Comment créer des présentations PowerPoint convaincantes

Combien de fois entend-on parler d’orientation client ? Combien de fois dit-on « le client est roi » ? Mais combien rarement pensons-nous à nos présentations !

Tous les jours, des milliers de présentations PowerPoint sont créés pour des clients. Par client, on pense ici par exemple à des personnes de comités de direction, responsables de lignes ou qui consomment vos produits ou services. Elles ont peut-être toutes des intérêts différents, mais elles ont néanmoins une chose en commun : elles ne veulent pas perdre leur temps sur des présentations de piètre qualité.

Mais comment présenter de manière orientée vers le client ? En principe, il y a 4 conseils à suivre pour construire une présentation.

1. Connaissez votre groupe cible !

Souvent, lors de la création d’une présentation, on a tendance à se lancer à la volée et à remplir les diapositives avec du contenu. Devise : « Mieux vaut inclure toutes les informations plutôt que de risquer d’oublier quelque chose ». C’est dans les faits l’un des problèmes fondamentaux des présentations. Définissez tout d’abord votre groupe cible. Ensuite seulement vous aurez une idée du contenu dont vous avez besoin.

C’est relativement simple de définir votre groupe cible lorsque vous êtes également la personne qui invite votre public. Mais si vous devez créer une présentation pour une autre personne, p. ex. pour vos supérieurs, pensez à demander qui sera présent lors de la présentation. Entre autres, les critères suivants peuvent se montrer cruciaux pour la construction et la mise en forme de la présentation :

Admettons que vous créez une présentation qui vise à présenter un projet d’investissement au service de gestion. À quoi s’intéressent les personnes qui constituent votre public ? À quoi ressemble le produit ? Quelles sont ses caractéristiques ? Ou plutôt quels sont les coûts d’investissement et quel est le calcul d’amortissement ? Les décideurs sont-ils peut-être intéressés par les coûts de production, les gains d’efficacité et l’augmentation de la productivité ?

Pour pouvoir captiver votre public et atteindre votre objectif, vous devriez être en mesure de répondre à ces questions. Mais quel est l’objectif de votre présentation ?

2. Définissez l’objectif de votre présentation

Êtes-vous familier avec la situation suivante : vous voulez créer une présentation de produit et écrivez et écrivez et écrivez beaucoup de texte et complétez votre présentation avec de nombreux graphiques différents, parce que vous voulez créer une présentation la plus complète possible ? Le problème : vous perdez le fil – et cela ne passe pas inaperçu auprès de votre public.

Que voulez-vous atteindre avec votre présentation ? Où voulez-vous en venir ? Que doit-il se passer après la fin de votre présentation ?

Une présentation ne doit jamais avoir plus de deux objectifs. Les points suivants peuvent être des objectifs possibles :

C’est seulement une fois que vous vous êtes décidé pour un objectif que vous pouvez commencer à rassembler vos informations pertinentes.

Brainstormez à tout va. Écrivez tout ce qui vous passe par la tête. Ici, plusieurs techniques peuvent être utiles pour structurer vos pensées. L’une des méthodes les plus connues et éprouvées est la carte mentale ou le schéma heuristique.

Ci-dessus, un exemple d’une carte mentale autour du thème de l’ « innovation ».

Ces cartes mentales permettent de structurer vos points principaux et secondaires et ainsi de construire le fil rouge de votre présentation. Dans un second temps, éliminez de votre carte mentale tous les points qui ne sont pas à 100% pertinents. Ces points peuvent par exemple être des informations périphériques que vous pouvez joindre d’une autre manière à votre présentation (p. ex. dans l’espace dédié aux notes).

Restez concentré sur votre public, votre thème et votre objectif. Le mot d’ordre : moins, c’est mieux.

3. Structure de la présentation

Maintenant que vous avez réuni les informations que vous voulez intégrer à votre présentation et que vous les avez triées, vous pouvez commencer à structurer votre présentation PowerPoint. Les règles de durée suivantes s’appliquent :

1. Introduction : 1/10 du temps
2. Partie principale : 6/10 du temps
3. Conclusion : 2/10 du temps
4. Marge : 1/10 du temps

Planifiez absolument une certaine marge. Vous en aurez besoin si vos auditrices ou auditeurs posent par exemple des questions pendant la présentation.

Entrons maintenant plus en détail dans les trois étapes de la présentation. Il y a des éléments fondamentaux dans l’introduction, la partie principale et la conclusion qui doivent absolument faire partie d’une présentation.

