So erstellen Sie überzeugende Präsentationen mit PowerPoint

Wie oft reden wir über Kundenorientierung? Wie oft sagen wir «Der Kunde ist König»?  Und wie selten denken wir dabei an unsere Präsentationen?

Täglich werden tausende PowerPoint-Präsentationen für Kunden erstellt. Kunden können beispielsweise Personen aus Leitungsgremien, Linienverantwortliche oder Konsumenten von Ihren Produkten und Dienstleistungen sein. Sie mögen alle unterschiedliche Interessen haben, aber eines haben sie gemein: Sie möchten ihre Zeit nicht mit schlechten Präsentationen verschwenden.

Aber wie präsentiert man kundenorientiert? Grundsätzlich gibt es 4 Tipps, die Sie beim Aufbau einer Präsentation beherzigen sollten.

1. Kennen Sie Ihre Zielgruppe!

Häufig wird beim Erstellen von Präsentationen einfach drauflos gestartet und die Folien mit Inhalten befüllt. Devise: «Lieber alle Informationen rein, statt etwas zu vergessen.». Das ist allerdings einer der grundlegendsten Probleme von Präsentationen. Bestimmen Sie zuerst Ihre Zielgruppe. Erst dann wissen Sie, welche Inhalte Sie brauchen.

Am einfachsten können Sie Ihre Zielgruppe bestimmen, wenn Sie auch diejenige Person sind, die das Publikum einlädt. Wenn Sie jedoch eine Präsentation für eine andere Person erstellen müssen, z.B. für Ihre Vorgesetzten, fragen Sie wer eingeladen wurde. Unter anderem können folgende Kriterien für den Aufbau und die Gestaltung der Präsentation wichtig sein:

Nehmen wir an, Sie erstellen eine Präsentation, die der Management-Abteilung ein Investitionsvorhaben vorstellen möchte. An was sind die Personen im Publikum interessiert? Wie das Produkt aussieht? Welche Eigenschaften das Produkt hat? Oder sind es die Investitionskosten und die Amortisationsrechnung? Sind die Entscheidungsträger vielleicht an den Produktionskosten, Effizienzgewinn und gesteigerten Produktivität interessiert?

Um Ihr Publikum mitreissen zu können und Ihr Ziel zu erreichen, sollten Sie diese Fragen beantworten können. Aber was ist denn das Ziel Ihrer Präsentation?

2. Bestimmen Sie das Ziel Ihrer Präsentation

Kennen Sie die folgende Situation? Sie wollen eine Produktpräsentation  erstellen und schreiben und schreiben und schreiben viel Text und befüllen die Präsentation mit Grafiken unterschiedlichster Art, da Sie die Präsentation vollumfänglich erstellen möchten? Problem: Sie verlieren den Fokus – und diesen Verlust bekommt Ihr Publikum auch mit.

Was wollen Sie mit dieser Präsentation erreichen? Worauf wollen Sie hinaus? Was soll nach Ende der Präsentation geschehen?

Eine Präsentation sollte nicht mehr als zwei Ziele haben. Unter anderen können folgende Punkte Ziele sein:

Wenn Sie sich für einen der möglichen Ziele entschieden haben, können Sie mit der Themensammlung beginnen.

Brainstormen Sie wie wild. Schreiben Sie all Ihre Gedanken auf. Hierbei helfen Ihnen diverse Techniken, um Ihre Gedanken zu strukturieren. Eine der bekanntesten und auch bewährtesten Methode ist das MindMapping.

Oben sehen Sie ein Beispiel einer MindMap, die das Thema «Innovation» behandelt.

Mit MindMaps können Sie Ihre Gedanken in Haupt- und Unterpunkte gliedern und dadurch einen roten Faden aufbauen. Im zweiten Schritt nehmen Sie alle Punkte, die nicht zu 100% relevant sind, aus der MindMap. Dies können unterstützende Informationen sein, die Sie der Präsentation (z.B. im Notizenbereich) beilegen können.

Fokussieren Sie sich. Es gilt die Devise: Weniger ist mehr.

3. Aufbau Ihrer Präsentation

Nachdem Sie nun die Themen, die Sie in Ihrer Präsentation vorstellen möchten, ausgewählt und gegliedert haben, können Sie nun mit dem Aufbau der eigentlichen PowerPoint-Präsentation beginnen. Hier gelten folgende Zeitregeln:

1. Einleitung: 1/10 der Zeit
2. Hauptteil: 6/10 der Zeit
3. Schluss: 2/10 der Zeit
4. Puffer: 1/10 der Zeit

Planen Sie unbedingt Pufferzeiten ein. Wenn Sie Ihren Zuhörern erlauben während der Präsentation Fragen zu stellen, werden Sie diese Pufferzeiten benötigen.

Nun tauchen wir tiefer in die drei Bereiche der Präsentation ein. Es gibt grundlegende Elemente in der Einleitung, im Hauptteil und im Schluss, die unbedingt in eine Präsentation gehören. Alles darüber hinaus ist Ihr persönlicher «Touch».

3.1. Einleitung

In die Einleitung gehören:

• Begrüssung
• Eigene Vorstellung
• Anlass-, Themen- oder Problemvorstellung
• Orientierung über den Ablauf
• Festlegen der Spielregeln
• Interesse wecken

Wenn Sie sich vorstellen, brauchen Sie keine Folie mit Ihrem Bild und Ihrer Ausbildungen auf die Leinwand zu projizieren. Sie sind ja vor Ort. Bleiben Sie authentisch und präsentieren Sie sich. Das Publikum soll Ihnen zuhören, Sie anschauen und nicht Ihre Geschichte ablesen.

