Tuto : 3 astuces pour booster l’interactivité des réunions sur Microsoft Teams

Le télétravail n’est plus un concept étranger, mais est bel et bien devenu notre réalité professionnelle quotidienne. En effet, depuis mars 2020, nous avons été très souvent amenés à travailler depuis notre domicile. Et il y a fort à parier qu’à l’avenir également, de nombreux postes, toutes branches et tous secteurs confondus, permettront une certaine alternance entre le télétravail et le travail sur site. Il devient donc de plus en plus primordial de se pencher sur les applications possibles des outils de communication et de collaboration.

Dans cet article, vous pourrez vous familiariser avec les nouvelles possibilités de Microsoft Teams qui permettent d’organiser des réunions et des webinaires efficaces et interactifs.

1 Les sondages : utiliser Microsoft Forms pour des interactions ciblées

Depuis décembre 2020, Microsoft Teams permet de créer des sondages rapides pour des interactions ciblées. Pour cela, il suffit d’activer l’application « Microsoft Forms » dans l’entrée du calendrier correspondante.

Remarque : il n’est actuellement pas possible d’activer cette application pour toutes les entrées du calendrier à la fois.

Voici comment procéder :

A) Ouvrez d’un double clic l’entrée de calendrier de votre réunion.

B) Dans la barre d’onglets en haut de la fenêtre, cliquez sur le symbole « plus ».

C) Activez l’application « Forms » pour activer les sondages.

D) En cliquant sur « nouveau sondage », vous pourrez préparer vos questions pour la réunion/le webinaire.

Vous pouvez tout à fait préparer vos questions avant ou les rédiger pendant la réunion/le webinaire. Les questions préparées et les sondages clôturés restent dans l’entrée du calendrier ainsi que dans le chat de la réunion.

Voici à quoi ressemblent l’aperçu des questions et les statuts des sondages :

Pendant la réunion, les sondages sont accessibles dans la barre d’onglet (sur la droite de l’interface) :

Ainsi, vous pouvez préparer vos sondages, les partager avec les participantes et participants dans le chat de la réunion et analyser les réponses sur Excel grâce à la fonction « exporter les résultats ».

2 Créer des salles pour petits groupes (breakout rooms)

Depuis décembre 2020, il est également possible de créer des salles pour petits groupes, ou breakout rooms en anglais, pour des interactions spécifiques comme des discussions sur des sujets particuliers en petits groupes, des missions de travail à réaliser en équipe ou des sessions de brainstorming en groupe entre autres.

Remarque : Actuellement, seul l’organisateur de la réunion peut créer des salles pour petits groupes.

Voici comment procéder :

A) Cliquez sur le symbole « salles pour petits groupes » dans l’interface de la réunion.

B) Définissez le nombre de salles dont vous avez besoin (au maximum 50) ainsi que le type d’affectation des participantes et participants.

C) Vous voyez maintenant les salles créées dans la barre à droite de l’écran.

D) Définissez les propriétés des salles, en particulier les noms des salles et les paramètres des salles pour petits groupes.

Vous pouvez dès lors ouvrir les salles et déplacer les participantes et participants dans les différents groupes de travail et d’échange. Les salles peuvent être fermées à tout moment. Elles restent disponibles aussi longtemps que l’entrée du calendrier existe.

Remarque : Les salles ne peuvent être créées et nommées par l’organisateur qu’avant la réunion. Seule la répartition des participantes et participants peut se faire pendant la réunion.

3 Ajuster les options de la réunion de manière ciblée

Pendant la réunion ou le webinaire, il existe de nombreuses possibilités d’interaction :

• Chat
• Sondage
• Réactions
• Audio/vidéo
• Présentations
• Tableau blanc

Certaines de ces possibilités d’interaction sont activables et désactivables à volonté. Les options concernant la plupart des paramètres se trouvent sous « options de la réunion » dans l’interface de la réunion.

Vous pouvez ainsi décider en amont ou pendant la réunion ce que vous désirez rendre possible ou pas.

Dans les options de la réunion, vous pouvez décider :

• Qui est autorisé à éviter la salle d’attente.
• Qui est autorisé à présenter.
• Si les participantes et participants ont le droit d’activer/désactiver le microphone eux-mêmes.
• Si la conversation de la réunion est autorisée (ou si la réunion ne prendra la forme que d’un webinaire/cours magistral).
• Si les réactions sont autorisées.

Grâce à cette personnalisation des paramètres, il est plus facile de gérer et animer des réunions, webinaires ou ateliers de manière ciblée.

Désirez-vous améliorer vos réunions en ligne ? Nos formations à Microsoft Teams sont faites pour vous.