5 Tipps für effizientere Workflows in Word

Tatsächlich verbringen wir einen beachtlichen Teil unserer Büro-Arbeit mit Microsoft Word. Fast täglich nutzen wir es, um unsere Gedanken auf Papier zu bringen, Protokolle zu verfassen oder Briefe zu schreiben. Und der Ärger über die Zeit, die wir beim Formatieren, Strukturieren und Zusammentragen von Office-Dokumenten verlieren, ist gross. Deshalb möchte ich Ihnen in diesem Beitrag fünf Automatisierungstipps vorstellen, um mühselige Aufgaben schneller zu erledigen.

1. Einfache Kalkulationen in Word managen

Die folgende Situation kennen wir alle: Wir erstellen eine Offerte in Word, denken aber dabei nicht daran, dass wir den finalen Offertenbetrag in Excel zusammenstellen, berechnen und in das Word-Dokument einbetten könnten. Stattdessen erstellen wir eine Word-Tabelle, in der wir die MwSt. und die Endbeträge manuell und statisch in die Word-Tabelle einpflegen. Sobald eine Änderung erwünscht wird, z.B. die Anzahl der bestellten Menge, muss der Preis pro Stück angepasst werden – und die Kalkulation geht von vorne los.

Schneller geht es, wenn Sie stattdessen eine Formel in Word erstellen:

Dazu klicken Sie in der Kontextregisterkarte «Tabellentools» > Registerkarte «Layout» > Gruppe «Daten» und auf den Befehl «Formel».

Nun wird das Dialogfenster «Formel» eingeblendet, in der drei Felder zum Bearbeiten zur Verfügung stehen. In der Zeile «Formel» geben Sie Ihre gewünschte Kalkulation ein. Basierend auf der Tabelle weiter unten, lautet die Formel für die erste Zeile «C2*D2».

Danach entscheiden Sie, ob Sie ein bestimmtes Zahlenformat auf das Ergebnis anwenden möchten. Zum Schluss können Sie optional aus einer Liste von Funktionen wie SUMME, MIN, MAX, WENN, etc. auswählen und mit «OK» bestätigen.

Die Berechnung sollte nun korrekt und im gewünschten Zahlenformat erscheinen. Falls Sie eine Änderung in den Variablen (hier: Menge oder Stückpreis) haben, müssen Sie jetzt nur noch mit einem Rechtsklick das jeweilige Feld aktualisieren.

Ergebnis

*alle Beträge in CHF

Falls Sie derartige Berechnungen bereits in Excel durchführen, machen Sie so weiter. Nicht umsonst heisst Excel Tabellenkalkulation.

2. Grosse Dokumente effizient formatieren

Immer wenn es um grössere Dokumente, wie z.B. Manuals, Prozessbeschreibungen, Serienbriefe oder Wissensdokumente geht, ist das erste, das einem einfällt und Sorgen bereitet, die Formatierung. Wie ist es möglich schnell und effizient Überschriften gleicher Ebene, den Textkörper und diverse Absätze im Dokument zu formatieren? Da kommen wir nicht um die Formatvorlagen in Word herum.

Mit Formatvorlagen können Sie den einzelnen Textkörpern (Überschriften, Tabellen,…) bestimmte Formatierungsmerkmale, wie Schriftart, Zeichengrösse, Zeilenabstand, Einzug oder Farbe zuweisen.

Die Formatvorlagen befinden sich in der Registerkarte «Start» > Gruppe «Formatvorlagen». Hier finden Sie bereits einige vordefinierte Formatvorlagen.

In den meisten Fällen sind Formatvorlagen bereits durch das Corporate Design (CD) bestimmt und im Formatvorlagenkatalog abgebildet. In solch einem Fall nutzen Sie bitte die Formatvorlagen des Corporate Designs Ihres Unternehmens. Ansonsten können Sie die bestehenden Formatvorlagen mit den bestehenden Eigenschaften auf Texte anwenden.

