Projektmanagement-Ziele einfach erklärt: Das magische Dreieck von Zeit, Kosten und Qualität
Erfolgreiches Projektmanagement heisst, qualitative Erreichung der Ziele, Zeit und Kosten im Gleichgewicht zu halten. Das magische Dreieck zeigt, wie diese drei Faktoren zusammenhängen und warum schon kleine Verschiebungen grosse Auswirkungen haben können. Erfahre, wie du das Modell richtig anwendest und Projekte gezielt zum Erfolg führst.
Das «Magische Dreieck» des Projektmanagements ist ein Modell, in welchem die drei zentralen Einflussgrössen eines Projekts – Leistung / Qualität, Zeit und Kosten – miteinander in Wechselwirkung dargestellt werden. Es veranschaulicht, wie diese drei Schlüsselelemente in Abhängigkeit zueinander stehen und sich gegenseitig beeinflussen. Diese Abhängigkeit zeigt auch die grundlegenden Zielkonflikte in Projekten auf.
Relevanz bereits in früher Projektphase gegeben
Die drei Dimensionen vom «Magische Dreieck» werden in der frühen Phase des Projekts festgelegt (in der Regel während der Projektplanung) und die Erarbeitung wird durch den Projektleiter angestossen. Eine erste Version kann durch den Projektsponsor und die Projektleitungr entstehen. Es wird festgelegt, was für eine Leistung / Qualität mit dem Projekt erreicht werden soll und wieviel Zeit und Kosten für die Erreichung benötigt werden. Diese Ausgangs-Version kann für die erste Phase die Eckwerte vorgeben oder auch für das ganze Projekt. Je nach Charakter vom Projekt können diese Eckwerte in einer späteren Phase auf der Basis der erarbeiteten Resultate gemeinsam mit dem Projektteam überarbeitet werden.
Wir können festhalten, dass jedes Projekt ein «Magisches Dreieck» im Bauch hat, unabhängig davon ob bewusst gestaltet oder unbewusst entstanden. Wenn der Projektleitende die Augen schliesst, entsteht vor seinem inneren Auge dieses Dreieck als Orientierung. Es hilft, den Projektstatus einzuordnen und daraus die nötigen Massnahmen für eine gezielte Steuerung abzuleiten.
Drei Dimensionen als Basis
Schauen wir uns die drei Dimensionen vom «Magisches Dreieck» an.
Leistung / Qualität (Projekt-Umfang / Scope)
Diese Dimension beschreibt, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Hier wird der definierte Leistungsumfang, die Funktionalitäten, die Anforderungen und die angestrebte Qualität festgehalten.
Ein höherer Anspruch bezüglich Funktionalitäten oder Qualität erfordert in der Regel mehr Zeit und / oder mehr Budget.
Beispiel: Eine App soll entwickelt werden. Wenn sich im laufenden Projekt der Leistungsumfang verändert (mehr Funktionen sollen zur Verfügung gestellt werden), dann wird damit auch der Entwicklungsaufwand erhöht und es werden mehr Tests benötigt. Dies kann zu einer längeren Umsetzungszeit führen und / oder ein höheres Budget erfordern.
Zeit (Termineinhaltung)
Die Zeitdimension beschreibt den geplanten Zeitraum, innerhalb dessen ein Projekt abgeschlossen werden soll. Diese Zeitachse beinhaltet verschiedene Elemente wie; Projektstart und Projektende, Meilensteine, Zeitpläne einzelner Phasen und Liefertermine.
Ein zu straffer Zeitplan kann Ressourcen überlasten und sich negativ auf die Qualität auswirken. Wird hingegen mehr Zeit eingeräumt, steigen meist die Kosten.
Beispiel: Die App soll innerhalb von 6 Monaten fertiggestellt werden. Wird die Zeit im laufenden Projekt verkürzt, müssen entweder mehr Mitarbeiter eingesetzt werden (höhere Kosten) und / oder der Funktionsumfang reduziert werden (geringere Leistung).
Kosten (Budgettreue)
Die Kosten beziehen sich auf das zur Verfügung stehende Budget. Dazu gehören alle kostenrelevanten Elemente wie Personal (intern / extern), Infrastruktur, Hardware, Software-Lizenzen, benötigte Hilfsmittel etc.
Das Projekt wird so geplant, dass es innerhalb der finanziellen Rahmenbedingungen abgeschlossen werden kann. Das heisst, die Projektleitung stellt sicher, dass in der Planungsphase alle kostenrelevanten Elemente berücksichtigt werden. Wird das Budget im laufenden Projekt reduziert, sind meist Abstriche bei der Leistung nötig und / oder die Zeitachse verlängert sich.
Beispiel: Das Entwicklungsprojekt für die App hat ein Budget von CHF 50’000. Wenn unvorhergesehene Kosten auftreten, kann dies zu zeitlichen Verzögerungen und / oder zu Einsparungen beim geplanten Funktionsumfang (weniger Funktionen) bzw. der Qualität führen (Testläufe werden reduziert).
Die Wechselwirkung macht das Dreieck «magisch»
Das Modell wird als magisch bezeichnet, weil keine der drei Dimensionen verändert werden kann, ohne dass dies Auswirkungen auf die anderen zwei Dimensionen hat. Beispielhaft drei mögliche Auswirkungen
- Wird die Leistung / Qualität erhöht, braucht es meist mehr Zeit und / oder Geld.
