OneNote ist mehr als ein digitales Notizbuch
Es ist bereits ein grosser Vorteil, wenn man einmal notierte Informationen strukturiert ablegen und sofort finden kann. Doch OneNote lässt sich auf sehr viel vielfältigere Art nutzen. Zum Beispiel als Projekt Management Tool oder Wissensdatenbank. Beitrag lesen und sofort effizienter durch den Alltag kommen.
Heutzutage hören wir immer wieder Schlagwörter wie «Digitalisierung», «papierloses Büro» oder «Wissensmanagement». Aus gutem Grund: In einer globalisierten Welt ist es wichtiger denn je, die notwendigen Informationen immer verfügbar zu haben.
Traditionell werden Notizen auf Papier verfasst, in Schreibblöcken, in Notizbüchern oder auf Post-its. Und einerseits ist es schön, die eigene Handschrift weiter zu praktizieren und am Leben zu erhalten. Aber andererseits ist allen sicher klar, dass diese Art der Wissens- und Informationsaufbewahrung einige Nachteile mit sich bringen. Nehmen wir als Beispiel ein Papier-Notizbuch:
- Du benötigst zusätzlichen Platz auf dem Tisch oder in der Tasche.
- Du kannst nur eine gewisse Anzahl an Notizen aufbewahren (bis alle Seiten des Notizbuchs beschrieben sind).
- Es ist schwer bis unmöglich Zusatznotizen auf den Seiten hinzuzufügen, auf denen schon bereits alle Zeilen beschrieben sind.
- Zudem ist die Suche nach einer spezifischen Information sehr mühselig, da du genau wissen musst, wo diese sich befindet.
Um diese Probleme zu lösen, wurde Microsoft OneNote ins Leben gerufen. Mit OneNote ist es unheimlich einfach Notizen zu erfassen, Informationen strukturiert abzulegen und Notizen mit anderen Personen zu teilen, um eine reibungslose Wissensweitergabe zu ermöglichen.
Wo kann OneNote verwendet werden?
Microsoft OneNote gibt es auf zwei verschiedene Weisen: als Desktop-Applikation (bis zur Version 2016) sowie als cloud-basierte App-Lösung. Um die neuesten Updates zu erhalten und die Kollaborations-Funktion zu verwenden, musst du mit der cloud-basierten Variante arbeiten.
Wie du auf dem Screenshot sehen kannst, erscheinen zwei OneNote Symbole, wenn du OneNote in die Windows-Suche eingibst. Das Symbol mit der Jahreszahl (hier: 2016) ist die Desktop-Variante, ohne Jahreszahl handelt es sich um die cloudbasierte App-Lösung.
OneNote kann nicht nur auf dem Computer oder Laptop installiert und verwendet werden, sondern kann auch als App auf einem Tablet oder Smartphone heruntergeladen und installiert werden. Die Apps für die mobilen Geräte sind «Light Apps», d.h. die Funktionalität ist eingeschränkt. Dies hindert dich jedoch nicht deine Notizen zu erfassen, Tabellen zu erstellen oder Bilder, die du gerade z.B. mit dem Smartphone gemacht hast, in dein Notizbuch einzufügen.
Die grössten Irrtümer über OneNote
Wenn jemand gefragt wird, was OneNote ist oder was es macht, wird häufig geantwortet: «OneNote ist ein Notizbuchprogramm, also geht es darum einfache Notizen in einer digitalen Umgebung zu erfassen.». Das ist eine der grossen Irrtümer über Microsoft OneNote. Das Tool kann nicht nur einfache Notizen strukturiert und übersichtlich erfassen, sondern dient unter anderem auch als Projekt Management Tool, Reise- oder Geschäftsfahrtenbuch, Wissens- und Supportdatenbank sowie als einer Lern- und Trainingsumgebung.
Wichtig ist, dass du zuerst eine Struktur für den Aufbau des Notizbuches konzipierst, bevor du loslegst Inhalte zu erfassen. Du siehst in der nächsten Abbildung zwei Beispiele, wofür OneNote verwendet wurde. Zum einen, ein Beispiel als Projektnotizbuch, zum anderen als eine Wissensdatenbank.
Wie ist OneNote aufgebaut?
Um das meiste aus Microsoft OneNote zu gewinnen, ist es wichtig die Umgebung zu kennen und zu verstehen, wie OneNote aufgebaut ist.