Nun stellen Sie das Thema der Präsentation konkret vor – und zwar so, dass es Lust auf mehr macht. Wenn Sie die Teilnehmenden nicht von Anfang an abholen, werden Sie später Mühe haben Sie noch wach oder interessiert zu halten.

Am geeignetsten ist hier die Storytelling-Technik. Präsentieren Sie eine Geschichte, die das Thema den Zuhörern und Zuhörerinnen näher bringt. Dazu sollten Sie Visualisierungstechniken, wie z.B. Bilder, Diagramme, SmartArts. etc. nutzen.

Erklären Sie auch das Ziel der Präsentation und die Regeln, die während der Präsentation gelten werden, beispielsweise, dass Fragen im Anschluss gestellt werden können.

Es gibt zwei mögliche Arten von Einleitungen, nämlich die «sanfte Einleitung» oder die «überraschende Einleitung».

Bei der sanften Einleitung wird ein bisher bekannter Zustand vorgestellt. Die Komplikation könnte sein, dass etwas passieren könnte oder schon passiert ist. Ihr Publikum muss allen Punkten zustimmen können, bis das Problem und die dazugehörige Frage formuliert werden.

Bei der überraschenden Einleitung beginnen Sie mit einer Situation, nämlich etwas ist passiert oder könnte passieren. Darauf aufbauend, werden mögliche Konsequenzen besprochen. Gegen Ende wird dann die Art der Reaktion auf den überraschenden Zustand bestimmt. Mit der überraschenden Einleitung können Sie die Aufmerksamkeit des Publikums schneller wecken. Beispiele könnten eine Statistik oder Aussage mit unerwartetem Inhalt sein. Allerdings steht und fällt diese Taktik mit der Relevanz. Wenn Ihre Einleitung nicht relevant ist, ist es schwierig das Vertrauen der Zuhörer zurückzugewinnen.

3.2. Hauptteil

Der wichtigste Abschnitt der Präsentation ist der Hauptteil. Hier werden die Inhalte mit Argumenten vorbereitet. Bei längeren Ausführungen sollten Sie eine kurze Zusammenfassung erstellen, damit der Kern der Botschaft für die Teilnehmenden klar ist. Pro Kapitel oder Thema sollten Sie nicht mehr als sieben Detailinformationen geben. Orientieren Sie sich am Ziel der Präsentation und Ihrem Zuhörerkreis. Es gibt zwei Arten, wie Sie Ihre Kernbotschaft positionieren und aufbauen können.

Kernbotschaft am Anfang: pyramidale Struktur (Frage-Antwort-Präsentation)

Beispiel:

Kernbotschaft am Ende: trichterförmige Struktur (Aussage-Stütz-Präsentation)

Beispiel 1:

Beispiel 2:

Die trichterförmige Struktur wird oft bei kritischem oder unbekanntem Publikum verwendet, die zuerst mit Argumenten überzeugt werden müssen, bevor Sie die Kernbotschaft hören und verstehen. Achten Sie immer darauf, dass Ihre Argumente faktisch belegt sind. Versuchen Sie viel mit Visualisierungen zu arbeiten. Texte werden oft nicht oder kaum gelesen.

Im Beispiel 2 von oben könnten Sie Sonnen-, Wasser- oder Windenergie als Bild darstellen, die Gesundheitsförderung (Kommentar 2) mit Statistiken und Piktogrammen festhalten und die niedrigen Betriebskosten als Tabelle und Diagramm visualisieren. Visuelle Elemente bleiben besser im Gedächtnis des Zuhörers.

3.3. Schluss

Aber auch der letzte Eindruck bleibt im Gedächtnis. Fokussieren Sie sich noch einmal auf Ihr Ziel. Richten Sie einen Appell an Ihr Publikum. Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen und ziehen Sie gegebenfalls Schlussfolgerungen. Besprechen Sie zuletzt Massnahmen oder die nächsten Schritte.

Und schreiben Sie auf keinen Fall «Danke für Ihre Aufmerksamkeit.» auf die letzte Folie. Nach einer gelungenen Präsentation ist dies ein schwacher Abschluss. Ein Appell oder ein Motivationsspruch kreiert Dynamik und Betroffenheit.

4. Unterschiedliche Präsentationstypen

Der Aufbau einer Präsentation ist auch stark abhängig vom Typ der Präsentation. Präsentationen haben unterschiedliche, inhaltliche Anforderungen. Unten stehend finden Sie zwei Beispiele: die Unternehmenspräsentation und die Finanzpräsentation.

Unternehmenspräsentation

Finanzpräsentation

Wie Sie sehen, es gibt viele Punkte zu beachten, wenn Sie kundenorientierte Präsentationen erstellen möchten. Mit einem klaren Ziel, mit dem Verständnis über Ihre Zielgruppe, mit fokussierten Themen, einer Story und einer visuell aufbereiteten Präsentation erreichen Sie Ihr Publikum und halten Sie sie motiviert und interessiert bis zum Schluss.

PS: Nutzen Sie die Möglichkeiten von PowerPoint 365. Neue Befehle wie Piktogramme, Kartendiagramme und Designideen helfen Ihnen, Ihre Präsentationen noch besser und attraktiver zu gestalten.