6 Gadgets, die das Leben leichter machen!

Im Rahmen der Projektarbeit sehen sich Verantwortliche mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert. In Zeiten, wo die Komplexität von Aufgabenstellungen stetig wächst, stellt sich daher mehr und mehr die Frage, bei welchen Themen zeitgemässe Gadgets hilfreich unterstützen können.

Aber was wird unter dem Begriff Gadget verstanden? Wikipedia definiert Gadgets als neue technische Werkzeuge und Geräte:

«Gadget (englisch für: «Apparat», «technische Spielerei» oder auch «Schnickschnack») bezeichnet ein technisches Werkzeug oder Gerät mit bisher so nicht bekannter Funktionalität und/oder besonderem Design. …»

Und der Markt für solche Gadgets ist riesig. Dort finden sich aber nicht nur praktisch nutzbare Geräte, sondern auch viele Spielereien, welche für den professionellen Einsatz kaum sinnvoll sind. Einige will ich detaillierter vorstellen.

 6 spannende Tools für die Projekarbeit: 

1. CamScanner
2. SAMSUNG Flip
3. Display-Adapter
4. Bluetooth Tastaturen
5. NFC Chip
6. ZEI

1. CamScanner

Sie kennen die Situation zu Genüge. Wieder ein Workshop im Projekt durchgeführt, dabei sind viele Flip-Charts erstellt und auch einige Pinnwände vollgeschrieben worden. Als Projektleiter oder Moderator möchten Sie die gemeinsam erstellten Inhalte kollaborativ teilen. Sie favorisieren die Erstellung eines Fotoprotokolls. In der Vergangenheit haben Sie dazu mit Ihrem Handy einfach ein Foto von den Flip-Chart-Seiten erstellt, dieses per E-Mail an Ihren Account gesendet und das Bild, meist im jpg-Format, in das Protokoll eingefügt.

Eine neue Möglichkeit ist der Einsatz von Apps auf dem Handy wie beispielsweise «Camscanner» oder auch «Office Lens». Beide Produkte sind für die Plattformen von iOS und Android verfügbar.

Bislang war es notwendig, dass Sie sich senkrecht vor das Bild stellen mussten und über die passende Entfernung den Ausschnitt gewählt haben. Leider ist nicht in allen Räumen dazu die Gelegenheit vorhanden.

CamScanner ermöglicht Ihnen, beispielsweise ein Foto eines Flip-Charts zu machen und dieses  im Handumdrehen auf die passende Grösse zu schneiden. Dabei erkennt die App automatisch die Grösse des Flip-Charts und gibt Ihnen einen Vorschlag für den passenden Bildausschnitt. Falls Sie nicht genau senkrecht vor dem Bild gestanden haben, weist das klassische Foto eine perspektivische Verzerrung auf. Die App erkennt auch dieses Manko und korrigiert Ihre Aufnahme perspektivisch so, dass das Bild optimal ausgerichtet ist. Im letzten Schritt kann nun noch die Sättigung der Farben, der Kontrast sowie weiteren Eigenschaften verändert werden. CamScanner bietet hierzu verschiedene vordefinierte Filter an.

Das Ergebnis ist ein Bild des Flip-Charts, welches perspektivisch, grössenseitig und farblich optimal angepasst ist. Eine weitere Nachbearbeitung am PC ist nicht notwendig. Das optimierte Bild lässt sich in unterschiedlichen Formaten (.jpg, .pdf) versenden oder kann auf einen CamScanner – Server in der Cloud synchronisiert werden (kostenpflichtig).
Das zuvor beschrieben Verhalten lässt sich natürlich auch auf Dokumente beliebiger Grösse anwenden. Damit ist diese App ein leistungsfähiger Scanner. Dabei bietet sich die Möglichkeit einer OCR-Text Erkennung (optical character recognition) an, so dass eingescannte Dokumente als editierbare Textdokumente bereitstehen.

2. Flip (SAMSUNG)

Visualisierung ist ein zentrales Hilfsmittel in der Projektarbeit. Neben der oben beschrieben Möglichkeit zur Digitalisierung von Dokumenten, bietet sich auch der Einsatz eines digitalen Flip-Charts an, wie «FLIP» von der Firma Samsung.

