Mettez de la magie dans vos documents PDF avec les actions d'Adobe Acrobat

Pour moi, il y a trois types de voitures :

• Celles qui sont si vieilles qu’elles n’ont ni GPS, ni autoradio MP3, ni phares antibrouillard.
• Celles qui ont ces trois options réunies.

et…

• Celles qui ont ces trois options et que les propriétaires de véhicules ignorent.

Après vingt ans ou presque à donner des formations, je classerai dans la dernière catégorie “Adobe Acrobat” et les documents PDF générés avec ce logiciel : beaucoup de personnes créent des PDF, mais ne savent pas qu’ils en ont “encore sous le pied”.

Cet article est là pour changer la donne et montrer à toutes les personnes intéressées comment…

• …activer le “GPS” intégré dans Adobe Acrobat afin de naviguer dans les documents, mais aussi “à l’étranger” (par ex. sur Internet).
• …lire des MP3 dans Adobe Acrobat même lorsque l’on ne fait que défiler le document.
• …exécuter de nombreuses fonctions en un clic dans Adobe Acrobat, dont allumer et éteindre les phares antibrouillard,…hmmm, je m’égare,… fermer le document.

1. Le GPS : les hyperliens dans les documents PDF

Nous commençons relativement doucement : sélectionnez l’outil “Ajouter/modifier un lien Web ou de document”. Vous le trouvez par exemple lorsque vous saisissez “Lien” dans le champ “Outils de recherche” :

Cliquez ensuite dans le menu déroulant sur “Lien” et sélectionnez la fonction “Ajouter/modifier un lien Web ou de document” :

Vous pouvez maintenant créer un rectangle dans le document en cliquant-glissant le curseur là où devra se trouver l’hyperlien. J’ai créé un document PDF à partir de la page d’accueil de www.digicomp.ch et je trace le rectangle autour de “7 sites” sur la première page :

La fenêtre suivante apparaît :

Dans “Aspect des liens”, vous pouvez laisser libre cours à votre créativité pour définir le rendu de l’hyperlien. Si vous jetez ensuite un œil sur “Lier une action”, vous verrez les possibilités offertes par votre “GPS” :

• “Atteindre une vue de page” vous permet de définir une “Vue de page” (une vue de page comprend un emplacement précis dans le document ainsi qu’un facteur de zoom) et de le définir comme destination du lien.
• “Ouvrir un fichier” et “Ouvrir une page Web”, pas besoin d’expliquer.
• Cet article rentre dans le vif du sujet avec “Lien personnalisé”.

Alors, ne perdons pas de temps et passons à la fonction suivante.

2. Le lecteur MP3 : actions pour rendre des fichiers audio

Si vous avez suivi les étapes du point 1 et que vous avez sélectionné l’option “Lien personnalisé”, alors une fenêtre s’affiche avec deux onglets. Sélectionnez ici l’onglet “Actions” et dans “Sélectionner l’action” le menu “Lire un son” :

Cliquez ensuite sur “Ajouter” pour sélectionner le fichier audio à exécuter lorsque quelqu’un clique sur ce lien.

Si vous ne faites pas que lire cet article, mais que vous faites les manipulations décrites en parallèle, vous allez être quelque peu déçu ici de ne pas pouvoir sélectionner le format “MP3”. Encore un peu de patience !

Lorsque vous sélectionnez un fichier audio, un menu apparaît aussitôt dans la liste “Actions” :

Vous pouvez aussi cumuler plusieurs actions sur un seul et même objet (ici votre lien).

C’est bien joli, mais il est où mon format MP3 ? Lorsque vous saisissez “MP3” dans l’outil de recherche, vous trouvez le groupe d’outils “Ajouter une vidéo” :

Sélectionnez l’outil “Ajouter un fichier audio” et créez un cadre dans votre document là où le fichier audio doit “se trouver”. La fenêtre suivante apparaît :

Lorsque vous cliquez sur “Afficher les options avancées”, vous entrez dans le monde merveilleux des fichiers audio intégrés aux documents PDF (créés avec Acrobat) :

Les possibilités proposées dans “Activer lorsque” vous donneront peut-être déjà des idées pour votre prochain PDF.

3. Les phares antibrouillard : fermer automatiquement des PDF… et bien plus encore

Créez un nouveau lien, sélectionnez à nouveau “Lien personnalisé” en tant que “Lier une action”, puis l’onglet “Actions”. Vous trouvez déjà de nombreuses idées d’action dans le menu déroulant “Sélectionner une action”.

Vous avez par exemple la possibilité de “Lire des médias” qui vous permet de rendre le fichier MP3 ajouté au point 2 ou vous pouvez “Afficher/masquer des champs”. Conseil : Si vous souhaitez savoir ce qu’est un “champ”, nous vous conseillons de suivre un cours sur les formulaires PDF, comme le Cours: Formulaires PDF avec Adobe Acrobat DC («PDFORM»).

Et pour terminer cet article, je vous propose de choisir “Exécuter une commande de menu” parmi toutes les possibilités proposées et de cliquer sur “Ajouter” :

Bienvenue dans la caverne d’Ali Baba !

Vous pouvez utiliser ici des fonctions d’Acrobat et d’Acrobat Reader. Que diriez-vous de sélectionner “Fichier > Imprimer” et de créer ainsi votre lien d’impression personnalisé ? Ou choisissez “Fichier > Terminer” pour fermer en un clic le programme.

Si vous lisez cet article au format PDF et que vous choisissez cette fonction, ne le faites qu’à la toute fin… ah non, c’est trop tard ! ! 😉