Beispiel:

Wie Sie in diesem Beispiel sehen, wurde mit einem Klick der Text «Sozialkompetenzen in der heutigen Gesellschaft» blau gefärbt, kursiv eingestellt und die Schriftgrösse ein wenig grösser definiert. Ohne die Formatvorlage hätten Sie diese auch erreicht, aber eben in drei Schritten anstellen eines einzigen Klicks.

Formatvorlagen können auch von Ihnen bearbeitet oder sogar neu erstellt werden. Um eine Formatvorlage anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Formatvorlage im Menüband (Katalog: Formatvorlagen) und klicken Sie auf «Ändern». Ein Dialogfenster erscheint, in dem Sie diverse Änderungen vornehmen können. Unter anderem haben Sie die Möglichkeit, Schriftschnitt (fett, kursiv, unterstrichen), Schriftgrösse und -art, Rahmenlinie, Einzüge und Tabstopps, Absatzeinstellungen (Abstand davor oder danach, Ausrichtung, Zeilenabstand) und vieles mehr anzupassen.

Diese Änderungen können dann im gesamten Dokument auf gewünschte Textbereiche angewendet und später wiederum – falls Änderungen vorgesehen sind – einfach angepasst werden. Bitte beachten Sie, ob die Formatvorlagen, die Sie verändert oder neu erstellt haben, nur für dieses aktuelle Dokument oder für alle zukünftigen Dokumente zur Verfügung stehen sollten.

Ebenfalls sehen Sie hier, aus welchen Eigenschaften die Formatvorlage zusammengestellt ist. Im Beispiel oben sehen Sie, dass die Schriftart Calibri mit 11pt, fett, nicht kursiv etc. eingestellt wurde.

Formatvorlagen haben zudem Auswirkungen auf andere Elemente in einem Word-Dokument. Unter anderem auf Inhaltsverzeichnisse, Bild- oder Tabellenbeschriftungen, Literaturverzeichnisse, Links, Aufzählungszeichen, Fuss- und Endnoten, Indizes, Kopf- und Fusszeilen sowie auf Kommentare. Eines der am häufigsten verwendeten Elemente bei grossen Dokumenten sind Inhaltsverzeichnisse (siehe nächster Punkt).

 3. Automatisierte Inhaltsverzeichnisse einfügen

Inhaltsverzeichnisse sind tabellarische Gliederungen mit Angabe von Seitenzahlen. Diese sind bei grossen Dokumenten nicht wegzudenken. Häufig werden Inhaltsverzeichnisse von Hand und einzeln aufgeschrieben und die Seitenzahlen statisch dazu platziert. Dieses Verfahren bringt aber nur Nachteile mit sich: Neue Überschriften müssen beispielsweise manuell  im Inhaltsverzeichnis nachgetragen und Seitenzahlen sowie die Nummerierung des Inhaltsverzeichnisses müssen dementsprechend angepasst werden. Dieser Vorgang muss immer wieder durchlaufen werden, damit das Dokument die richtigen Überschriften und Seitenzahlen abbildet. Mit Formatvorlagen kann dieser mühselige und redundante Vorgang abgeschafft werden.

Wie gehen Sie nun vor, wenn Sie ein grösseres Dokument mit einem Inhaltsverzeichnis erstellen möchten?

1. Erstellen Sie die gewünschten Überschriften im Dokument und versehen Sie diese mit den Formatvorlagen (Überschrift 1 bis Überschrift 9).
2. Über die Registerkarte «Referenzen» (in Word 2010: «Verweise») wählen Sie ganz links im Menüband den Befehl «Inhaltsverzeichnis» und anschliessend «Automatisches Inhaltsverzeichnis 1» aus.

Nun haben Sie Ihr Inhaltsverzeichnis bereits eingefügt.

Schritt 1  

Schritt 2

Ergebnis

Mit einem Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis können Sie dieses aktualisieren. Sie haben die Auswahl zwischen Aktualisierung der Seitenzahlen oder des gesamten Verzeichnisses. Sie sparen sich durch die automatisierten Inhaltsverzeichnisse enorm viel Zeit und reduzieren hierbei Ihren Frust.

ACHTUNG: Denken Sie immer daran, dass die Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses von Ihnen ausgeführt werden muss (durch einen Rechtsklick auf den Verzeichnis). Dies ist inbesondere wichtig, bevor Sie Ihr Dokument drucken oder per Mail versenden möchten.