- Wird die Zeit verkürzt, muss entweder die Leistung / Qualität leiden oder es müssen mehr Ressourcen eingesetzt werden, was zu höheren Kosten führt.
- Wird das Budget reduziert, können eventuell nicht alle Leistungen umgesetzt / die Qualität nicht erreicht werden oder das Projekt dauert länger. Die zeitliche Verlängerung kann daherkommen, dass aus Kostengründen weniger Personen am Projekt arbeiten können.
Die Grenzen
Wie jedes Modell hat auch das «Magische Dreieck» seine Grenzen. Drei Limitationen hier komprimiert zusammengefasst:
- 1. Wenn Leistung / Qualität zusammen in einer Dimension dargestellt werden, verwischt die Differenzierung zwischen den beiden Themen. In der Literatur werden sie teilweise getrennt betrachtet. Die Leistung fokussiert sich bei einer getrennten Betrachtung auf den Umfang und die Qualität auf den effektiven Erfüllungsgrad
- 2. Es werden nicht alle Erfolgsfaktoren wie z.B. Kommunikation, Teamdynamik, Innovation etc. berücksichtigt. So werden komplexe Zusammenhänge vereinfacht, was in dynamischen Projekten zu falschen Entscheidungen führen kann (wenn einzelne Dimensionen zu isoliert betrachtet werden)
- 3. In agilen Projekten ist die Flexibilität oft wichtiger als das starre Einhalten von Leistung / Qualität – Zeit – Kosten. Hier ist die gemeinsame Klärung der Erwartungshaltung von Stakeholdern / Management am Anfang vom Projekt enorm wichtig
Mit diesem Hintergrund wurde das Dreieck auch schon um weitere Dimensionen erweitert. Mögliche Erweiterungen sind das Miteinbeziehen von Dimensionen wie Zufriedenheit des Kunden / Stakeholder-Erwartungen. Ein Projekt kann in Leistung / Qualität, Zeit und Budget perfekt abschneiden, aber wenn der Kunde unzufrieden ist, war es letztlich kein erfolgreiches Projekt. Hier gilt es beim Projektstart die relevanten Dimensionen zu klären und die Messgrössen festzulegen.
Das magische Dreieck besteht aus Kosten, Zeit und Leistung. Projekte befinden sich in einem Spannungsfeld zwischen den drei Dimensionen, die vom Projektmanager ausbalanciert werden müssen. Als übergreifender Faktor wird häufig die Kundenzufriedenheit genannt.
Die Bedeutung für die Projektleitenden
Instrument zur Navigation
Warum ist dieses Modell für den Projektleiter so wichtig? Wie Eingangs erwähnt, sind diese drei Dimensionen in einem Projekt oft der «Dreh- und Angelpunkt». Der Projektleiter ist gefordert, diese Dimensionen ständig im Blick zu haben und zu überprüfen, ob der aktuelle Status je Dimension noch im Zielkorridor ist. Die treibende Frage dahinter; ist mein Projekt noch auf Kurs?
Reserven einbauen
Der erfahrene Projektleiter weiss um die Dynamiken auf «hoher See». Er erahnt bereits bei der Planung die Unsicherheiten und möglichen Untiefen im anstehenden Projekt. So baut er ganz bewusst vernünftige Reserven bei der Zeitachse und beim Budget ein. Diese können je nach Reifegrad vom Management offen ausgewiesen werden. Es treten in den meisten Fällen Themen oder Umstände auf, an welche zu Beginn niemand gedacht hat. So dient es dem Projekt und dem Stresslevel des Projektleiters, wenn im richtigen Moment Reserven vorhanden sind und diese aufgelöst werden können.
Change-Request Verfahren
Die Dimension Leistung / Qualität ist oft hart umstritten. Ungenaue Anforderungen und spät einsetzende Denkprozesse führen oft zu Anpassungen der geforderten Leistungen / Funktionen. Hier gilt es ein stringentes «Change-Request Verfahren» zu etablieren. Veränderungen an dieser Dimension müssen zwingend durch den Auftraggeber formell genehmigt werden. Jeder freigegebene Change-Request hat einen Einfluss auf die Dimension Leistung / Qualität und je nach Ausprägung vom Change-Request auch auf die Dimensionen Zeit und Budget. Dabei ist zu berücksichtigen, dass auch viele kleine Anpassungen kumulativ grosse Auswirkungen auf das Dreieck haben können («Scope Creep»).
Transparenz gegenüber dem Management
Das «Magische Dreieck» ist ein grundlegendes Steuerungsinstrument, das hilft, den Projektverlauf transparent darzustellen und Zielkonflikte frühzeitig zu erkennen. Ein gutes Projektmanagement bedeutet, das Spannungsfeld der drei Dimensionen kontinuierlich auszubalancieren – mit einem klaren Blick auf die Prioritäten und mit Einbezug aller Stakeholder. So werden die Dimensionen durch den Projektleiter aktiv gemanagt und regelmässig gegenüber dem Auftraggeber rapportiert. Auf dieser Basis dient das Dreieck als ein wertvolles Werkzeug in der Diskussion mit den Stakeholdern/dem Management und unterstützt in anspruchsvollen Projektentscheidungen.