Neben dem Herzstück, dem Menüband mit allen Befehlen, die die Applikation zur Verfügung stellt, kann man sich OneNote als ein Buch vorstellen. Die Applikation hat:
- einen Notizbuchnamen (Titel eines Buches),
- Abschnitte (Kapitel eines Buches)
- Seiten (Unterkapitel und Seiten eines Buches)
Die obige Abbildung zeigt eine Übersicht über den Aufbau der Applikation. Das Notizbuch hat keine bestimmte Maximalgrösse, d.h. du kannst so viel Information in dein Notizbuch aufnehmen, wie du möchtest. Nur dein Speicherplatz auf der Festplatte oder im OneDrive (Cloud-Speicherort) gibt dir die Limite vor. Einzig und allein könntest du Performance-Einbussen erleben, falls du mit viel Video- und Audioaufzeichnungen in deinen Notizbüchern arbeitest.
Jede Seite ist standardmässig auf «automatisch» eingestellt. Das bedeutet, dass die Seiten kein Ende haben. Du kannst so viel schreiben oder zeichnen, wie du möchtest. Falls du doch lieber eine Limite setzen möchtest, kannst du dies unter der Registerkarte «Ansicht» über den Befehl «Papierformat» vornehmen. Du wirst die gängigsten Papierformate wie DIN A4, A3, Letter etc. auffinden.
Was kann ich überhaupt alles mit OneNote machen?
Wie bereits erwähnt, dient Microsoft OneNote nicht nur dem Erfassen von Notizen, sondern geht weit darüber hinaus. Über die Registerkarte «Einfügen» hast du die Möglichkeit diverse Inhalte und Elemente auf den Seiten deines Notizbuches einzufügen, zum Beispiel eine einfache Tabelle, Audio- und Videoaufzeichnungen oder Online-Bilder.
Falls du über die Office 365 Version von OneNote verfügst, hast du zudem die Möglichkeit direkt Online-Videos per Link (z.B. YouTube) einzufügen. Diese Videos können z.B. Lehr-, Vorstellungs- oder Begehungsfilme sein. Bei einer bestehenden Internetverbindung kannst du mit einem einfachen Klick das eingefügte Video abspielen.
Des Weiteren hast du die Möglichkeit Dateianlagen, wie z.B. eine PDF-, Word-, PowerPoint- oder Excel-Datei auf den Seiten deines Notizbuches hinzuzufügen. Hinzufügen heisst, die Datei einbetten, die Datei hat keine Verbindung mehr zur Originaldatei auf Ihrer Festplatte.
Ein grosser Vorteil ist die Möglichkeit Links zu diversen Quellen hinzuzufügen. Hier unterscheiden wir drei Arten von Links: Interne Links (z.B. zu einer Seite oder einem anderen Abschnitt im gleichen oder in einem anderen Notizbuch), externe Links (zu Webseiten) sowie Links zu Dateien auf deiner Festplatte (z.B. PDF, Word). Somit kannst du schnell und effizient deine internen und externen Quellen finden und aufrufen.
Mit einem Touch-Screen Laptop, einem Tablet oder einem Smartphone kannst du zudem auch Zeichnungen anfertigen. Dazu brauchst du ein Tablet- oder Laptop-Stift und ein bisschen Kreativität. Du kannst beispielsweise Problembereiche eines Stockwerks in einem Gebäude anzeichnen, die Funktionsweise einer Datenbank darstellen oder bestimmte Textbereich in einem Dokument anzeichnen. Nutze die Farbenauswahl, um auch Unterschiedliches verschieden darzustellen.
Mit «Kategorien» kannst du deine Informationen im Notizbuch strukturieren und einfacher auffinden (siehe Abbildung).
Wie du OneNote mit Outlook verknüpfst
OneNote arbeitet zudem sehr eng mit Microsoft Outlook. Falls du wichtige, z.B. projekt-bezogene E-Mails, in deinem Notizbuch ablegen möchten, wähle im Outlook das Mail an, klicke unter der Registerkarte «Start» auf den Befehl «OneNote» und wähle aus, wohin das Mail in deinem OneNote-Notizbuch eingefügt werden soll. Umgekehrt kannst du auch in OneNote erfasste Seiten über Outlook an deine Kontakte senden. Hierzu wählst du den Befehl «Seite per E-Mail senden» im OneNote aus. Sofort erscheint im Nachrichtenfenster im Outlook ein neues Mail-Fenster mit dem Inhalt der OneNote-Seite. Du musst nur noch den Empfänger auswählen und den Betreff überprüfen.