4. Schnellbausteine um wiederkehrende Texte automatisiert einzufügen

Oft schreiben wir Briefe, Dokumente oder Mails mit  sehr ähnlichem oder sogar gleichem Text. Den Text dazu schreiben wir entweder immer wieder neu oder kopieren uns den Text aus einem bestehenden Dokument. Wenn der Text aber zum grössten Teil immer derselbe ist, empfiehlt es sich mit Schnellbausteinen im Word zu arbeiten.

Schnellbausteine sind vorformatierte Texte, Tabellen, Kopf- oder Fusszeilen, die als Autotext durch die Eingabe des vergebenen Namens automatisch in ein Dokument eingefügt werden können.

Erstellen eines Schnellbausteines:

• Verfassen Sie Ihren Text mit den dazugehörigen Elementen wie Tabellen, Bilder etc. sowie den Formatierungen
• Markieren Sie den gesamten Textblock, navigieren Sie zur Registerkarte «Einfügen», Gruppe «Text» und klicken Sie auf die Schaltfläche «Schnellbausteine»
• Anschliessend wählen Sie im Kontextmenü «Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern»

Im Dialogfenster «Neuen Baustein erstellen» können Sie:

• Ihrem Textblock einen Namen geben
• den gewünschten Katalog auswählen
• die Kategorie erfassen
• eine Beschreibung hinzufügen, um zukünftig den richtigen Baustein einzufügen
• Speicherort definieren (Building Bocks oder Normal.dotm)
• Option des Einfügens definieren

Mit einem Klick auf «OK» haben Sie nun Ihren Schnellbaustein erstellt. Bei Textblöcken ist es wichtig zwischen den Kategorien «AutoText» und «Schnellbaustein» zu unterscheiden.

Einfügen eines Schnellbausteines:

Wenn Sie einen Textblock unter «AutoText» gespeichert haben, können Sie diese im Dokument einfach durch Eingabe der ersten vier Buchstaben des Bausteinnamens mit «ENTER» aufrufen. Im Schnellbausteinkatalog können Schnellbausteine nach Eingabe der ersten Buchstaben mit Klicken auf die Funktionstaste F3 aufgerufen werden.

Im Vergleich zu Word-Vorlagen können Schnellbausteine in allen Word-Dokumenten verwendet werden. Diese werden entweder in Normal.dotm (Vorlage jedes neuen Word-Dokuments) oder im Building Bocks (spezieller Speicherort für alle Schnellbausteine) abgespeichert.

5. Links schneller öffnen

Wenn Sie einen Link in einem Word-Dokument sehen und diesen öffnen möchten, wie gehen Sie vor? Sie navigieren darauf und werden von Word zunächst mit einer «Quickinfo»-Nachricht konfrontiert. Diese lautet: «STRG + Klicken um Link zu folgen». Diese Eigenschaft gibt es nur in Word. Das heisst, Sie müssen zuerst die CTRL ( STRG)-Taste klicken und dann erst mit der linken Maustaste auf den Link klicken, damit dieser aufgeht. Sie können die CTRL/STRG-Taste umgehen, indem Sie in den Word-Optionen das Häkchen im Checkbox «STRG + Klicken zum Öffnen von Links verwenden» rausnehmen.

Das nächste Mal, wenn Sie mit der Maus zu einem Link navigieren, können Sie diesen direkt anklicken, ohne die CTRL Taste gedrückt zu halten.

Wie Sie sehen, können Sie mit vielen kleinen Anpassungen, viel Zeit und Ärger in Word sparen und sich um wichtigere Dinge kümmern.

In den neueren Versionen haben Sie weitere Optimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten wie das Einfügen von Bildern aus dem Web, Diktieren von Text, Einfügen von Videos, Suche etc. Hier können Sie sich über alle Neuheiten in Office 365 informieren.

Hinweis:

Die Screenshots sind auf Basis von Office 365 Personal Edition Desktop Version erstellt worden. Bei anderen Versionen kann es kleine Abweichungen in der Darstellung geben.