Mise en place de KPI dans la gestion de projets

L’utilité des indicateurs clés de performance (key performance indicators, KPI) dans la gestion de projets est largement reconnue. Le choix des KPI ne pose également aucun problème, en général.

Les catégories d’indicateurs suivantes peuvent par exemple être utilisées dans la gestion de projets :

• Indicateurs financiers (budget, coûts théoriques, coûts prévisionnels, coûts réels, indice de performance des coûts, etc.)
• Indicateurs relatifs aux délais (délais prévus, délais calculés, délais réels, indice de performance des prévisions, brièveté des délais, respect des délais, etc.)
• Indicateurs relatifs à la qualité des résultats (pourcentage de réalisation des objectifs, taux d’erreur, nombre de questions complémentaires, temps consacré aux corrections, etc.)
• Indicateurs relatifs à l’avancement des projets (pourcentage de temps écoulé, pourcentage de travail accompli, niveau d’avancement, valeur de l’avancement, etc.)
• Indicateurs relatifs à la performance d’une équipe (niveau de motivation, taux d’accomplissement, etc.)
• …

Toutefois, il convient de bien réfléchir à la manière d’introduire les KPI sélectionnés dans une entreprise ou dans un projet concret.

On distingue généralement, dans un premier temps, trois types de déploiement :

• Le déploiement organisationnel
• Le déploiement technique
• Le déploiement culturel

L’objectif premier du déploiement organisationnel consiste à sélectionner les KPI en se basant sur les objectifs convenus avec toutes les personnes impliquées, à définir les processus de collecte et de contrôle ainsi qu’à déterminer des responsabilités claires pour toutes les tâches relatives à l’utilisation des KPI. Les personnes concernées doivent également être formées en fonction de leur rôle.

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La plupart du temps, le déploiement technique exige une adaptation de l’infrastructure de gestion de projets existante. Les logiciels de gestion de projets utilisés, les rapports établis, etc. doivent être complétés avec les informations supplémentaires requises. Il peut aussi s’avérer nécessaire d’intégrer rapidement les KPI complémentaires dans d’autres systèmes à l’aide de nouvelles interfaces à définir.

Par ailleurs, il ne faut pas négliger le déploiement culturel des KPI dans la gestion de projets. La transparence est généralement appréciée par tous dans le cadre des projets. Toutefois, il convient de se demander avec honnêteté et esprit critique si une mesure claire et consultable par toutes les personnes habilitées à le faire, ainsi que la documentation des données qui en découle sont réellement souhaitées pour les différents acteurs. Il convient d’avoir une discussion constructive, dans un esprit responsable et coopératif, au sujet des conséquences de la transparence. Généralement, le processus culturel constitue un obstacle et engendre une résistance plus ou moins forte chez ceux qui font l’objet d’une transparence accrue (mesure de la performance). Parfois active et évidente, cette résistance est le plus souvent passive et dissimulée, ce qui la rend difficile à déceler et à éliminer.

Les mesures visant à éliminer les résistances de façon responsable et constructive sont les suivantes :

• Fixer des objectifs communs lors de la mise en place des KPI
• Veiller à la participation nécessaire de toutes les personnes impliquées
• S’intéresser aux craintes des personnes concernées
• Prendre des mesures instaurant la confiance

La pratique a démontré qu’après la mise en place de nouveaux KPI dans la gestion de projets, il est utile d’examiner les expériences vécues de façon structurée, dans le cadre de retours d’expériences.

Conclusion

Pour conclure, on constate donc que le véritable défi n’est pas de définir et de fixer les KPI, mais plutôt de les mettre en place dans l’entreprise de manière réfléchie et valorisante pour les différents acteurs.