Organiser des réunions de manière efficace et rentable

Encore une réunion, ça fait plaisir! Oui, les réunions peuvent effectivement être aussi réjouissantes et intéressantes – à condition d’être correctement organisées et structurées. Dans cet article, Martin Bialas fournit quelques conseils pratiques.

Tout le monde sait comment se déroule le travail quotidien au bureau. Les réunions s’enchaînent. Pendant des heures entières, on reste assis avec des collègues à discuter de façon plus ou moins ciblée des sujets les plus divers. On a souvent l’impression que les points ont déjà été abordés à de multiples reprises et se retrouvent constamment à l’ordre du jour sans que l’on parvienne à trouver de solution judicieuse. Certains ont parfois aussi l’impression de s’être trompés de réunion tant les sujets ne les concernent pas. Ou les participants sont mal (voire pas du tout) préparés et ne sont pas en mesure de faire avancer les choses. On se quitte sans avoir pu convenir de mesures concrètes.

C’est ainsi que le temps s’écoule inexorablement – de précieuses heures de travail qui auraient certainement pu être consacrées à autre chose!

Le fait est que dans les organisations complexes d’aujourd’hui, les réunions sont indispensables. Elles permettent de fournir des informations à de nombreuses personnes en même temps, de discuter en groupe de points de vue créatifs et d’élaborer des solutions. Une réunion organisée de façon ciblée, bien préparée et correctement approfondie peut contribuer à faire gagner du temps en ce qui concerne la diffusion d’informations ou l’élaboration de solutions, à motiver les collègues, à développer l’esprit d’équipe ou encore à renforcer le personnel d’encadrement.

Pour atteindre cet objectif, une nouvelle culture des réunions s’avère nécessaire. Afin de rendre cette culture accessible à tous, il peut s’avérer utile de définir ensemble quelques règles du jeu.

1. Fixation d’objectifs: définir et communiquer des objectifs clairs.
2. Forme de la réunion: la réunion doit-elle réunir un certain nombre de personnes ou bien y a-t-il des alternatives (entretien en tête-à-tête, conférence téléphonique ou vidéoconférence)?
3. Invitation: envoyer le planning/les sujets/les points à l’ordre du jour en temps voulu.
4. Participants: inviter les participants concernés (parties prenantes, décideurs, communicants…).
5. Locaux: choisir la salle appropriée en fonction de l’événement planifié, vérifier et compléter l’équipement au préalable, le cas échéant.
6. Présentation: désigner un présentateur neutre qui veillera au respect des délais planifiés, et à une communication et une manière de procéder ciblées.
7. Gestion du temps: déterminer et respecter l’heure de début et de fin de la réunion. Veiller à ce que le temps soit correctement réparti entre l’ensemble des points à l’ordre du jour.
8. Communication: observer les règles de communication (respect mutuel, laisser chacun finir de parler, déclarations courtes, etc.).
9. Changement de perspective: un changement de perspective délibéré peut intervenir, notamment dans le cadre de réunions créatives axées sur la recherche de solutions. Certaines techniques permettent d’inciter les participants à la réunion à reconsidérer leur propre point de vue.
10. Obligation: consigner les résultats ciblés, les tâches à venir (avec la personne compétente et le délai prévu) et les questions ouvertes dans un procès-verbal.
11. Suite des opérations: convenir des prochaines étapes définitives avec le délai et le responsable.

La préparation des responsables et des participants à la réunion aux thèmes qui seront abordés est une bonne base pour une réunion avec des délais serrés et des résultats sûrs.

Restez intéressés.