Key Performance Indicators (KPI) im Projektmanagement - Aussagekräftige Kennzahlen
Als Projektverantwortlicher möchte man möglichst auf einen Blick erkennen, wie es um ein bestimmtes Projekt steht. Martin Bialas zeigt, worauf man beim Einsatz von sogenannten Key Performance Indicators achten muss.
Als Verantwortlicher für ein Projekt haben Sie das Bedürfnis, zeitnah über den aktuellen Stand innerhalb ihres Projektes orientiert zu sein. Neben den verbreiteten klassischen Statusreports gibt es ergänzend die Möglichkeit, mit sogenannten Key Performance Indicators (KPI) zu arbeiten. Diese stellen in einer sehr aggregierten Art und Weise messbare Zustandsinformationen Ihres Projektes dar.
Was genau sind KPI?
KPI bezeichnen in der Betriebswirtschaftslehre Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren innerhalb einer Organisation gemessen und/oder ermittelt werden kann.
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Beispielhaft bieten sich folgende Kategorien von Kennzahlen an:
| Kategorie | Beispiel |
| Finanzielle Kennzahlen | Budget, Sollkosten, Plankosten, Istkosten, Earned Value, … |
| Terminliche Kennzahlen | geplante Termine, berechnete Termine, aktuelle Termine, Schedule Performance Index, Terminenge, Termintreue, … |
| Kennzahlen zu Ergebnisqualität | Prozentualer Zielerreichungsgrad, Fehlerquote, Anzahl Rückfragen, Aufwand Nachbesserung, … |
| Kennzahlen zu Projektfortschritt | Prozent Dauer abgeschlossen, Prozent Arbeit abgeschlossen, Fortschrittsgrad, Fortschrittswert, … |
| Kennzahlen zu Teamperformance | Motivationsgrad, Abarbeitungsrate, … |
Bei solchen KPI ist jedoch zu beachten, dass die Indikatoren selbst kaum aussagekräftig sind. Deshalb müssen die identifizierten Kennzahlen zu Kennzahlensystemen zusammengeführt werden. Solche Kennzahlensysteme inkl. konkreter Indikatoren, wie sie z.B. mittels der Earned Value Analyse bereit gestellt werden, sind zwar methodisch ausgereift und allgemein bekannt, jedoch muss sichergestellt werden, dass ein solches System auch von den Projektbeteiligtem «wirklich» interpretierbar ist.
Häufig findet sich zum Beispiel ein KPI wie «Fortschritt» gemessen in %. Es gibt nun einige Möglichkeiten diesen Prozentwert zu interpretieren. Er könnte sich auf Arbeit, auf Dauer, auf Ergebnis, auf Qualität, auf … beziehen. Wenn eine solche Bezugsgrösse nicht unter den Projektbeteiligten grundlegend abgestimmt ist, bietet diese eine perfekte Möglichkeit, aneinander vorbeizureden.
Damit KPI aussagekräftig und verständlich sind, müssen folgende Voraussetzungen geschaffen werden:
- Vollständigkeit der Daten muss sichergestellt sein
- Messbarkeit der Daten (quantitativ/qualitativ) ist gegeben
- Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten ist gegeben
- Verständlichkeit und Widerspruchsfreiheit der Daten ist gegeben
- Standardisierte Nomenklatur der Bezeichnungen ist vereinbart
- Zuordnung der Kennzahlen zu Zielen ist sichergestellt
- Transparenz der Darstellung ist gegeben
Grundaussagen zu KIP
- KPI ersetzen keine Kommunikation:
Nur weil ein System Kennzahlen bereitstellt, heisst das noch lange nicht, dass die Beteiligten nicht mehr intensiv miteinander reden dürfen/sollen. - Relevanz der KPI hängt massgeblich von den Zielen ab:
Die Ziele eines Projektes legen fest, welche KPI zum Einsatz kommen, so dass ein aussagekräftiger Zustand des Projektes abgegeben werden kann. - Über im Vorfeld abgestimmte KPI wird ein Projekt kontrolliert und gesteuert:
Es wird nur das kontrolliert, was zuvor auch geplant wurde und es wird nur das geplant, was auch kontrolliert wird. - Projektmanagement muss gelebt werden:
Projekt zeichnen sich nicht nur durch erhobene IST-Werte und deren «Abrechnung» aus. - KPI hängen nicht von spezifischen (IT-) Tools ab:
Die relevanten Kennzahlen sollten aktiv organisatorisch eingebunden sein und nicht durch irgendwelche technischen Funktionalitäten von Tools vorgeben werden. - Visualisierung von Kennzahlen ist entscheidend:
Sofern Sie sich auf ein Set von Kennzahlen im Projekt verständigt haben, sollten Sie sicherstellen, dass diese in einer grafischen Form aufbereitet werden, so dass die Beteiligten mit geringem Aufwand entscheiden können, ob sie sich dafür weiter interessieren müssen oder nicht.
Zusammenfassend kann gesagt werden, das KPI im Projektmanagement zurecht eine grosse Bedeutung beigemessen wird. Projektverantwortlichen und anderen Stakeholdern von Projekten bieten sauber entwickelte KPI-Systeme eine grandiose Möglichkeit, sich einen Überblick über die Projektsituation zu verschaffen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die KPI gemäss der beschriebenen Voraussetzungen methodisch sauber definiert werden.
Bleiben Sie interessiert.