Dynamics CRM: Adressdubletten erkennen und vermeiden
In diesem Artikel erfährst du, wie Microsoft Dynamics CRM Sie bei der Vermeidung von Adressdubletten unterstützt.
Die Qualität von Adressen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den reibungslosen Ablauf eines CRM-Systems. Dabei ist die Vermeidung von Adressdubletten und -duplikaten ein wichtiger Aspekt. In diesem Artikel erfährst du, wie Microsoft Dynamics CRM dich bei der Vermeidung von Adressdubletten unterstützt.
Die Komponenten der Duplikaterkennung in Microsoft Dynamics CRM
Die Einstellungen zur Duplikaterkennung findest du in der Menüstruktur unter Einstellungen/Datenverwaltung.
Die Basiseinstellungen
Die erste Komponente ist die Basiseinstellung:
Hier musst du die Duplikaterkennung aktivieren und festlegen, wann diese angewendet werden soll:
- Wenn ein Datensatz erstellt oder aktualisiert wird
- Dies betrifft Eingaben von Benutzerinnen und Benutzern in den Erfassungsformularen.
- Wenn Microsoft CRM für Outlook vom Offline- in den Onlinemodus wechselt
- Wird ein Datensatz offline eingegeben, wird beim Wechsel in den Onlinemodus die Prüfung vor der Aktualisierung der CRM-Datenbank angewendet.
- Beim Datenimport
- Die Prüfung wird bei der Verwendung des Datenimports mit Hilfe des Standard-Datenimports per Excel-Dateien (XML) angewendet.
Duplikaterkennungsregeln
Die zweite Komponente ist die Definition der Regeln, unter deren Anwendung du ein Duplikat erkannt haben willst.
Microsoft liefert im Standard bereits vordefinierte Regeln aus.
Nur veröffentlichte Regeln kommen zur Anwendung. Hier siehst du auch, dass es immer einen Basisdatensatztyp und einen übereinstimmenden Datensatztyp benötigt. In der Regel prüfst du Kontakte gegen Kontakte. Jedoch ist es durchaus sinnvoll, Felder eines Kontakts gegen die Felder einer Firma zu prüfen (z.B. die E-Mail-Adresse). Bitte prüfe, ob die von Microsoft mitgelieferten Kriterien deinen Ansprüchen gerecht werden. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass die «Standardregeln» ein guter Anfang sind. Auf jeden Fall sollten diese Regeln auf deinen individuellen Fall angepasst werden. Wie du das machen kannst, erfährst du weiter unten im Beitrag.
Mit den beiden oben genannten Komponenten ist bereits alles getan, um die Funktion zu aktivieren. Die Regel wird ab Aktivierung auf Basis der Kriterien angewendet.
Aufträge zur Duplikaterkennung
Die dritte Komponente wird benötigt, wenn du deinen Datenbestand analysieren willst.
Dies kannst du manuell auslösen oder auch periodisch ausführen lassen. Dabei hast du die Option, dich vom System per E-Mail über das Ergebnis benachrichtigen zu lassen. Beachte, dass die Auswertung immer auf allen Regeln des ausgewählten Datensatztyps angewendet wird.
Use Case: Erkennung eines Kontakt-Duplikats
Zuerst stellt sich die Frage: Ab wann soll das System einen neu erfassten Kontakt als Duplikat deklarieren?
Ein Beispiel:
Den Namen «Reto Widmer» findest du in der Telefonsuche 21-mal. Würdest du die Prüfung alleinig auf Vor- und Nachnamen beschränken, würdest du den Benutzerinnen und Benutzern relativ häufig den Hinweis auf das Erkennen eines Duplikats einblenden, bei denen es sich nicht um ein Duplikat handelt.
Bei der genaueren Betrachtung der Einträge zu «Reto Widmer» erkennst du, dass nur in Ausnahmefällen die Adressen die gleiche Postleitzahl haben. Betrachtet man bei den Einträgen mit gleicher Postleitzahl auch noch die Strasse, ist in der Regel keine Übereinstimmung mehr zu finden.
Aus dieser Erkenntnis leitest du folgende Regel ab:
| Vorname | > genaue Übereinstimmung |
| Nachname | > genaue Übereinstimmung |
| Postleitzahl | > genaue Übereinstimmung |
| Strasse | > gleiche Anfangszeichen / Anzahl 5 |
Anlage der Duplikatserkennungsregel im CRM-System
Wähle den Menüpunkt Duplikaterkennungsrelgeln. Durch Betätigung des Neu-Buttons startest du die Erstellung einer Duplikatserkennungsregel.
- Vergib einen möglichst sprechenden Namen.
- Hier kannst du eine ausführliche Beschreibung der Regel hinterlassen.
- Hier gibst du den Datensatztyp ein, gegen den du eine Eingabe prüfen willst. Du willst gegen bereits bestehende Kontakte prüfen und wählst daher den Basisdatensatztyp Kontakte aus.
- Hier gibst du ein, in welchem Datensatztyp die Erfassung geprüft werden soll. Du willst gegen Kontakte prüfen – wähle daher den Datensatztyp Kontakte aus.
