In diesem Artikel erfahren Sie, wie Microsoft Dynamics CRM Sie bei der Vermeidung von Adressdubletten unterstützt.
Die Qualität von Adressen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den reibungslosen Ablauf eines CRM-Systems. Dabei ist die Vermeidung von Adressdubletten und -duplikaten ein wichtiger Aspekt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Microsoft Dynamics CRM Sie bei der Vermeidung von Adressdubletten unterstützt.
Die Einstellungen zur Duplikaterkennung finden Sie in der Menüstruktur unter Einstellungen/Datenverwaltung.
Die erste Komponente ist die Basiseinstellung:
Hier müssen Sie die Duplikaterkennung aktivieren und festlegen, wann diese angewendet werden soll:
Die zweite Komponente ist die Definition der Regeln, unter deren Anwendung Sie ein Duplikat erkannt haben wollen.
Microsoft liefert im Standard bereits vordefinierte Regeln aus.
Nur veröffentlichte Regeln kommen zur Anwendung. Hier sehen Sie auch, dass es immer einen Basisdatensatztyp und einen übereinstimmenden Datensatztyp benötigt. In der Regel prüfen Sie Kontakte gegen Kontakte. Jedoch ist es durchaus sinnvoll, Felder eines Kontakts gegen die Felder einer Firma zu prüfen (z.B. die E-Mail-Adresse). Bitte prüfen Sie, ob die von Microsoft mitgelieferten Kriterien Ihren Ansprüchen gerecht werden. Aus Erfahrung kann ich sage, dass die «Standardregeln» ein guter Anfang sind. Auf jeden Fall sollten diese Regeln auf Ihren individuellen Fall angepasst werden. Wie Sie das machen können, erfahren Sie weiter unten im Beitrag.
Mit den beiden oben genannten Komponenten ist bereits alles getan, um die Funktion zu aktiveren. Die Regel wird ab Aktivierung auf Basis der Kriterien angewendet.
Die dritte Komponente wird benötigt, wenn Sie Ihren Datenbestand analysieren wollen.
Dies können Sie manuell auslösen oder auch periodisch ausführen lassen. Dabei haben Sie die Option, sich vom System über per E-Mail das Ergebnis benachrichtigen zu lassen. Beachten Sie, dass die Auswertung immer auf allen Regeln des ausgewählten Datensatztyps angewendet wird.
Zuerst stellt sich die Frage: Ab wann soll das System einen neu erfassten Kontakt als Duplikat deklarieren?
Ein Beispiel:
Den Namen «Reto Widmer» finden Sie in der Telefonsuche 21-mal. Würden Sie die Prüfung alleinig auf Vor- und Nachnamen beschränken, würden Sie den Benutzern relativ häufig den Hinweis auf das Erkennen eines Duplikats einblenden, bei denen es sich nicht um ein Duplikat handelt.
Bei der genaueren Betrachtung der Einträge zu «Reto Widmer» erkennt man, dass nur in Ausnahmefällen die Adressen die gleiche Postleitzahl haben. Betrachtet man bei den Einträgen mit gleicher Postleitzahl auch noch die Strasse, ist in der Regel keine Übereinstimmung mehr zu finden.
Aus dieser Erkenntnis leitet man folgende Regel ab:
Vorname | > genaue Übereinstimmung |
Nachname | > genaue Übereinstimmung |
Postleitzahl | > genaue Übereinstimmung |
Strasse | > gleiche Anfangszeichen / Anzahl 5 |
Wählen Sie den Menüpunkt Duplikaterkennungsrelgeln. Durch Betätigung des Neu-Buttons starten Sie die Erstellung einer Duplikatserkennungsregel.
Nach dem Speichern ist die Regel erstellt, jedoch nicht aktiv. Wollen Sie sie aktivieren, erfolgt dies über die Funktion Veröffentlichen.
Die Aktivierung der Regel erfolgt asynchron. Das System veröffentlicht die Regel, wenn die Systemauslastung es zulässt. In dieser Zeit ist der Status der Regel Wird veröffentlicht. Je nach Auslastung dauert die Aktivierung wenige Sekunden bis zu 10 Minuten. Ist die Regel aktiv, wechselt der Status in Veröffentlicht.
