OneNote ist mehr als ein digitales Notizbuch

Heutzutage hören wir immer wieder Schlagwörter wie «Digitalisierung», «papierloses Büro» oder «Wissensmanagement». Aus gutem Grund: In einer globalisierten Welt ist es wichtiger denn je, die notwendigen Informationen immer verfügbar zu haben.

Traditionell werden Notizen auf Papier verfasst, in Schreibblöcken, in Notizbüchern oder auf Post-its. Und einerseits ist es schön, die eigene Handschrift weiter zu praktizieren und am Leben zu erhalten. Aber andererseits ist allen sicher klar, dass diese Art der Wissens- und Informationsaufbewahrung einige Nachteile mit sich bringen. Nehmen wir als Beispiel ein Papier-Notizbuch:

• Sie sind benötigen zusätzlichen Platz auf dem Tisch oder in der Tasche.
• Sie können nur eine gewisse Anzahl an Notizen aufbewahren (bis alle Seiten des Notizbuchs beschrieben sind).
• Es ist schwer bis unmöglich Zusatznotizen auf den Seiten hinzuzufügen, auf denen schon bereits alle Zeilen beschrieben sind.
• Zudem ist die Suche nach einer spezifischen Information sehr mühselig, da Sie genau wissen müssen, wo diese sich befindet.

Um diese Probleme zu lösen, wurde Microsoft OneNote ins Leben gerufen. Mit OneNote ist es unheimlich einfach Notizen zu erfassen, Informationen strukturiert abzulegen und Notizen mit anderen Personen zu teilen, um eine reibungslose Wissensweitergabe zu ermöglichen.

Wo kann OneNote verwendet werden?

Microsoft OneNote gibt es auf zwei verschiedene Weisen: als Desktop-Applikation (bis zur Version 2016) sowie als cloud-basierte App-Lösung. Um die neuesten Updates zu erhalten und die Kollaborations-Funktion zu verwenden, müssen Sie mit der cloud-basierten Variante arbeiten.

Wie Sie auf dem Screenshot sehen können, erscheinen zwei OneNote Symbole, wenn Sie OneNote in die Windows-Suche eingeben. Das Symbol mit der Jahreszahl (hier: 2016) ist die Desktop-Variante, ohne Jahreszahl handelt es sich um die cloudbasierte App-Lösung.

OneNote kann nicht nur auf dem Computer oder Laptop installiert und verwendet werden, sondern kann auch als App auf einem Tablet oder Smartphone heruntergeladen und installiert werden. Die Apps für die mobilen Geräte sind «Light Apps», d.h. die Funktionalität ist eingeschränkt. Dies hindert Sie jedoch nicht Ihre Notizen zu erfassen, Tabellen zu erstellen oder Bilder, die Sie gerade z.B. mit dem Smartphone gemacht haben, in Ihr Notizbuch einzufügen.

Die grössten Irrtümer über OneNote

Wenn jemand gefragt wird, was OneNote ist oder was es macht, wird häufig geantwortet: «OneNote ist ein Notizbuchprogramm, also geht es darum einfache Notizen in einer digitalen Umgebung zu erfassen.». Das ist eine der grossen Irrtümer über Microsoft OneNote. Das Tool kann nicht nur einfache Notizen strukturiert und übersichtlich erfassen, sondern dient unter anderem auch als Projekt Management Tool, Reise- oder Geschäftsfahrtenbuch, Wissens- und Supportdatenbank sowie als einer Lern- und Trainingsumgebung.

Wichtig ist, dass Sie zuerst eine Struktur für den Aufbau des Notizbuches konzipieren, bevor Sie loslegen Inhalte zu erfassen. Sie sehen in der nächsten Abbildung zwei Beispiele, wofür OneNote verwendet wurde. Zum einen, ein Beispiel als Projektnotizbuch, zum anderen als eine Wissensdatenbank.

Wie ist OneNote aufgebaut?

Um das meiste aus Microsoft OneNote zu gewinnen, ist es wichtig die Umgebung zu kennen und zu verstehen, wie OneNote aufgebaut ist.

