie.

Si les leaders et cadres en devenir peuvent (et doivent) encore développer une auto-organisation efficace et une gestion du temps cohérente, ces compétences restent d’une importance capitale, même après de nombreuses années passées sur un fauteuil de direction. En effet, ces capacités d’organisation sont décisives pour atteindre ses objectifs tout en gardant la motivation et pour gérer ses tâches de manière efficace et réussie. C’est de toute évidence en usant de bonne planification qu’on peut structurer sa journée et ses tâches de manière sensée. Grâce à une bonne planification du temps et des tâches, les cadres arrivent à atteindre les objectifs fixés dans un délai raisonnable, réduire la procrastination et augmenter la productivité. De plus, ils gardent une vision d’ensemble de toutes les tâches et des objectifs généraux.

Quatre conseils pour mieux s’organiser

• L’introspection et la connaissance de soi sont les premières étapes qui mènent à plus d’efficacité. Les cadres doivent fixer des priorités tous les jours et se demander : qu’est-ce qui me motive ? Comment planifier ma journée ? Comment utiliser mon énergie à bon escient ?
• Personne ne travaille toute une journée en ayant une productivité constante. C’est pourquoi il est important de suivre son propre rythme biologique. Certaines personnes sont plutôt du matin, ont beaucoup d’énergie avant midi et réussissent à faire énormément de choses avant le dîner, d’autres connaissent leur pic de productivité l’après-midi ou le soir. Nous devrions donc chacun planifier nos tâches de la journée selon notre niveau d’énergie : les tâches moins complexes ou routinières nécessitent moins d’énergie et devraient être effectuées pendant les phases où nos capacités de performance sont diminuées.
• Il reste encore des tâches à effectuer en fin de journée malgré une planification aux petits oignons ? Bien trop souvent, des tâches chronophages accaparent des heures de travail précieuses. Des entretiens qui durent plus longtemps que prévu, des appels imprévus, des tâches supplémentaires, des missions en suspens – ce sont tous des facteurs de perturbation qui font dérailler son emploi du temps. Il faut à tout prix les reconnaître et les éviter en fixant des limites claires.
• Un bureau désordonné ou un flot d’e-mails ne contribuent pas particulièrement à une gestion optimale de son organisation. Un espace de travail bien rangé et une boîte mail épurée permettent de garder le contrôle et de mieux organiser ses tâches.

Deux méthodes éprouvées pour une gestion du temps efficace

Le modèle d’Eisenhower et le principe de Pareto sont des techniques populaires de gestion du temps. La matrice d’Eisenhower permet de classer les tâches à effectuer en fonction de leur urgence et de leur importance, alors que le principe de Pareto permet de consacrer le maximum de son temps à l’essentiel.

La matrice d’Eisenhower

L’idée de base du modèle d’Eisenhower – ainsi nommé d’après l’ancien président des États-Unis Dwight D. Eisenhower – est de classer ses tâches en quatre catégories :

1. Les tâches importantes et urgentes : à faire soi-même et immédiatement
2. Les tâches importantes, mais pas urgentes : à planifier pour une date précise et à faire soi-même
3. Les tâches urgentes, mais pas importantes : à déléguer si possible
4. Les tâches pas urgentes et pas importantes : ce qui n’est ni urgent ni important, peut être remis à plus tard.

Le principe de Pareto

Le principe de Pareto, aussi connu sous le nom de principe 80-20, doit son nom à l’italien Vilfredo Pareto. Il affirme que 80 pour cent des tâches peuvent être effectuées dans 20 pour cent du temps à disposition. Les 20 pour cent restants des tâches nécessitent les 80 pour cent du temps de travail restants.

Afin d’organiser le travail selon la loi des 80-20, il faut commencer par faire la liste de toutes les tâches et du temps nécessaire pour les réaliser. Ensuite, on commence par faire les petites tâches importantes – par exemple répondre à des mails urgents. On s’attelle par la suite aux plus gros et importants morceaux.

La maxime de ce principe est la suivante : commencer par accomplir le cœur d’une tâche et s’il reste du temps, optimiser le résultat.
Exemple : vous devez préparer une présentation. Ce qui est important est le contenu. Ce n’est que s’il reste du temps pour embellir la forme que vous pouvez peaufiner les détails visuels.