Vor dem Test der erstellten Duplikatsregel sollten Sie die anderen Regeln der zu prüfenden Datensatztypen deaktivieren. Nur so können Sie sicherstellen, dass das Ergebnis der Prüfung von der zu prüfenden Regel stammt.
Erfassen Sie einen Kontakt, der den Kriterien entspricht:
Reto Widmer
Hinterdorfstrasse 3
8400 Winterthur
Erfassen Sie danach die gleiche Adresse nochmals. Beim Versuch des Speichers wird das Fenster Duplikat erkannt eingeblendet:
Im oberen Teil wird der Kontakt dargestellt, den Sie gerade versuchen zu speichern. Im unteren Teil das potenzielle Duplikat.
In diesem Fenster haben Sie nun drei Möglichkeiten:
Wählen Sie Abbrechen. Nun können Sie den neu erfassten Kontakt anpassen. Bei einem weiteren Speicher-Versuch wird die Duplikatserkennungsregel erneut angewendet.
Bitte beachten Sie, dass auch bei der Aktualisierung eines Datensatzes die Duplikatserkennungsregel angewendet wird.
Entscheiden Sie sich dazu, ein vermeintlich erkanntes Duplikat trotz Hinweis zu speichern, wird Ihnen folgende Meldung angezeigt, wenn Sie einen der erkannten Duplikate zu einem späteren Zeitpunkt aktualisieren:
Durch Betätigung des Buttons Trotzdem speichern können Sie Ihre Anpassungen speichern und die Duplikaterkennung umgehen. Die Funktion Duplikat auflösen zeigt Ihnen den Datensatz, der das Erkennen des Duplikats ausgelöst hat.
Fazit
Die Duplikaterkennungsfunktion des Microsoft Dynamics CRM bietet eine gute Möglichkeit, Duplikate zu vermeiden. Dabei ist jedoch eine gut überlegte Definition der Regeln entscheidend. Es sollte eine gute Balance zwischen Einschränkung des Anwenders und Adressqualität gefunden werden.
Während der Einführung einer neuen Duplikatserkennungsregel sollte die Wirkung regelmässig überprüft werden. Nutzen Sie dazu die Funktion Duplikaterkennungsaufträge. Machen Sie jedoch nicht den Fehler, sich nur auf die Auswertungen zu verlassen. Ein enger Dialog mit den Anwendern über deren Erfahrungen mit der Regel hilft Ihnen dabei, die optimalen Duplikatserkennungsregeln für ihr Unternehmen zu definieren.
3 Kommentare
Guten Tag,
ich habe tatsächlich die gleiche Frage wie Herr Gemperli.
Wir hatten zuvor einen Dienstleister, der uns das System angepasst hat.
Dieser hat zwei Custom Entitäten als Spalte im Duplikaterkennungsauftrag hinzugefügt. Es muss also irgendwie gehen.
Leider arbeiten wir nicht mehr mit dem Dienstleister zusammen.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Schulz
Vielen Dank für die aufschlussreiche Darstellung, sehr hilfreich.
Hier noch eine Frage:
Wo kann ich bei der Anzeige der Duplikate die entsprechenden Spalten für die Anzeige anpassen resp. ändern?
Besten Dank für Ihr geschätztes Feedback
Sehr geehrter Herr Gemperli
Gute Frage – Ich habe mir diese bisher nicht gestellt. Ich habe gerade versucht, dies über das Customizing der Views anzupassen – finde jedoch keine View, die in der Anzeige des Ergebnisses der Duplikatprüfungen angezeigt wird. Daher vermute ich, dass Sie die Spalten nicht anpassen können und Microsoft diese fest vorgibt. Leider ist auch eine Veränderung des Anzeigefensters nicht möglich (O-Ton Microsoft: Works as designed).
Das gleiche gilt anscheinend auch für die Ansicht der Duplikate im Duplikatserkennungsauftrag. Auch hier sind bei der Anzeige der Dublikate Views verwendet worden, die nicht Bestandteil des Customizings sind.
Beste Grüsse
Frank Ockenfeld