Neben dem Herzstück, dem Menüband mit allen Befehlen, die die Applikation zur Verfügung stellt, kann man sich OneNote als ein Buch vorstellen. Die Applikation hat:

• einen Notizbuchnamen (Titel eines Buches),
• Abschnitte (Kapitel eines Buches)
• Seiten (Unterkapitel und Seiten eines Buches)

Die obige Abbildung zeigt eine Übersicht über den Aufbau der Applikation. Das Notizbuch hat keine bestimmte Maximalgrösse, d.h. Sie können so viel Information in Ihr Notizbuch aufnehmen, wie Sie möchten. Nur Ihr Speicherplatz auf der Festplatte oder im OneDrive (Cloud-Speicherort) gibt Ihnen die Limite vor. Einzig und allein könnten Sie Performance-Einbussen erleben, falls Sie mit viel Video- und Audioaufzeichnungen in Ihren Notizbüchern arbeiten.

Jede Seite ist standardmässig auf «automatisch» eingestellt. Das bedeutet, dass die Seiten kein Ende haben. Sie können so viel schreiben oder zeichnen, wie Sie möchten. Falls Sie doch lieber eine Limite setzen möchten, können Sie dies unter der Registerkarte «Ansicht» über den Befehl «Papierformat» vornehmen. Sie werden die gängigsten Papierformate wie DIN A4, A3, Letter etc. auffinden.

Was kann ich überhaupt alles mit OneNote machen?

Wie bereits erwähnt, dient Microsoft OneNote nicht nur dem Erfassen von Notizen, sondern geht weit darüber hinaus. Über die Registerkarte «Einfügen» haben Sie die Möglichkeit diverse Inhalte und Elemente auf den Seiten Ihres Notizbuches einzufügen, zum Beispiel eine einfache Tabelle, Audio- und Videoaufzeichnungen oder Online-Bilder.

Falls Sie über die Office 365 Version von OneNote verfügen, haben Sie zudem die Möglichkeit direkt Online-Videos per Link (z.B. YouTube) einzufügen. Diese Videos können z.B. Lehr-, Vorstellungs- oder Begehungsfilme sein. Bei einer bestehenden Internetverbindung können Sie mit einem einfachen Klick das eingefügte Video abspielen.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit Dateianlagen, wie z.B. eine PDF-, Word-, PowerPoint- oder Excel-Datei auf den Seiten Ihres Notizbuches hinzuzufügen. Hinzufügen heisst, die Datei einbetten, die Datei hat keine Verbindung mehr zur Originaldatei auf Ihrer Festplatte.

Ein grosser Vorteil ist die Möglichkeit Links zu diversen Quellen hinzuzufügen. Hier unterscheiden wir drei Arten von Links: Interne Links (z.B. zu einer Seite oder einem anderen Abschnitt im gleichen oder in einem anderen Notizbuch), externe Links (zu Webseiten) sowie Links zu Dateien auf Ihrer Festplatte (z.B. PDF, Word). Somit können Sie schnell und effizient Ihre internen und externen Quellen finden und aufrufen.

Mit einem Touch-Screen Laptop, einem Tablet oder einem Smartphone können Sie zudem auch Zeichnungen anfertigen. Dazu brauchen Sie ein Tablet- oder Laptop-Stift und ein bisschen Kreativität. Sie können beispielsweise Problembereiche eines Stockwerks in einem Gebäude anzeichnen, die Funktionsweise einer Datenbank darstellen oder bestimmte Textbereich in einem Dokument anzeichnen. Nutzen Sie Farbenauswahl, um auch Unterschiedliches verschieden darzustellen.

Mit «Kategorien» können Sie Ihre Informationen im Notizbuch strukturieren und einfacher auffinden (siehe Abbildung).

Wie Sie OneNote mit Outlook verknüpfen

OneNote arbeitet zudem sehr eng mit Microsoft Outlook. Falls Sie wichtige, z.B. projekt-bezogene E-Mails, in Ihrem Notizbuch ablegen möchten, wählen Sie im Outlook das Mail an, klicken unter der Registerkarte «Start» auf den Befehl «OneNote» und wählen Sie aus, wohin das Mail in Ihrem OneNote-Notizbuch eingefügt werden soll. Umgekehrt können Sie auch in OneNote erfasste Seiten über Outlook an Ihre Kontakte senden. Hierzu wählen Sie den Befehl «Seite per E-Mail senden» im OneNote aus. Sofort erscheint im Nachrichtenfenster im Outlook ein neues Mail-Fenster mit dem Inhalt der OneNote-Seite. Sie müssen nur noch den Empfänger auswählen und den Betreff überprüfen.