Quelle: SAMSUNG-Webseite

Auf diesem UHD-fähigem Gerät können mit einem «BlindStift»schreiben und malen. Dazu stehen diverse Stiftarten, Farben und Stiftgrössen zur Verfügung. Korrekturen können durch einfache Wisch-Gesten vorgenommen werden. Die generierten Inhalte können auf FLIP gespeichert werden, aber auch über die Schnittstellen wie USB, WLAN an andere weitergegeben werden.

Weiterhin ermöglicht dieses Gerät die Verbindung zu Notebooks, Handys und Tablets (Miracast/Intel WiDi Technologie), so dass das SAMSUNG FLIP auch als ein Präsentationsmedium für sämtliche Beteiligte genutzt werden kann. Hierzu kann es durch leichtes Drehen vom Hochformat (Flip-Chart) in das Querformat (Display) gebracht werden. Insbesondere werden drahtlose Verbindungen von Windows 10 unterstützt.

3. Displayadapter

Häufig kommt es vor, dass in Projektbesprechungen mehrere Teilnehmer digitale Ergebnisse Ihrer Arbeit präsentieren wollen. Das macht es notwendig, dass der jeweilige Präsentator sich immer wieder neu per Kabel mit dem Beamer verbinden muss. Das bedeutet meist ein Plätzetauschen oder ein aufwändiges Neuverkabeln der Hardware.

Eine massive Vereinfachung bieten hier sogenannte Display-Adapter, zum Beispiel von Microsoft oder Google.

Der Adapter von Microsoft baut eine Miracast®-Verbindung zwischen dem Adapter und dem Abspielgerät auf. Das Produkt von Google hingegen nutzt eine WLAN-n-Verbindung, somit ist eine aktive WLAN-Verbindung notwendig.
Mit beiden Geräten erhalten Sie eine kostengünstige Möglichkeit sämtlichen Teilnehmern die Verbindung auf einen Beamer oder Fernseher zu ermöglichen.

4. Bluetooth Tastaturen

Die meisten Mitarbeiter haben moderne und leistungsfähige Smartphones. Stehen Besprechungen im Unternehmen an, nehmen viel Mitarbeiter Ihr Notebook mit, um sich während des Meetings Notizen zu machen. Eine Alternative wäre auch das Smartphone. Doch hier ist meist die Eingabe mittels der integrierten Tastatur nicht komfortabel genug.
Dies können externe Bluetooth-Tastaturen kompensieren. Diese haben zum Teil sogar ein Touchpad, mit welchem die Maus gesteuert werden kann.

Neben Anbietern aus Fernost, bietet auch Microsoft eine klappbare Bluetooth Tastatur an. Es ist jedoch bei diesen Produkten darauf zu achten, dass das Tastatur-Layout meist nicht dem schweizerischen  entspricht. Eine gewisse Umgewöhnung ist erforderlich, insbesondere wenn es um die Verwendung von Sonderzeichen und Umlauten geht. Batterien sind nicht nötig, die Tastaturen können mit einem USB-Kabel geladen werden.

5. NFC Implantate / NFC Chip

Ein erster, sogenannter Cyborg, Neil Harbisson, nutzt bereits ein Gehirnimplantat, um aus Farben Töne zu konvertieren. Wer jedoch nicht ganz so weit gehen will, kann sich mit NFC-Implantaten in gewissen Bereichen das Leben vereinfachen.
Der Anbieter «I am robot» bietet jedem interessierten die Möglichkeit, sich einen NCF-Chip unter die Haut implementieren zu lassen. Über die Webseite bestellt, wird bereits nach wenigen Tagen das Implantat geliefert. Es ist etwa so gross wie ein Reiskorn und kann mittels einer Spritze und einer passenden Kanüle unter die Haut implantiert werden. Wer sich diesen kleinen Eingriff nicht zutraut, dem wird auf Wunsch ein Tattoo-Studio vermittelt, das den Eingriff vornimmt.

Anwendungsbereiche für NFC-Chip sind klassische Gebiete für den Einsatz von Near Field Communication (NCF) (mit etablierten Smartphones):

• Kontaktdaten teilen
• Medizinischer Notfallpass
• Türschlösser
• Mitgliedskartendaten
• Fahrkarten im ÖV
• Smartphone freigeben und steuern
• PC-Anmeldung
• Wallet für Kryptowährungen
• u.v.m.

