Umgang mit sensiblen Personaldaten im Unternehmen
Als Personalverantwortlicher ist im Bewerbungsprozess speziell auf die Datenschutzkonformität zu achten. Zum Schutz der Mitarbeiter und der Glaubwürdigkeit.
Dieser Beitrag liest sich aus Sicht eines Mitarbeitenden. Sie können ihn genauso aus der Position eines HR-Mitarbeitenden oder als Chef lesen – fragen Sie sich selbst: Wie gehe ich mit Mitarbeiterakten um?
Ein Traum geht in Erfüllung
Sie haben sich erfolgreich bei einem neuen Arbeitgeber beworben und haben heute Ihren ersten Arbeitstag. Den ersten Kaffee mit Ihrem Chef haben Sie bereits getrunken und ein erstes Projekt erhalten. Gespannt und voller Elan machen Sie sich an Ihren ersten Auftrag: Ihr Chef hat Sie gebeten, seinen Kalender auf Projektnotizen zu Ihrem Auftrag zu durchsuchen.
Also fangen Sie an, den Kalender Ihres Chefs auf die benötigten Projektnotizen zu durchforsten. Da der Kalender Ihres Vorgesetzten für alle Mitarbeitenden öffentlich ist und sämtliche Einträge inklusive Notizen frei zugänglich sind, dürfte es leicht sein, innert Kürze die gewünschten Informationen aufzufinden. Sie finden keinen Eintrag zum Projekt, jedoch einige Einträge zu Ihrer Person …
Ein schlechter Start
Sie können aus dem Kalender Ihres Vorgesetzten Ihren ganzen Bewerbungsprozess ablesen. In einem spezifischen Eintrag sind sogar Ihre gesamten Bewerbungsunterlagen in den Kalender gezogen und mit persönlichen Notizen ergänzt worden.
Eigentlich dachten Sie, dass nur Sie und der neue Chef wüssten, dass Sie die Informatikausbildung erst beim zweiten Anlauf bestanden haben, vor Ihrer Anstellung ein halbes Jahr stellenlos waren und in Ihrer Jugend einmal gekifft haben und dafür bestraft wurden.
Da haben Sie sich geirrt, denn bereits bevor Sie einen Fuss in das Unternehmen gesetzt haben, wussten schon all Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen über Ihre persönlichen Erfolge und Misserfolge Bescheid.
Sie fühlen sich blossgestellt und verstehen jetzt auch, warum zwei Kollegen bereits einen Witz darüber gemacht haben, dass Sie vielleicht mit der Projektabwicklung überfordert sein könnten.
Obwohl Sie ein halbes Jahr stellenlos waren, möchten Sie gerade nichts lieber, als wieder aus diesem Büro verschwinden. Ihr neues Projekt finden Sie jetzt auch nicht mehr interessant, da Sie das Gefühl haben, schon vor Ihrer ersten Arbeitsleistung degradiert zu sein und nicht reüssieren zu können.
Wann habe ich ein Recht auf Datenschutz? Sind meine Personaldaten geschützt?
Sie fragen sich, ob Ihr Vorgesetzter korrekt vorgegangen ist? Gilt das Datenschutzgesetz eigentlich nur gegenüber Kunden und für Kundendaten oder sind Ihre Personaldaten auch geschützt?
Die Antwort: Es fallen sämtliche Personendaten, insbesondere auch Personaldaten, unter das Datenschutzgesetz. Die Daten über Strafen – also beispielsweise Ihr Kiffen in der Jugendzeit – gelten sogar als «besonders schützenswert». Das heisst, mit diesen Daten muss noch vorsichtiger umgegangen werden als etwa mit Ihrem Bewerbungsschreiben. Aber weder allfällige Straftaten noch ein Bewerbungsschreiben dürfen intern veröffentlicht werden.
Entweder weiss Ihr Chef das nicht, will die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen oder ist nicht genügend für den Schutz von Personaldaten sensibilisiert.
Ein vorzeitiges Ende
Schon in den ersten Tagen wird Ihnen klar, dass Sie bei diesem Unternehmen keine Zukunft haben. Dauernd machen Ihre Arbeitskollegen Witze übers Kiffen und über Prüfungen, die ja nicht immer leicht zu bestehen seien. Dass Sie vor zwei Jahren den Jungunternehmerpreis gewonnen und eine eigene Software entwickelt haben, wird nicht beachtet. Nach etwa zwei Wochen meldet sich ein interessierter Arbeitgeber, der ein begeisterter Nutzer Ihrer Software ist, bei Ihnen und offeriert Ihnen einen Job, wenn Sie innert zwei Wochen zur Verfügung stehen.
Ihre Entscheidung ist klar. Sie machen von Ihrem 7-tägigen Kündigungsrecht in der Probezeit Gebrauch und verlassen diesen Arbeitgeber. Ihr Talent und Ihr Wissen nehmen Sie mit.
Wie sollte Ihr Chef sich verhalten?
Ihr Chef sollte den Schutz der Personaldaten ernst nehmen. Bewerbungsunterlagen, Mitarbeitergespräche und Notizen müssen geheim bleiben!
Der Schutz von Personaldaten ist ein externes und ein internes Thema;
weder dürfen Daten für Externe einsehbar sein noch anderen Mitarbeitenden zur Kenntnis gebracht werden.
Eine fehlende Beachtung des Schutzes der Personaldaten bedeutet vielfach nicht nur juristische, sondern auch personalpolitische, unternehmenskulturelle und finanzielle Konsequenzen.
Tipp: Ihr Chef sollte den Bewerbungsprozess auf die Datenschutzkonformität überprüfen. So schützt er seine Mitarbeiter und stärkt die interne und externe Glaubwürdigkeit!
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