Feenstaub für ihre PDF-Dokumente - Aktionen & Co. in Adobe Acrobat anwenden

In meinen Augen gibt es drei Arten von Autos:

• Autos, die so alt sind, dass sie kein Navigationsgerät, kein Autoradio mit MP3-Funktion und keine Nebelscheinwerfer haben.
• Autos, die alle drei der oben erwähnten Features haben.

und…

• Autos, die die oben erwähnten Ausstattungsmerkmale zwar haben, die Besitzer der Fahrzeuge aber nichts davon wissen.

Aus bald zwanzig Jahren Kursleitungs-Erfahrung würde ich «Adobe Acrobat» bzw. die damit erstellten PDF-Dokument in letztere Kategorie einordnen: Viele Ersteller von PDFs wissen gar nicht, was sie alles «aus ihrer Maschine rausholen» könnten.

Dies möchte ich mit dem folgenden Blogbeitrag ändern und allen Interessierten zeigen, wie…

• … man in «Adobe Acrobat» das eingebaute «Navigationsgerät» aktiviert, um damit innerhalb von Dokumenten oder auch ins «Ausland» (z.B. ins Internet) zu navigieren.
• … man in «Adobe Acrobat» MP3-Dateien abspielen lassen kann, sogar bei Vorbescrollen.
• … man in «Adobe Acrobat» sehr viele Dinge per Knopfdruck ausführen lassen kann, auch das Ein- bzw. Ausschalten der Nebelscheinwerfer … ähh … das Schliessen des Dokuments.

1. Das Navigationsgerät: Hyperlinks in PDF-Dokumenten

Der Anfang ist hier eigentlich relativ einfach: Wählen Sie in «Adobe Acrobat» das Werkzeug «Web- oder Dokumentverknüpfung». Sie finden es z.B. wenn Sie im «Werkzeuge durchsuchen»-Feld «Hyperlink» eingeben:

Klicken Sie dann auf das Dropdown «Link» und wählen Sie den Befehl «Web- oder Dokument-Verknüpfung hinzufügen/bearbeiten»:

Jetzt können Sie mit dem Fadenkreuz-Cursor dort  im Dokument ein Rechteck ziehen, wo später ein Hyperlink sein soll. Ich habe aus der Startseite von www.digicomp.ch ein PDF erstellt und ziehe das Rechteck um «7 Standorte» auf der ersten Seite:

Es erscheint folgender Dialog:

Unter «Verknüpfungsdarstellung» dürfen Sie sich kreativ austoben und das Aussehen des Hyperlinks definieren. Wenn Sie danach einen Blick auf «Verknüpfungsaktion» werfen, sehen Sie die Möglichkeiten Ihres «Navigationsgerätes»:

• «Gehe zu Seitenansicht» erlaubt es Ihnen, eine «Seitenansicht» zu definieren (eine Seitenansicht besteht aus einem bestimmten Ort innerhalb des Dokuments und einer Zoomstufe) und diese als Ziel des Links zu setzen.
• «Datei öffnen» und «Website öffnen» sind selbsterklärend.
• Unter «Benutzerdefinierte Verknüpfung» beginnt sich das eigentliche Thema dieses Blogbeitrags zu zeigen.

Zeit also, zum nächsten Feature zu gehen.

2. Der MP3-Player: Aktionen zum Abspielen von Sounddateien

Wenn Sie den Schritten unter Punkt 1 folgen und dann die Option «Benutzerdefinierte Verknüpfung» wählen, öffnet sich ein Dialog mit zwei Tabs. Wählen Sie dort den Tab «Aktionen» und unter «Aktion auswählen» den Eintrag «Audio wiedergeben»:

Wenn Sie dann auf «Hinzufügen klicken», können Sie eine Audiodatei auswählen, welche abgespielt werden soll, wenn jemand diesen Link klickt.

Wenn Sie gerade nicht nur lesen, sondern die hier beschriebenen Schritte auch ausprobieren, werden Sie etwas enttäuscht sein, da sie «MP3» als Format gar nicht auswählen können. Haben Sie etwas Geduld!

Sobald Sie eine Audiodatei gewählt haben, erscheint unten in der Liste «Aktionen» ein Eintrag:

Sie können also auch mehrere Aktionen auf ein Objekt (hier Ihren Link) legen.

Was ist jetzt aber mit dem MP3-Format? Wenn Sie in der Werkzeug-Suche den Begriff «MP3» eingeben, finden Sie die Werkzeug-Gruppe «Video hinzufügen»:

Wählen Sie das Werkzeug «Audio hinzufügen» und ziehen Sie einen Rahmen dort in Ihr Dokument, wo sich das Audiofile sozusagen «befinden» soll. Folgender Dialog erscheint:

Wenn Sie auf «Erweiterte Optionen anzeigen» klicken, eröffnet sich Ihnen die ganze Welt der in (mit Acrobat erstellen) PDF-Dokumente eingebetteten Soundfiles:

Wenn Sie sich nur schon die Möglichkeiten unter «Aktivierung wenn» anschauen, haben Sie vielleicht schon einige Ideen für Ihr nächstes PDF.

3. Nebelscheinwerfer: PDFs automatisch schliessen… und vieles mehr

Erstellen Sie nochmals einen Link, wählen Sie nochmals «Benutzerdefinierte Verknüpfung» als «Verknüpfungsaktion» und dann den Tab «Aktionen». Im Dropdown bei «Aktion auswählen» finden Sie schon ganz viele Ideen für Aktionen.

Da gibt es z.B. die Möglichkeit «Medien wiedergeben», mit welcher Sie die unter Punkt 2 eingefügte MP3-Datei wiedergeben lassen können oder Sie können «Felder ein-/ausblenden». Tipp: Wenn Sie wissen möchten, was «Felder» sind, besuchen Sie doch einen PDF-Formular-Kurs, wie z.B. den Kurs: PDF-Formulare mit Adobe Acrobat DC («PDFORM»)

Um diesen Blogbeitrag abzurunden, schlage ich Ihnen vor, dass Sie aus der Vielzahl von Möglichkeiten einmal die Auswahl «Menübefehl ausführen» wählen und auf «Hinzufügen» klicken:

Herzlich Willkommen im Schlaraffenland!

Hier können Sie auf Funktionalitäten von «Acrobat» bzw. von «Acrobat Reader» zugreifen. Wie wäre es, wenn Sie «Datei>Drucken» wählen und so ihren eigenen Drucken-Link erstellen? Oder wählen Sie «Datei>Beenden», um auf Knopfdruck das Anzeigeprogramm zu schliessen.

Tun Sie das aber – sollten Sie diesen Betrag als PDF lesen – erst, wenn Sie ganz zu Ende … zu spät! 😉