Unangenehme Botschaften im Projekt kommunizieren: 7-Schritte-Modell
Im Projektmanagement kann es vorkommen, dass Sie als Projektleiter/in auch mal negative Botschaften kommunizieren müssen. In diesem Beitrag lernst du ein 7-Schritte-Modell kennen, das dir dabei hilft, auch negative Situationen in deinem Projektteam zu meistern.
«Schlechte Nachrichten kommen in Zoggeli, gute auf Strümpfen.»
(unbekannt)
Im Projektmanagement kann es vorkommen, dass du als Projektleiter/in auch mal negative oder unangenehme Botschaften kommunizieren musst. In diesem Beitrag zeige ich dir in 7 Schritten ein praktikables Modell auf, das dir hilft, auch negative Situationen in deinem Projektteam zu meistern.
Projektarbeit ist eine spannende und anspruchsvolle Arbeit. Sofern sich die beteiligten Stakeholder entsprechend abgeholt fühlen und sich auch erste Erfolge einstellen, kann Projektmanagement eine höchst befriedigende Tätigkeit sein.
Leider kennen jedoch die meisten auch den umgekehrten Weg. Es läuft nicht wie geplant, als Projektleiter/in steht man häufig zwischen den Stühlen und muss unter Umständen unangenehme Botschaften kommunizieren. Diese können sowohl in Richtung des Auftraggebers als auch in die Richtung des eigenen Projektteams gehen.
Grundsätzlich bieten sich zwei Varianten an:
Nicht-Kommunizieren:
Das «nicht kommunizieren» von unangenehmen bzw. negativen Botschaften ist sicherlich der schlechteste Weg. Die Vermeidung im Sinne einer Vogel-Strauss-Taktik führt in der Regel im Nachgang zu weit grösseren Unannehmlichkeiten. Auch das verzögerte Kommunizieren verschlimmert meist die bereits schon angespannte Situation.
Kommunizieren:
Somit stellt sich die Frage, welcher Weg zu gehen ist, um unangenehme Nachrichten angemessen zu kommunizieren. Im Folgenden findest du ein praktikables Modell, das jedoch in konkreten Projektsituationen kritisch reflektiert und bei Bedarf auch angepasst werden sollte.
- Erhebung/Aufnahme
Grundlage ist die solide Kenntnis der gesamten Situation. Erhebe alle notwendigen Fakten und vermeide es, Vermutungen und/oder Interpretationen einzusetzen. Stelle sicher, dass deine Informationen vollständig sind, dass sie präzise und klar formuliert sind. Kläre die Quelle der Information und versuche Gründe und Erklärungen für die entstandene Situation zu erheben. Handelt es sich um eine einmalige Situation oder ist mit einem wiederholten Auftreten dieser Sachlage zu rechnen? - Vorbereitung
Lege für dich selbst fest, was deine genauen Ziele in dieser Situation sind. Basierend auf diesen Überlegungen, bereite dich professionell auf die Überbringung der unangenehmen Botschaft vor. Kläre den Ort, den Zeitpunkt, die Beteiligten sowie den konkreten Rahmen für die Kommunikation. Suche aktiv die direkte und persönliche Kommunikation. E-Mail, Memos, SMS, Briefe usw. bieten nur eine eingeschränkte Form der Informationsübertragung und sind somit häufig Anlass zu weiteren Interpretationen. - Schaffen Sie einen gleichen Informationsstand
Gib deinem Gegenüber die Chance, dass die andere Person einen mit deinem vergleichbaren Informationsstand hat. Vermittle die Sachlage, schildere sachlich neutral die Vorkommnisse und vermeide persönliche Wertungen und Interpretationen. - Klare und eindeutige Kommunikation für die Botschaft
Gib die Botschaft in unmissverständlichen und eindeutigen Formulierungen weiter. Du kannst versuchen, die Nachricht schonend rüberzubringen, jedoch auf keinen Fall beschönigend. Stehe deinem Kommunikationspartner respektvoll und wertschätzend gegenüber und zeige, dass es dir wichtig ist, dass du dich damit ernsthaft beschäftigt hast. - Schuldzuweisungen vermeiden
Leider ist die Suche nach einem Schuldigen zwar ein häufig beschrittener Weg, jedoch kommt damit eine personenspezifische bzw. persönliche Ebene ins Spiel, die die Beteiligten von einer sachlichen und konstruktiven Bearbeitung abhält. Setze die sogenannten dreiteiligen «ICH-Botschaften» ein:– Auslösendes Verhalten ohne Bewertung
– Greifbare und anschauliche Wirkung des Verhaltens
– Das Gefühl, das erzeugt wurdeBeispiel: «Ich habe keinen aktualisierten Statusbericht von dir erhalten. Das führte dazu, dass ich bei der Präsentation vor dem Lenkungsausschuss ungenügend vorbereitet war. Damit fühle ich mich von dir im Stich gelassen.» - Professioneller Umgang mit Reaktionen
In der Regel erfolgt eine zeitnahe Reaktion auf die Übermittlung der unangenehmen Nachricht. Bereite dich auf ggf. starke Emotionen vor. Eine solide, angemessene Empathie hilft dir, deinem Gegenüber zu signalisieren, dass du die Person ernst nimmst und die jetzige Situation im Gespräch verstehst. - Lösungsvorschläge bzw. weiteres Vorgehen
Stelle sicher, dass ein gemeinsames Interesse der Beteiligten an einer Lösung besteht. Biete dann, sofern es in der konkreten Situation möglich ist, erste Ideen und Anregungen für eine mögliche Lösung an. Sollte dies für dich, zum Beispiel aus fachlichen Gründen, nicht möglich sein, biete einen Vorschlag zum weiteren Vorgehen an.
Fazit
So unangenehm das Kommunizieren von negativen Botschaften auch sein kann, du solltest dieser Aufgabe auf keinen Fall aus dem Weg gehen oder sie aufschieben. Mit den 7 Schritten, die ich in diesem Beitrag aufgezeigt habe, kannst du von nun an auf ein praktisches Modell zurückgreifen, das dir hilft, auch diese Situationen zu meistern.
Nicht die Dinge sind positiv oder negativ, sondern unsere Einstellung macht sie so.
(Epiktet griechischer Philosoph, 50–138 n. Chr.).