So gelingt das Feedbackgespräch

Lebendiger Austausch, statt Abrechnungsgespräch nach Schema F: Die Feedbackkultur hat sich in den vergangenen Jahren gewandelt. Mitarbeitergespräche sind keine einmal im Jahr stattfindende Top-Down-Unterhaltung mehr, bei der der Vorgesetzte Punkte auf der Leistungsbeurteilung abhakt und der Mitarbeitende bloss nickt. Gefragt ist inzwischen ein regelmässiger, offener Austausch, bei dem Führungskraft und Mitarbeitende Feedback geben. Es geht darum,

• die Kommunikation zu verbessern
• Vertrauen zu schaffen
• die Arbeitsbeziehung zu stärken
• die Unternehmensziele zu vermitteln

Um diese übergeordneten Ziele zu erreichen, müssen Führungskräfte das Feedbackgespräch gut vorbereiten. Es gilt, die richtigen Fragen zu stellen, um einen gelungenen Austausch zu gewährleisten, der zu konstruktiven Ergebnissen führt. Die Fragetechnik ist dabei eines der wichtigsten Werkzeuge einer erfolgreichen Gesprächsführung.

Frage nach der Intention des Feedbackgesprächs

Das Mitarbeitergespräch verfolgt stets einen übergeordneten Nutzen, und zwar für die Führungskraft, die einzelnen Mitarbeitenden und das Unternehmen. Das Gespräch reicht also über seine eigene Dauer hinaus. Es gilt, ein Bewusstsein für die Intention auf allen Seiten zu schaffen und den Blick über den Tellerrand zu fördern.

Fragen zum offenen Austausch

Um mit dem/der Mitarbeitenden in einen gelungenen Austausch zu kommen, müssen Führungskräfte sachbezogene Fragen stellen. Führungskräfte sollen anhand dieser Fragen Informationen über die Zufriedenheit des/der Mitarbeitenden sammeln, Verbesserungsvorschläge aufnehmen sowie Fähigkeiten, Neigungen und Potenziale des/der Mitarbeitenden identifizieren. Es gilt also: Gut zuhören und Interesse signalisieren!

Sachbezogene Fragen an die Mitarbeitenden:

• Wie bewerten Sie die Stimmung im Team?
• Wo sehen Sie bei sich, im Team und im Unternehmen Raum für Entwicklungen?
• Haben Sie Verbesserungsvorschläge?
• Wie könnte Ihr Beitrag aussehen?

Fragen zur Reflexion

Die Stärken und Schwächen der Mitarbeitenden sollten Führungskräfte im Gespräch offen und sachlich ansprechen und den/die Mitarbeitenden nach einer eigenen Einschätzung fragen. Es gilt, künftige Aufgaben entsprechend den Stärken zuzuweisen und die erkannten Schwächen mit Unterstützung zu verbessern.

Fragen bezüglich Stärken und Schwächen:

• Was sind Ihre Stärken und Schwächen aus Ihrer eigenen Sicht?
• Welche Stärken und Schwächen hat der/die Mitarbeitende aus Sicht der Kolleginnen und Kollegen?
• Über welche Stärken und Schwächen verfügt der/die Mitarbeitende aus Sicht der Führungskraft?
• Wie können die Stärken bestmöglich genutzt werden?
• Mit welchen Hilfestellungen lassen sich Schwächen verbessern?

Fragen zur Weiterbildung

Aus der Reflexion zu den Stärken und Schwächen ergeben sich Fragen zu Weiterbildungsmassnahmen, die abgestimmt werden müssen. Führungskräfte sollten an dieser Stelle auch über betriebliche Perspektiven informieren, weil sich daraus Bedarf an neuen Kompetenzen ergibt.

Fragen zu Bildungsmassnahmen:

• Was braucht das Unternehmen in Zukunft verstärkt?
• Welche zusätzlichen Kompetenzen braucht der/die Mitarbeitende?

Fragen zu Zielvereinbarungen

Die traditionelle Zielvereinbarung wird vor allem im agilen Umfeld durch «Objective and Key Results» (OKR) ersetzt. OKRs verbinden die Unternehmensziele mit denen des Teams und der einzelnen Teammitglieder und ermöglichen eine klare Zielrichtung und Messbarkeit. Im Feedbackgespräch müssen Führungskräfte vermitteln, wie OKRs die Arbeit unterstützen und wie sich anhand der OKRs die Erreichung der Ziele überwachen lässt.

Fragen zur Zielvereinbarung bzw. zu OKRs:

• Welche Erwartungen stellen sich angesichts der Unternehmensziele an den/die Mitarbeitende/n?
• Welchen Beitrag kann der/die Mitarbeitende zur Erreichung der OKRs leisten?
• Welche Unterstützung braucht der/die Mitarbeitende, um erfolgreich zu sein?

Offene Fragen zum Abschluss

Zum Ende des Mitarbeitergesprächs sollte der/die Mitarbeitende/r die eigenen Erwartungen an die Führungskraft und das Team formulieren. Die Führungskraft sollte auch überprüfen, ob es noch offene Themen gibt.
Abschliessende Fragen an die Mitarbeitenden:

• Welche Erwartungen haben Sie an die Führungskraft?
• Welche Erwartungen haben Sie an das Team?
• Gibt es noch etwas anderes, was Sie ansprechen möchten?