Aber nicht nur Mails können in OneNote integriert oder über Outlook versendet werden, Sie können auch Besprechungsdetails aus Ihrem Outlook-Kalender in OneNote einfügen. Dies hilft Ihnen dabei Ihre Besprechungen abzulegen, die dazugehörigen Protokolle hinzuzufügen sowie die Anwesenheit der Teilnehmenden festzulegen. Versuchen Sie beim nächsten Mail eine der Funktionen und überzeugen Sie sich von der einfachen Bedienung.

Was, wenn es mal schnell gehen muss?

Eine der grössten Sorgen ist die Geschwindigkeit des Aufstartens einer Applikation. Mal angenommen, Sie kommen gerade zur Arbeit, haben Ihr Computer hochgefahren und schon kommt der erste Anruf. Mit einem Block und Stift könnten Sie jetzt die Informationen aus dem Telefonat gleich niederschreiben, oder?

Mit OneNote können Sie das auch, nämlich mit Schnellnotizen. Dazu tätigen Sie die Tastenkombination WINDOWS + N und schon geht ein kleines, virtuelles «Post-It» auf. Sie können Ihre Notiz aufnehmen und finden Sie wieder in Ihrem OneNote Notizbuch unter dem Kapitel «Schnelle Notizen» in der Notizbuchübersicht (siehe Abbildung). Jede schnelle Notiz generiert eine neue Seite in Ihrem Notizbuch. Falls diese Notiz weiterführenden Aufgaben haben, dann können Sie die Seite auch in das «eigentliche» Notizbuch verschieben. Ansonsten können Sie auch diese Seite löschen, falls Sie diese Information nicht mehr benötigen.

Wie Sie Infos aus Word, PowerPoint & Co. einbinden

Ein weiterer und wichtiger Vorteil eines OneNote-Notizbuches ist die Möglichkeit Informationen aus anderen Applikationen an OneNote zu senden, wie z.B. Word, PowerPoint oder dem Browser. Damit haben Sie den Inhalt Ihres Dokuments oder Webseite als Bild in OneNote integriert.

Dafür wählen Sie die Option «an OneNote senden» über das Druck-Dialogfeld. Sie müssen nach dem Klick auf «Drucken» nur noch auswählen, wo Sie dieses Dokument in Ihrem Notizbuch anfügen möchten.

Achtung: Da die Seiten des Dokuments als Bilder in OneNote eingefügt werden, können Sie den Inhalt dieser Bilder nicht anpassen. Sie können lediglich darüber oder dazu zeichnen, mit weiteren Elementen ergänzen und, das Beste, den Text in den Bildern durchsuchen. OneNote ist die einzige Applikation in der Microsoft-Office-Palette, die Ihnen ermöglicht, Text in Bildern durchsuchbar zu definieren.

Wie Sie Ihr Notizbuch für andere freigeben

Wenn Sie nun ein Notizbuch, z.B. eine Wissensübersicht über Ihren Produkte-, Fach- oder Aufgabenbereich, anderen Personen zugänglich machen möchten, haben Sie die Möglichkeit Ihr Notizbuch über OneDrive, dem cloud-basierten Speicherort, vorzunehmen. Denn so können Sie in Echtzeit gemeinsam an Projekten, Events oder generell an Notizbüchern arbeiten.

Dazu brauchen Sie ein Office 365 Account (Personal oder Business). Verschieben Sie das gewünschte Notizbuch über die Registerkarte «Datei», indem Sie auf «im Web oder Netzwerk freigeben» klicken. Suchen Sie den Speicherort aus, benennen Sie Ihr Notizbuch falls nötig und laden Sie die gewünschten Personen hinzu.

Dabei können Sie aus zwei Freigaberechten wählen: «Bearbeitung» oder «Lesen». Mit dem letzteren kann die Person nur die Inhalte des Notizbuches lesen, aber nicht bearbeiten.

Zusammengefasst können wir sagen, dass mit Microsoft OneNote Notizen und Informationen effizient digitalisiert, einfach aufgefunden, in grösserem Umfang eingetragen und mit weiteren Personen geteilt werden können.

Nun sagen Sie selbst: Ist dies auch mit einem einfachen Papier-Notizbuch möglich?