Pour une communication réussie au sein d’une équipe de projet

“La communication est la réponse à la complexité !” (Markus Miller)

Pourquoi les projets échouent-ils ? Selon une étude de l’Université de Harvard, c’est une communication déficiente et améliorable qui serait à 70% responsable de ces échecs.

Avez-vous fait la même expérience dans vos projets ? Combien de fois recevez-vous des objectifs flous et ne savez-vous pas quand faire quoi, ni qui informer ?

La communication est la clé du succès

Un des facteurs essentiels d’un projet réussi est une communication efficace entre les personnes concernées. Il s’agit autant de la communication de l’équipe vis-à-vis de l’extérieur que de la communication en interne. Cela s’applique à la qualité comme à la quantité de communication.

La communication n’est pas seulement du ressort du chef de projet. Bien que celui-ci en soit le concepteur, l’équipe doit comprendre la communication comme une responsabilité collective. L’objectif est de réunir autour du but commun des individus possédant des expériences, des besoins et des intérêts différents.

Une communication plus efficace :

• permet de tenir des propos plus clairs
• réduit le temps de coordination
• réduit le temps improductif
• aide à éviter les malentendus
• atténue la démotivation

Pour une communication efficace

Voici les deux piliers de la communication : le développement coordonné de l’équipe d’une part, et l’attention portée au contexte culturel dont proviennent les membres de l’équipe d’autre part.

Qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Comment pouvez-vous contribuer à une communication efficace ?

• Prenez conscience des différences de comportement et travaillez-y activement.
• Au sein de l’équipe, créez une répartition des rôles claire et respectez-la.
• Choisissez consciemment les canaux de communication appropriés.
• Procédez régulièrement au développement de l’équipe.
• Etablissez des bases d’argumentation appropriées.

Les règles suivantes contribuent à une bonne communication :

1. Etablissez pour la communication un cadre qui permette aux membres de l’équipe de s’impliquer dans le contexte donné.
2. Communiquez de façon respectueuse, honnête et directe (sans filtre). Il s’agit également d’aborder les problèmes. Ne pas nommer une chose clairement et distinctement ne la fait pas disparaître.
3. Ecoutez votre partenaire – vraiment. Au delà de la faculté d’écoute, la volonté de comprendre de façon constructive les affirmations ou le message, y compris les intérêts derrière ce message, est une condition préalable pour une communication réussie.
4. Acceptez votre collègue comme il est. Comparez votre façon de communiquer à la sienne. Restez vous-même.
5. La critique est souhaitée et elle représente un moyen efficace de développement personnel. Mais la formulation de ces critiques doit rester constructive et respectueuse. Évitez de vous justifier lorsque vous êtes soumis aux critiques.
6. Octroyez à tous les membres de l’équipe une responsabilité formelle. Celle-ci peut être renforcée par un accord écrit.
7. Tenez compte de la nature du projet pour le choix des supports techniques et organisationnels nécessaires, comme par exemple l’e-mail, le chat, les forums, un blog, Wikipédia, les vidéos, les outils audio, les réunions, les rencontres individuelles, les ateliers et les events.

En tant que chef de projet, vous devez rester attentif non seulement au contenu du projet, mais également aux questions de leadership et de communication.

“L’art de bien communiquer, c’est comme apprendre à marcher. On tombe très souvent jusqu’à ce que quelqu’un vous prenne affectueusement par la main.” (Wilma Eudenbach)

Restez intéressés.