- Willst du inaktive Datensätze ausschliessen, aktiviere diese Funktion. In der Regel ist die Aktivierung sinnvoll, da bereits erkannte Duplikate in der Regel deaktiviert und nicht gelöscht werden.
- Willst du gegen einen anderen Datensatztyp prüfen, wähle hier die entsprechende Tabelle.
- Hier kannst du Felder des Datensatztyps Kontakte mit Kriterien ausstatten, die in der Prüfung enthalten sein sollen.
- Bei allen Kriterien hast du die Option, leere Werte zu ignorieren. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die Felder, die du prüfst, nicht als Mussfelder definiert sind.
- Je nach Feldtyp werden dir bei den Kriterien unterschiedliche Optionen angeboten:
- Feldtyp Text
- Genaue Übereinstimmung
- Gleiche Anfangszeichen mit der Angabe, wie viele Zeichen geprüft werden (Anzahl von Zeichen)
- Gleiche Endzeichen mit der Angabe, wie viele Zeichen geprüft werden (Anzahl von Zeichen)
- Feldtyp Datum
- Gleiches Datum
- Gleiches Datum und gleiche Uhrzeit
- Alle anderen Feldtypen
- Genaue Übereinstimmung
- Feldtyp Text
- Beachte: Alle Kriterien, die du aufführst, sind mit UND verknüpft. Das bedeutet, es müssen immer alle Kriterien zutreffen. Es gibt keine Möglichkeit einer ODER-Verknüpfung!
Nach dem Speichern ist die Regel erstellt, jedoch nicht aktiv. Willst du sie aktivieren, erfolgt dies über die Funktion Veröffentlichen.
Die Aktivierung der Regel erfolgt asynchron. Das System veröffentlicht die Regel, wenn die Systemauslastung es zulässt. In dieser Zeit ist der Status der Regel Wird veröffentlicht. Je nach Auslastung dauert die Aktivierung wenige Sekunden bis zu 10 Minuten. Ist die Regel aktiv, wechselt der Status in Veröffentlicht.
Testen der Duplikatserkennungsregel
Vor dem Test der erstellten Duplikatsregel solltest du die anderen Regeln der zu prüfenden Datensatztypen deaktivieren. Nur so kannst du sicherstellen, dass das Ergebnis der Prüfung von der zu prüfenden Regel stammt.
Erfasse einen Kontakt, der den Kriterien entspricht:
Reto Widmer
Hinterdorfstrasse 3
8400 Winterthur
Erfasse danach die gleiche Adresse nochmals. Beim Versuch des Speicherns wird das Fenster Duplikat erkannt eingeblendet:
Im oberen Teil wird der Kontakt dargestellt, den du gerade versuchst zu speichern. Im unteren Teil das potenzielle Duplikat.
In diesem Fenster hast du nun drei Möglichkeiten:
-
-
- Du entscheidest, dass deine Eingabe kein Duplikat ist. Du kannst den neuen Datensatz mit der Funktion Speichern speichern.
- Es handelt sich um ein Duplikat und du möchtest den bereits bestehenden Kontakt öffnen. Klicke mit der Maus auf den blau angezeigten Namen «Reto Widmer». Es öffnet sich der bereits bestehende Kontakt «Reto Widmer» in einem neuen Fenster. Das im Hintergrund geöffnete Fenster musst du nach der Betätigung des Abbrechen-Buttons manuell ohne Speicherung schliessen.
- Du möchtest den neuen Datensatz anpassen und danach speichern.
-
Wähle Abbrechen. Nun kannst du den neu erfassten Kontakt anpassen. Bei einem weiteren Speicher-Versuch wird die Duplikatserkennungsregel erneut angewendet.
Wirkung bei der Aktualisierung eines potenziellen Duplikats
Bitte beachte, dass auch bei der Aktualisierung eines Datensatzes die Duplikatserkennungsregel angewendet wird.
Entscheidest du dich dazu, ein vermeintlich erkanntes Duplikat trotz Hinweis zu speichern, wird dir folgende Meldung angezeigt, wenn du einen der erkannten Duplikate zu einem späteren Zeitpunkt aktualisierst:
Durch Betätigung des Buttons Trotzdem speichern kannst du deine Anpassungen speichern und die Duplikaterkennung umgehen. Die Funktion Duplikat auflösen zeigt dir den Datensatz, der das Erkennen des Duplikats ausgelöst hat.
Fazit
Die Duplikaterkennungsfunktion des Microsoft Dynamics CRM bietet eine gute Möglichkeit, Duplikate zu vermeiden. Dabei ist jedoch eine gut überlegte Definition der Regeln entscheidend. Es sollte eine gute Balance zwischen der Einschränkung der Anwenderinnen und Anwender und der Adressqualität gefunden werden.
Während der Einführung einer neuen Duplikatserkennungsregel solltest du die Wirkung regelmässig überprüfen. Nutze dazu die Funktion Duplikaterkennungsaufträge. Mache jedoch nicht den Fehler, dich nur auf die Auswertungen zu verlassen. Ein enger Dialog mit den Anwenderinnen und Anwendern über deren Erfahrungen mit der Regel hilft dir dabei, die optimalen Duplikatserkennungsregeln für dein Unternehmen zu definieren.