Adobe Acrobat: Rechnen in PDF-Formularen
Mit Adobe Acrobat lassen sich nicht nur schöne, sondern auch sehr funktionale PDF-Formulare erstellen. Mit Hilfe von Berechnungsfeldern lassen sich zum Beispiel Bestellformulare anfertigen. Wir zeigen, wie Berechnungen in wenigen Schritten direkt im Formular durchgeführt werden.
Adobe Acrobat gilt mit einem Marktannteil von gut 61 Prozent und knapp 1,4 Milliarden Nutzenden weltweit als Standard für PDF-Software. Zwar haben sich inzwischen – kostengünstigere – Alternativen etabliert, wie zum Beispiel PDF-XChange Pro; doch die Software Acrobat des Branchenriesen Adobe bleibt unangefochtene Nummer eins.
Nach eigenen Angaben des Unternehmens wurden im vergangenen Jahr mehr als 400 Milliarden PDF-Dokumente mit der Software geöffnet und über 16 Milliarden Dateien bearbeitet. Eine wichtige und viel genutzte Funktion in Acrobat ist die Berechnung. Sei es für Kalkulationen oder Bestellformulare: Mit Adobe Acrobat ist Rechnen direkt in PDF-Formularen möglich.
In solchen Bestellformularen können Kundinnen und Kunden aus einer Liste die verfügbaren Artikel auswählen und die entsprechende Menge angeben, die Gesamtkosten werden dann automatisch berechnet. Das Berechnungsformular kann zudem zusätzliche Berechnungen wie Mehrwertsteuersatz oder Rabatte aufweisen.
Im Folgenden zeigen wir, wie in wenigen Schritten Berechnungsformulare mit Adobe erstellt werden. Ein Problem sei vorweg genommen: Weisen die Artikel Dezimalbeträge auf und möchten Anwendende aber mit gerundeten Zahlen im Bruttobetrag arbeiten, muss mit JavaScript nachgeholfen werden.
Schritt 1: Textfelder aufbauen
Zuerst wird im Formularmodus in Acrobat auf dem PDF-Dokument ein Textfeld erstellt. Das Textfeld sollte einen klaren Feldnamen aufweisen.
Im Register «Erscheinungsbild» kann das Aussehen und die Schrift der Feldeingaben bestimmt werden. Bei den Schriften sollten Zeichensätze verwendet werden, die auf allen Rechnern vorhanden sind, wie beispielsweise die vorgeschlagene «Helvetica».
Im Register Optionen lässt sich die Textausrichtung definieren. Hier sollte die Option Bildlauf bei langem Text deaktiviert werden, da ansonsten bei langer Eingabe ein nicht druckbarer Überlauf des Textes entstehen kann.
Im Register Format dann die Kategorie Zahlen auswählen, sodass nur Zahlen – und keine Buchstaben – in ein zu berechnendes Textfeld eingegeben werden können. Ferner können die Dezimalstellen auf 2 eingestellt und eine länderspezifische Darstellung des Trennzeichens verwendet werden. Ein Währungssymbol im Textfeld rundet die Formatierung des ersten Textfelds ab.
Um nun mehrere Textfelder in gleicher Darstellung zu erhalten, muss im Formularmodus von Acrobat der Befehl «Mehrere Kopien erstellen» werden. Die Felder erben die Einstellung und werden automatisch unbenannt.
Schritt 2: Felder berechnen
Im abgebildeten Beispiel werden im Feld mit dem Text «Nettobetrag» die Preise von vier Artikeln addiert.
Dazu wird in den Texteigenschaften des Textfelds «Netto» das Register «Berechnung» ausgewählt. Hier zuerst die Option «Wert ist die Summe (+)» aktivieren, danach «Auswählen» klicken und im Fenster «Feldauswahl» nur die Feldbezeichnungen auswählen, die von der Addierung betroffen sind. In der Vorschau können jeweils die Ergebnisse getestet werden.
Schritt 3: Berechnung der Mehrwertsteuer
Die Berechnung der Mehrwertsteuer wird mit einer vereinfachten Feldbezeichnung vorgenommen. Dazu in den Textfeldeigenschaften «Berechnung» die Option «Vereinfachte Feldbezeichnung» auswählen und danach auf «Bearbeiten» klicken. Der JavaScript-Editor öffnet sich.
In diesem Beispiel lautet das Skript «Netto*0.08». Das Textfeld der Mehrwertsteuer mit dem Textfeldnamen «MwSt.» multipliziert die Werte des Textfelds mit 0.08. Das heisst, der Betrag wird durch 100 geteilt und mit 8 multipliziert. Dies entspricht einem Mehrwertsteuersatz von 8 Prozent.
Schritt 4: Berechnung des Gesamttotals
Der Bruttobetrag ist das Ergebnis des Nettobetrags plus die Mehrwertsteuer. Die beiden Textfelder müssen also addiert werden. Dazu in den Textfeld-Eigenschaften des Textfelds «Brutto», Register «Berechnung», wiederum die Option «Wert ist die Summe (+)» verwenden, auf «Auswählen» klicken und in diesem Beispiel in der Feldauswahl die beiden Textfelder «Netto» und «MwSt.» auswählen.
Werden die Feldnamen geändert, müssen die Berechnungen neu aufgebaut werden. Auch wenn die Namen im Nachhinein doch wieder gleich lauten.