Comment créer une documentation efficace avec Confluence ?

Par où commencer ?

Le sujet de la documentation revient très souvent en entreprise. Où la trouver ? Comment la classer ? Comment la rendre claire et uniforme ? Comment la contrôler ? Comment donner envie à une équipe d’y contribuer ?

Tout d’abord, faites un état des lieux et prenez le temps de vous concentrer, en équipe, sur différents points :

1. Que veut-on documenter ?
2. Comment allons-nous le documenter ?
3. Qui va entretenir cette documentation ?
4. Est-ce que certains documents peuvent être archivés ?

C’est une fois ces questions répondues que Confluence, l’outil de collaboration d’Atlassian, peut entrer en scène pour vous assister dans votre démarche d’amélioration de la documentation.

Catégorisez votre contenu

 Que ce soit par équipe, département ou sujet, utilisez Confluence pour créer des « espaces ». Chaque espace de travail d’équipe pourra être découpé en plusieurs catégories. Ci-dessous, un exemple d’espace pour une équipe de support client :

Utilisez des modèles

 Pour faciliter la création de votre documentation, Confluence vous propose plusieurs modèles sur lesquels vous pourrez vous baser. Ci-dessous un exemple avec le modèle « Notes de réunion » :

Les indications « grisées », qu’on appelle « placeholder », vous donnent une indication de l’information à ajouter.

Exploitez les labels

Chaque page créée dans Confluence peut être associée à un label. Les labels sont des mots-clés qui permettent de regrouper et chercher du contenu similaire.

Les labels peuvent être ajoutés au moment de la création d’une page, mais également à sa publication.

En cliquant sur un label, toutes les pages associées à votre projet sont listées pour vous faciliter la recherche d’information.

Gérez votre projet avec Confluence

 En plus de créer de la documentation par équipe ou par sujet, vous pouvez également utiliser Confluence pour gérer des projets de courte ou longue durée. Créez un espace projet et ajoutez une page de planning. Exploitez les blocs et les lignes de la macro « roadmap planner » pour une vue d’ensemble de votre projet.

En tant que responsable de projet, listez les différentes tâches par secteur ou par département et mentionnez les collaborateurs qui en sont responsables. Utilisez ensuite la macro « Rapport de tâches » pour vérifier les tâches complétées ou non.

Grâce à la macro « Jira », intégrez le suivi du projet de l’équipe de développement à votre page Confluence. Vous pourrez ainsi suivre en temps réel l’avancement des Stories, Bugs ou encore les tâches liées à votre projet.

Communiquez et prenez des décisions rapidement sans perdre de temps en réunion. Les utilisateurs peuvent commenter des pages en mentionnant leurs collègues, qui recevront une notification par e-mail.

Il est également possible d’ajouter des « inline comment » dans le texte d’une page publiée pour communiquer avec son équipe ou poser des questions.

 Chaque fois qu’une page est publiée, Confluence crée automatiquement une version et trace l’historique des modifications. Cela vous permet de publier une ancienne version de votre page si celle-ci a, par exemple, été modifiée avec des informations inexactes.

Vous pourrez également comparer plusieurs versions d’une page et voir ce qui a été modifié et supprimé ou si le formatage a changé.

Vous pourrez également analyser les pages de votre espace. Qui a vu votre page ? Combien de fois ? À quelle date ?

Exportez et partagez votre contenu

 Chaque page Confluence peut être exportée en format Word ou PDF. Vous pouvez également créer vos propres modèles d’exportation en y ajoutant par exemple le logo de votre entreprise ou en personnalisant l’en-tête et le pied de page.

Sécurisez votre contenu

 Au-delà des autorisations par espace (quels utilisateurs peuvent créer, commenter ou éditer), vous pouvez également sécuriser chaque page manuellement en cliquant sur l’icône cadenas. Décidez si votre page peut être éditée et visualisée par tous vos utilisateurs ou seulement par un groupe restreint. Choisissez les groupes d’utilisateurs Confluence ou les groupes de votre Active Directory et sélectionnez leurs autorisations.

Améliorez la productivité de vos équipes avec Confluence

 Les quelques exemples ci-dessus vous donnent un aperçu des fonctionnalités de Confluence pour créer une documentation efficace, organisée et unifiée dans un seul outil. Vous éviterez ainsi d’éparpiller vos procédures et documentations sur différentes plateformes. C’est un gain de temps pour vous et vos collaborateurs qui peuvent travailler à distance.

Une bonne structure permettra également le partage de connaissance entre les membres de votre équipe et facilitera la collaboration.

Profitez des modèles de documentation (« Templates ») proposés par Confluence. Ils sont simples d’utilisation et permettent à votre équipe une adoption rapide de l’outil d’Atlassian. Cela motivera vos collaborateurs à créer de la documentation et à l’alimenter au quotidien.

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