Enfin un outil permettant aux réunions en ligne d’être plus productives

Nous sommes en ce moment tous à la recherche de trucs, d’astuces et d’outils permettant de rendre les réunions en lignes plus efficaces et productives. Un outil particulièrement intéressant est Mural. Il s’agit d’un tableau blanc virtuel permettant le suivi en temps réel du travail d’équipe et encourageant ainsi tout spécialement la collaboration.

Nous avons découvert cet outil grâce à Marc Kaufmann, notre formateur Scrum, alors que nous convertissions nos formations avec présence en formations virtuelles en live. Nous cherchions alors à adapter nos cours de manière optimale à l’apprentissage en ligne et à favoriser l’interaction avec et entre les participants.

Marc a été initié à Mural par un collègue ayant travaillé pour SAP en tant que Coach Agile. SAP utilise Mural dans toute l’entreprise pour les rétrospectives, les réunions de planification et les sessions de réflexion.

Dans cette interview, il explique quels sont les avantages que peuvent apporter des outils comme Mural à la collaboration en ligne.

Quel est, selon vous, le principal défi lors du passage de réunions physiques aux visioconférences ?

Marc : Le plus grand chalenge est l’attention. C’est extrêmement fatiguant de passer de longues périodes devant un écran. Et, de nos jours, les distractions sont partout. Les notifications de WhatsApp, de Slack ou d’emails sont directement affichées à l’écran. J’ai juste besoin de cliquer dessus et hop, je suis dans ma boite de réception et mon attention prend l’eau.

En tant que modérateur, formateur et professeur, vous avez l’habitude d’utiliser votre prestance pour garder l’attention sur vous. Quels sont les techniques qui vous permettent de rendre une formation virtuelle captivante pour les participants ?

L’interaction est la clé. Si je ne motive pas les participants ou ne m’adresse pas directement à eux, je perds beaucoup plus vite leur attention lors d’un cours virtuel que lors d’un cours physique. C’est la raison pour laquelle je trouve le tableau blanc virtuel qu’offre Mural tellement bien. Car il nous offre un véritable espace de travail sous la forme d’un tableau blanc avec des post-its que nous pouvons remplir tous ensemble.

Comment se déroule le travail avec Mural ?

Tout ce qui est possible de faire sur un tableau blanc est également possible de faire en ligne grâce à Mural, comme par exemple des brainstormings, discussions, travaux de groupe ou présentations. Mural est en quelque sorte une fenêtre de navigateur dans laquelle nous pouvons dessiner des schémas, coller des post-its et créer des zones de textes, le tout en temps réel. Les participants ont aussi la possibilité de transférer du contenu de leur ordinateur dans l’espace Mural grâce au glisser-déposer. En combinant cet outil avec une salle de groupe Zoom, nous pouvons acquérir du savoir, discuter et partager du contenu, aussi bien en grand groupe qu’en petit comité.

Est-ce que Mural est pour vous le seul outil qui permet de maintenir l’attention ou pouvez-vous aussi recommander d’autres outils ?

Mural n’est pas le seul outil que l’on peut utiliser : Miro, Trello ou un document partagé comme Google Doc ou Google Slides peuvent aussi faire l’affaire. Ce qui est important, c’est d’utiliser une plateforme qui permette d’inviter les participants à travailler ensemble. Et le mieux, c’est de découper le temps en petite sessions pour éviter que quelqu’un reste les bras croisés et commence à s’ennuyer.

Vous donnez actuellement votre deuxième cours virtuel de Certification Scrum Master chez Digicomp. Avez-vous découvert des avantages aux cours virtuels en live ?

Afin de mieux assimiler la matière, nous n’avons plus de cours pendant deux jours d’affilés comme c’est le cas du cours physique, mais nous avons réparti le cours sur 4 jours à raison de 4 heures par jours. Cela permet aux participants d’avoir du temps, non seulement pour s’occuper de leurs enfants et de vaquer à d’autres obligations quotidiennes découlant de la fermeture des écoles et de l’obligation de faire du télétravail, mais aussi pour digérer les nouvelles connaissances, formuler ses questions et se préparer à la prochaine session du cours. Nous économisons aussi du temps sur les déplacements ou les éventuels frais. De plus, grâce aux exercices sur Mural, les participants ont l’occasion d’apprendre à utiliser un outil de collaboration à distance qu’ils pourront aussi utiliser ensuite pour la collaboration avec leurs équipes en #télétravail. En pratique, les participants reçoivent donc deux formations en une.

Qu’advient-il du matériel de travail qui a été élaboré sur Mural pendant le cours ?

Ce qui est génial c’est que Mural possède un protocole d’impression qui permet de générer un fichier PDF avec ce qui a été créé sur Mural pendant le cours et de le mettre à disposition des participants. Ils possèdent alors une documentation qui suit un fil rouge et qui reste ainsi bien mieux en mémoire que les habituelles diapositives. L’intégration avec les autres médias est également beaucoup plus facile : je peux, en un clic de souris, uploader le matériel de cours officiel, lancer une vidéo ou ajouter des images.

Faits et chiffres de Mural

Site officiel : mural.co

• Coût : licence payante pour équipes, entreprises et version premium, période d’essai gratuite de 30 jours
• Domaine d’application : planification, brainstorming, ateliers, apprentissage, évaluations, design thinking, etc.
• Modèles : Roadmaps, planification d’ateliers, rétrospectives, planification de projet, planification d’évènement, Kanban, Matrix d’importance/difficultés, etc.
• Alternatives : Miro, Trello, Suite Google