Smarter arbeiten mit OneNote: Mit diesen Anleitungen gelingt's

Die besten Ideen kommen einem beim Gassigehen oder Joggen, beim Entspannen in der Badewanne oder beim Abendessen mit Freundinnen und Freunden. Doof nur, dass wir in diesen Momenten fast nie unser Notizbuch dabeihaben und wenn doch, dann finden wir nicht auf Anhieb die passende Info darin, zu der wir unseren neuen Einfall hinzuschreiben wollen. Und schwupp – ist der geniale Geistesblitz verloren.

Gut also, dass es die Microsoft App OneNote gibt. Denn, mal ehrlich, unser Smartphone ist doch immer in greifbarer Nähe. Zu jederzeit und überall können wir neue Notizen eintragen, ohne langes Blättern nach vorhandenen Informationen suchen und Wissen mit anderen teilen, ohne, dass sie erst unsere krakelige Handschrift entziffern müssen. OneNote ist sowohl als cloudbasierte App für mobile Endgeräte als auch als Desktop-App für den PC verfügbar. Was OneNote im Detail bietet, erkläre ich in einem anderen Blogbeitrag.

Damit du direkt effizient mit OneNote loslegen kannst, helfen die folgenden Anleitungen. Erstelle strukturierte Notizbücher sowie Seitenvorlagen und nutze vordefinierte Makros für Kalender und Inhaltsverzeichnisse. So gelingt’s in wenigen Schritten:

OneNote Anleitung 1: Notizbücher strukturieren

Wie oft passiert es, dass man sich übereifrig an ein OneNote-Notizbuch macht, Daten erfasst und motiviert Informationen auf OneNote-Seiten platziert. Mit steigender Informationsflut und unorganisiertem Platzieren von Informationen in ein Notizbuch ist die Freude an OneNote aber schnell wieder verblasst, da es immer schwieriger wird einmal erfasste Informationen wieder zu finden.

Deshalb lautet der erste Smart-Working-Tipp zum Erstellen eines OneNote-Notizbuchs: Gib deinem Notizbuch von Anfang eine Struktur.

Schritt 1: Sinnvolle Grobstruktur überlegen

• Abschnittsgruppen
• Abschnitte
• Seiten
• Unterseiten
• …

Schritt 2: Papiergrösse der Seiten definieren

Dabei gilt es, zwei wichtige Fragen zu klären:
1. Wird es in Zukunft nötig sein die Seite auszudrucken?
2. Werde ich viel auf die gleiche Seite notieren oder zeichnen müssen?

Anschliessend kann der erste Inhalt auf den neuen Seiten erfasst werden.

Ein Beispiel für eine Struktur im Notizbuch:

OneNote-Anleitung 2: Seitenvorlagen erstellen

Wer einmal eine gute Seitenstruktur aufgebaut hat, wird sie immer wieder verwenden wollen. Zum Beispiel für Protokolle, Projektübersichten, Statusmeetings, Risikoanalysen und vieles mehr. Um die Arbeit zu erleichtern, ermöglicht es OneNote Seitenvorlagen zu erstellen. Dies gelingt in vier Schritten:

Schritt 1: Erstelle zuerst auf einer leeren OneNote-Seite die gewünschte Übersicht. In meinem Beispiel ist es eine ToDo-Tabelle.

Schritt 2: Klicke auf die Registerkarte «Einfügen» und wähle in der Gruppe «Seiten» den Befehl «Seitenvorlagen» aus.

GRAFIK 52128-Bild-3

Schritt 3: In der Seitenleiste stehen nun rechts mehrere Vorlagekategorien, u.a. auch die eigenen Vorlagen, die für alle Notizbücher verwendet werden können. Zuunterst auf der Seitenleiste steht der Befehl «Aktuelle Seite als Vorlage speichern». Klicke darauf.

Schritt 4: Gib nun der Seitenvorlage einen Namen und entscheide, ob in diesem Abschnitt diese Vorlage als Standard definiert werden soll. Das heisst jedes Mal, wenn du auf «Seite hinzufügen» klickst, würde diese Vorlage verwendet werden.

Nun findet sich die eigene Vorlage in der Vorlagen-Seitenleiste und kann mit einem Klick in den Abschnitt hinzufügt werden.

Pro-Tipp: Makros nutzen

OneNote ist die Microsoft Office Applikation, die – meiner Meinung nach – am wenigsten Befehle und Funktionen hat. Wem die vorhandenen nicht ausreichen, kann OneNote mit dem Add-On ergänzen, um noch bessere und schnellere Resultate zu erreichen.

Einer meiner liebsten Add-Ons heisst «OneTastic». OneTastic bietet mehr als 700 Makros, d. h. bereits vordefinierte und automatisierte Funktionen zum Erstellen von Kalendern, Inhaltsverzeichnissen, Sortierungs- und Filtermöglichkeiten sowie Hervorhebungs- oder Formatierungsfunktionen.

Hier ein Beispiel für einen Wochenplaner:

Wochenplaner (Bsp.: KW16 2022)

Wichtig zu beachten: In der Free Version von OneTastic sind nur bis zu 20 Makros und max. 500 wiederholte Einsätze kostenlos. Zu berücksichtigen sind auch die Firmenvorschriften im Umgang und der Installation von Add-Ons.