Listen bereinigen in Microsoft Excel

Oftmals werden Listen aus ERP, CRM und anderen Systemen gezogen, um sie danach in Excel auszuwerten. Hierbei kann es durchaus sein, dass diese Listen Leerzeilen und redundante, also mehrfache Spaltenüberschriften beinhalten. Sehen Sie in diesem Beitrag, wie Sie Ihre Listen in Excel bereinigen können.

Ein Beispiel: (zur besseren Übersicht sind innerhalb der einzelnen Bereiche Zeilen ausgeblendet)

Sie haben nun mehrere Möglichkeiten, solche Listen zu bereinigen. Folgend finden Sie zwei mögliche Vorgänge: einerseits mit Hilfe der Sortierung, andererseits durch Duplikatsentfernung.

Bereich markieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche zwischen Spaltenkopf A und Zeilenkopf 1, um das gesamte Tabellenblatt zu markieren. Alternativ können Sie auch in eine leere Zelle klicken und dann die Tastenkombination CTRL+A verwenden.

Möchten Sie hingegen nur den entsprechenden Bereich markieren, wählen Sie die Zelle A1 aus (oder verwenden Sie die Tastenkombination CTRL+HOME), drücken Sie CTRL+SHIFT+è, dann CTRL+SHIFT+ê und bleiben Sie auf diesen Tasten, bis die Markierung ganz unten angelangt ist. Lassen Sie nun los und drücken Sie einmal CTRL+SHIFT+é. Nun ist nur der benötigte Bereich markiert.

Bereinigen durch einfaches Sortieren

Klicken Sie in der Registerkarte Daten, in der Gruppe Sortieren und Filtern, auf die aufsteigende Sortierung (AZ). Durch die vorherige Markierung der Daten, ist die Zelle A1 die aktive Zelle des markierten Bereichs. Entsprechend wird nach der Spalte A sortiert.

Alle Leerzeilen – in diesem Beispiel sind es acht – befinden sich nun ganz unten. Da in einer aufsteigenden Sortierung zuerst die Zahlen und dann die Buchstaben kommen und die Bestell-IDs Zahlen sind, finden Sie sämtliche redundante Überschriften unten – in diesem Beispiel sind es vier. Löschen Sie diese Überschriften.

Bereinigung durch Duplikatsentfernung

Gehen wir hingegen von alphanumerischen Bestell-IDs aus, würden die redundanten Überschriften irgendwo im markierten Bereich liegen. In einem solchen Fall kann Ihnen der Befehl Duplikate entfernen helfen.

Markieren Sie dazu die Daten, wie vorgängig beschrieben.

Wählen Sie in der Registerkarte Daten, in der Gruppe Datentools, den Befehl Duplikate entfernen.

Deaktivieren Sie die Option Daten haben Überschriften. Ansonsten wird die Spaltenüberschriftszeile einmal effektiv als Spaltenüberschriften und einmal als Datenzeile belassen.

Bestätigen Sie den Dialog.

Nun wird die Anzahl redundanter und eindeutiger Datensätze angezeigt.

Wenn Sie dies nun mit dem vorherigen Beispiel vergleichen, stellen Sie fest, dass hier eine Datenzeile weniger gelöscht wurde. Der Grund liegt darin, dass eine Leerzeile im Bereich verbleibt, also wie eine normale Datenzeile behandelt wird, und nur die redundanten Datenzeilen gelöscht wurden, also alle weiteren Leerzeilen. Somit eignet sich diese Methode nur für die mehrfachen Überschriften.