Aber nicht nur Mails können in OneNote integriert oder über Outlook versendet werden, du kannst auch Besprechungsdetails aus deinem Outlook-Kalender in OneNote einfügen. Dies hilft dir dabei deine Besprechungen abzulegen, die dazugehörigen Protokolle hinzuzufügen sowie die Anwesenheit der Teilnehmenden festzulegen. Versuche beim nächsten Mail eine der Funktionen und überzeuge dich von der einfachen Bedienung.
Was, wenn es mal schnell gehen muss?
Eine der grössten Sorgen ist die Geschwindigkeit des Aufstartens einer Applikation. Mal angenommen, du kommst gerade zur Arbeit, hast deinen Computer hochgefahren und schon kommt der erste Anruf. Mit einem Block und Stift könntest du jetzt die Informationen aus dem Telefonat gleich niederschreiben, oder?
Mit OneNote kannst du das auch, nämlich mit Schnellnotizen. Dazu tätigest du die Tastenkombination WINDOWS + N und schon geht ein kleines, virtuelles «Post-It» auf. Du kannst deine Notiz aufnehmen und findest sie wieder in deinem OneNote Notizbuch unter dem Kapitel «Schnelle Notizen» in der Notizbuchübersicht (siehe Abbildung). Jede schnelle Notiz generiert eine neue Seite in deinem Notizbuch. Falls diese Notiz weiterführenden Aufgaben haben, dann kannst du die Seite auch in das «eigentliche» Notizbuch verschieben. Ansonsten kannst du auch diese Seite löschen, falls du diese Information nicht mehr benötigen.
Wie du Infos aus Word, PowerPoint & Co. einbindest
Ein weiterer und wichtiger Vorteil eines OneNote-Notizbuches ist die Möglichkeit Informationen aus anderen Applikationen an OneNote zu senden, wie z.B. Word, PowerPoint oder dem Browser. Damit hast du den Inhalt deines Dokuments oder Webseite als Bild in OneNote integriert.
Dafür wählst du die Option «an OneNote senden» über das Druck-Dialogfeld. Du musst nach dem Klick auf «Drucken» nur noch auswählen, wo du dieses Dokument in deinem Notizbuch anfügen möchtest.
Achtung: Da die Seiten des Dokuments als Bilder in OneNote eingefügt werden, kannst du den Inhalt dieser Bilder nicht anpassen. Du kannst lediglich darüber oder dazu zeichnen, mit weiteren Elementen ergänzen und, das Beste, den Text in den Bildern durchsuchen. OneNote ist die einzige Applikation in der Microsoft-Office-Palette, die es dir ermöglicht, Text in Bildern durchsuchbar zu definieren.
Wie du dein Notizbuch für andere freigibst
Wenn du nun ein Notizbuch, z.B. eine Wissensübersicht über deinen Produkte-, Fach- oder Aufgabenbereich anderen Personen zugänglich machen möchtest, kannst du dies über OneDrive, dem cloud-basierten Speicherort, tun. Denn so kannst du in Echtzeit gemeinsam an Projekten, Events oder generell an Notizbüchern arbeiten.
Dazu brauchst du ein Office 365 Account (Personal oder Business). Verschiebe das gewünschte Notizbuch über die Registerkarte «Datei», indem du auf «im Web oder Netzwerk freigeben» klickst. Suche den Speicherort aus, benenne dein Notizbuch falls nötig und lade die gewünschten Personen hinzu.
Dabei kannst du aus zwei Freigaberechten wählen: «Bearbeitung» oder «Lesen». Mit dem letzteren kann die Person nur die Inhalte des Notizbuches lesen, aber nicht bearbeiten.
Zusammengefasst können wir sagen, dass mit Microsoft OneNote Notizen und Informationen effizient digitalisiert, einfach aufgefunden, in grösserem Umfang eingetragen und mit weiteren Personen geteilt werden können.
Nun sage selbst: Ist dies auch mit einem einfachen Papier-Notizbuch möglich?