3.1. Introduction

L’introduction doit inclure :

• Un mot de bienvenue
• Une présentation de sa personne
• Une présentation de l’événement, du thème ou du problème
• Des informations sur le déroulement de la présentation
• Une définition des « règles du jeu »
• Éveiller l’intérêt

Lorsque vous vous présentez, vous n’avez pas besoin d’une diapositive avec une photo de vous et votre C.V. projetée sur l’écran. Vous êtes déjà sur place. Restez fidèle à vous-même et présentez-vous. Votre public doit vous écouter et vous regarder, pas lire votre biographie.

Introduisez le thème de votre présentation de telle manière à ce que ça donne envie d’en savoir plus. Si vous ne captivez pas votre audience dès le début, vous aurez de la peine à la garder éveillée et intéressée.

La technique de « storytelling » est particulièrement adaptée. Racontez une histoire qui rend le sujet attractif pour vos auditeurs et auditrices. À cela, vous pouvez ajouter des techniques de visualisation comme des images, des graphiques, SmartArts, etc.

Verbalisez aussi le but de votre présentation et les règles qui s’appliqueront pendant votre présentation, par exemple que les questions ne seront posées qu’en fin de présentation.

Il existe deux types d’introduction : « l’introduction douce » et « l’introduction surprise ».

Dans le cadre d’une introduction douce, une situation déjà connue et actuelle est présentée. Une complication peut être quelque chose qui pourrait se produire ou qui s’est déjà passé. Votre public doit pouvoir accepter tous les points avant que le problème et la question associée puissent être formulés.

Dans le cadre d’une introduction surprise, vous commencez avec une situation perturbatrice, c’est-à-dire que quelque chose s’est passé ou pourrait se produire. Sur cette base, vous discuterez des conséquences possibles. C’est à la fin de l’introduction que la réaction à cet état imprévu sera définie. Cette introduction par la surprise permet d’éveiller l’intérêt du public beaucoup plus rapidement. Cette introduction peut être par exemple une statistique ou une déclaration dont le contenu est inattendu. Toutefois, cette stratégie est tributaire de sa pertinence. Si votre introduction n’est pas pertinente, il sera difficile de regagner la confiance et l’attention du public.

3.2. Partie principale

La partie la plus importante de votre présentation est la partie principale. Ici, le contenu est préparé avec des arguments. Si votre exposé est long, faites un bref résumé afin que l’essentiel de votre message soit clair pour votre audience. Tâchez de vous limiter à 7 informations détaillées au maximum par thème ou chapitre. Orientez-vous sur l’objectif de votre présentation et sur votre audience. En principe, il existe deux manières de présenter et construire votre message central.

Message principal au début : la structure pyramidale (question-réponse-présentation)

Exemple :

Message principal à la fin : la structure en entonnoir (Déclaration-support-présentation)

Exemple 1 :

Exemple 2 :

La structure en entonnoir est souvent utilisée face à un public critique ou peu connu et qui doivent tout d’abord être convaincu par des arguments avant qu’ils puissent entendre et comprendre le message principal. Faites cependant toujours attention d’étayer vos arguments par des faits. Travaillez le plus possible avec des visualisations ; les textes ne sont pas, ou peu, lus pendant les présentations.

Dans le deuxième exemple ci-dessus, vous pouvez utiliser des images pour représenter l’énergie solaire, hydraulique et éolienne, illustrer la promotion de la santé (commentaire 2) à l’aide de statistiques et pictogrammes et visualiser les coûts d’exploitations par un graphique ou une table. Les éléments visuels restent beaucoup plus en tête du public.

3.3. Conclusion

La dernière impression compte aussi. Mettez encore une fois l’accent sur votre but. Adressez un appel à votre public. Résumez les points importants de votre présentation et tirez les conclusions. En toute fin, discutez des mesures ou prochaines étapes à prendre.

Et n’écrivez jamais « Merci pour votre attention » sur la dernière diapositive : c’est une conclusion qui n’est pas à la hauteur d’une bonne présentation. Un appel ou une formule de motivation crée un effet bien plus dynamique et votre public se sentira bien plus concerné.

4. Les différents types de présentations

La structure d’une présentation dépend aussi fortement de son type. Les présentations ont des exigences différentes en termes de contenu. Vous trouverez ci-dessous deux exemples : la présentation d’entreprise et la présentation des finances.

Présentation d’entreprise

Présentation des finances

Comme vous pouvez le constater, il y a de nombreux points à respecter si vous voulez créer des présentations adaptées à votre audience. Mais avec un objectif clair, une bonne connaissance de votre groupe cible, des thèmes spécifiques, un bon fil rouge et une présentation visuellement attrayante, vous atteindrez plus facilement votre public cible et les garderez motivés et intéressés de l’introduction à la conclusion.

P. S. Utilisez les possibilités de PowerPoint 365. De nouveaux pictogrammes, diagrammes et idées de design vous aideront à rendre votre présentation encore plus attractive.