Redaktionsplan – leicht gemacht mit Outlook
Einen Redaktionsplan zu erstellen spart Zeit und schont die Nerven. Hab ich inzwischen begriffen, nachdem ich es selbst ausprobiert habe. Nur: mit welchem Tool geht es am besten? Wie teile ich meinen Plan mit anderen, halte in aktuell, mache ich die Planung in einem Umfeld, wo vieles planbar scheint und doch wieder einiges dazwischen kommt? Nach ein paar Tests nutzen wir inzwischen den Outlook-Kalender. Da dieses Tool nicht im Kurs besprochen wurde, stelle ich hier die Vorteile vor.
Warum Outlook? In unserer Organisation arbeiten wir klassisch mit Office und demzufolge Outlook. Somit haben alle das Tool schon. Der Redaktionsplan kann nicht verloren gehen, weil er wie die ganzen Mails und Kalender auf einem Server gespeichert ist. Alle Teammitglieder bekommen eine Freigabe, um den Kalender anzuzeigen und ihn zu bearbeiten.
Vorteil 1: Kalenderstruktur ist schon gegeben
- Kein lästiges Jahreskalender-Erstellen in Excel
- Über alle Zeit gültig, Vergangenheit und Zukunft immer zur Hand (praktisch beim Jahreswechsel)
Vorteil 2: Super übersichtlich
- Verschiedene Farben für die einzelnen Plattformen (z. B. Facebook in blau, Blog in gelb, wichtige Ereignisse in grau usw.)
- Monatsansicht für den schnellen Überblick darüber, was geplant ist und wo Lücken sind
- Einfaches Verschieben und Planen von Beiträgen
Vorteil 3: Ansichten je nach Zweck einstellen
Zur Auswertung oder Planung kann man die Kalenderansicht auf Listenansicht wechseln und dann chronologisch, nach Plattform (durch die Farbkategorien), nach “Erledigt”, Autor, oder irgend was anderem sortieren. Hier beispielsweise nach Plattform (Farben) geordnet:
Vorteil 4: (gefühlt) unendlich ausbaubar
- Man kann beispielsweise eine Aufgabe / ein Post einer Person zuweisen (im Bild oben mit den 3-Buchstaben-Kürzeln)
- Oder auch die “Erledigt” Schalfläche zugeben, um zu sehen, wo es noch Arbeit gibt
Vorteil 5: Einzelner Post kann umfassende Daten enthalten
Im einzelen “Kalendereintrag” für einen Post kann man Fotos, Text, Links und alle weiteren Infos problemlos unterbringen. Jeder kann sie bearbeiten und ergänzen.
Das System haben wir nun seit ein paar Wochen in Betrieb und ich muss sagen, es bewährt sich gut. Bisher hab ich noch keine grossen Nachteile feststellen können. Hat jemand andere Erfahrungen gemacht?