Der Chip selbst benötigt keine eigene Energieversorgung, sodass es diesbezüglich auch keine Begrenzung der Lebensdauer gibt. Das Implantat beinhaltet so wenig Metall, dass es z.B. bei Kontrollen an Flughäfen nicht erkannt wird. Auch bei medizinischen Untersuchungen mit CT oder MRT treten keine Probleme auf.

Da die Reichweite der Sendeleistung recht gering ist, muss das Auslesegerät dem Chip sehr nah kommen, somit ist auch ein ausspionieren oder gar eine Ortung ausgeschlossen.

«Programmiert» werden kann ein solcher NFC-Chip mit Apps vom Smartphone (Android oder iOS), aber auch mit handelsüblichen NFC Card Readern oder Writern. Dabei sind keine speziellen Programmierkenntnisse erforderlich.

Implantate sind sicherlich erst der Anfang des Einsatzes von NPC-Technik. Vermutlich werden in Zukunft viele weitere Anwendungsmöglichkeiten hinzukommen.

6. Zeiterfassung mit ZEI

Eine Herausforderung für viele Projektleiter ist Zeit, respektive die Aufwandserfassung während eines Projektes. Projektleiter benötigen diese Daten, um einen Überblick zum Projektfortschritt zu erhalten. Zusätzlich sind oft auch die Unternehmen an den gelisteten Stunden der Projektbeteiligten interessiert.

Es bestehen meist klare Regelungen in welcher Periodizität und in welchem Detaillierungsgrad die Projektmitarbeiter ihre Stunden dokumentieren müssen. Idealerweise schreibt jeder Mitarbeiter tagesgenau auf, wie viele Stunden er an welchem Projekt gearbeitet hat. Häufig ist auch eine wochengenaue Aufschreibung anzutreffen. Hierbei zeigt sich leider häufig, dass die Mitarbeiter am Ende der Woche, mit den Gedanken schon im Wochenende, nicht mehr genau ihre erbrachten Stunden auf die Projekte verteilen können. Stattdessen wird meist die Präsenzzeit, ca. 40 Stunden, «grob» auf die verschiedenen Projekte verteilt. Mitarbeiter klagen häufig, dass die zur Verfügung gestellten Tools nicht besonders benutzerfreundlich sind und auch eine Menge Zeit zur Pflege benötigen.

Ein sehr nutzenstiftendes Gadget heisst ZEI und kommt von der Firma Timeular GmbH aus Graz. (timeular.com)

Das Gadget dient im Wesentlichen dazu, dass jeder einzelne Mitarbeiter seine Aufwände sehr leicht und unkompliziert erfassen kann. Je nachdem, welche der acht Seiten des Oktaeders horizontal sichtbar ist, wird ein Timer auf dem PC oder dem Handy gestartet. Eine intuitive Konfiguration ermöglicht es, jeder der 8 Flächen eine individuelle Aktivität respektive ein einzelnes Projekt zuzuordnen.

Somit erfolgt bei jeder Drehung des Oktaeders eine genaue Erfassung der Zeit. Mittels der zugehörigen Software kann auf dem PC oder dem Handy eine Auswertung der Stundenaufschreibung eingesehen werden.

Die Software hat diverse Schnittstellen und kann die Daten in unterschiedlichste Systeme exportieren.

Selbst wenn es bereits zahlreiche Apps für die Zeiterfassung gibt, ist dieses Verfahren für Mitarbeiter signifikant einfacher. Die Benutzer schätzen die intuitive haptische Anwendung. Durch die Präsenz des ZEI auf dem Tisch denken die Mitarbeiter viel eher daran, die Zeiten projektbezogen zu erfassen. Der eigentliche Arbeitsablauf wird durch das Drehen von ZEI praktisch nicht gestört. Ein nachträgliches Anpassen der erfassten Daten ist noch möglich, so dass bei Bedarf Korrekturen vorgenommen werden können.

«Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ist ein Fortschritt, Zusammenarbeiten ist ein Erfolg.»

(Henry Ford)

Bleiben Sie interessiert.
Martin Bialas